Доброго времени суток.
Эта заметка посвящена 4-м правилам по составлению понятных и четких email-писем.
Зачем это нужно:
- Облегчить письмо, выкинуть из него лишнее;
- Сделать письмо понятнее для вашего собеседника;
- Привлечь внимание к вашему письму и повысить интерес к вопросу.
Ниже коротко и по делу распишу, каких принципов стоит придерживаться при составлении письма. Нажимайте на изображения, чтобы увеличить их и прочитать текст. Поехали.
1. Четкая тема письма
В теме письма обозначьте основную тему\проблему, которую нужно поднять или решить. Сделать это можно, перечислив несколько связанных с темой вещей.
Не нужно писать сам вопрос в теме. Не следует и писать что-то короткое и непонятное вне контекста.
Пример непонятной темы:
"Какой кроссовок? Что это за фабрика? А что могло произойти? Это точно моя сфера?". Такие вопросы возникнут в голове менеджера, которому направят письмо с такой темы. Тема не доносит содержания письма. Тема вместо ответа на вопросы задает новые. Скорее всего, менеджер просто оставит эту задачу на потом.
Пример понятной темы:
В такой теме мы даем читателю понять суть письма сразу из темы:
- Произошла авария на фабрике;
- Это связано с моделью Y;
- Дело обстоит на фабрике N.
Некоторые из вопросов, указанных выше, сразу пропадают. Получателю прямо из темы письма становится понятно, в какую категорию задач это отнести и что дальше делать.
2. Суть в первом предложении
Не нужно расписывать все детали в первом же предложении. Вместо этого дайте общую информацию по теме/проблеме и раскройте цель письма.
Пример неправильного первого предложения:
Автор такого письма не щадит получателя. Все вперемешку, вопрос на вопросе, а рядом предложение. И все это покрыто конкретными фактами. Разобраться в ситуации непросто. Да и непонятно ничего.
Пример правильного первого предложения:
Не нужно заполнять первое предложение всем подряд. Это только отпугнет получателя или он не поймет задачу. Лучше кратко опишите суть письма, а в уже последующих абзацах вдавайтесь в подробности. Получателя нужно настроить на задачу, прежде чем валить его вводными данными.
3. Структура письма
Согласно редакторам книги "Пиши, сокращай", люди гораздо охотнее вникают в текст и изучают его полностью, если в тексте задана четкая структура. Если текст представляет из себя полотно-лонгрид, то такой текст много внимания не привлечет. Помните об этом при составлении email-писем.
Пример отсутствия структуры:
Пример четкой структуры:
4. Легче текст
Следите за тем, как вы наполняете предложения. Не нужно увиливать, писать много слов, которые выражают неоднозначность, строить сложные конструкции. Лучше написать коротко, факты и описание контекста по делу. В добавок оставьте свое предложение по теме/вопросу и обоснование вашего мнения.
Не растекайтесь мыслью по древу. Пишите четче, используйте функции редактирования текста email-сообщений и помните об уважении к получателю. Вам же не хотелось бы разгребать полотно текста или распутывать клубок мыслей без четкой структуры? Вот и получателю не хочется.
Это все по этой теме. Если эта заметка хорошо зайдет, обязательно напишу еще несколько практичных советов по работе с текстом.
----------------------------------------------------------------------------------------------
Если вам понравилось, ПОДПИШИТЕСЬ НА КАНАЛ и поставьте заметке ЛАЙК.