Вы действительно думаете, что Ричард Брэнсон и Билл Гейтс записывают длинный список дел и приоритетные элементы как A1, A2, B1, B2, C1 и так далее?
В своих исследованиях, посвященных управлению временем и повышению производительности, я опросил более двухсот миллиардеров, олимпийцев, студентов с прямым доступом и предпринимателей. Я всегда прошу их дать мне лучшее управление временем и советы по повышению производительности. И никто из них никогда не упоминал список дел.
Есть три большие проблемы с списками дел.
Во-первых, список дел не учитывает время. Когда у нас есть длинный список задач, мы склонны решать те, которые могут быть завершены быстро через несколько минут, в результате чего более длинные предметы не будут отменены. Исследования компании iDoneThis показывают, что 41% всех элементов списка дел никогда не завершаются!
Во-вторых, список дел не различает срочных и важных . Еще раз, наш импульс - бороться с насущными и игнорировать важное. (Вы просрочены для следующей колоноскопии или маммограммы?)
В-третьих, списки дел способствуют стрессу. В том, что известно в психологии как эффект Зейгарника, незавершенные задачи способствуют навязчивым, неконтролируемым мыслям. Неудивительно, что мы чувствуем себя таким переполненным днем, но ночью боремся с бессонницей.
Во всех моих исследованиях есть одна последовательная тема, которая продолжает расти.
Ультрапроизводительные люди не работают из списка дел, но они живут и работают из своего календаря .
Шеннон Миллер выиграл семь олимпийских медалей в составе сборной США по спортивной гимнастике в 1992 и 1996 годах, и сегодня она занят предпринимателем и автором новой книги « It's Not About Perfect» . В недавнем интервью она сказала мне:
Во время обучения я балансировал семейное время, обязанности, школьную работу, олимпийскую подготовку, выступления и другие обязательства, излагая очень конкретный график. Я был вынужден расставить приоритеты ... По сей день я соблюдаю график, который составляет почти минуту за минуту.
Дейв Керпен является соучредителем двух успешных стартапов и автором бестселлеров New York Times . Когда я попросил его раскрыть свои секреты для того, чтобы все было сделано, он ответил:
Если это не в моем календаре, это не будет сделано. Но если это будет в моем календаре, это будет сделано. Я планирую каждые 15 минут каждый день проводить встречи, просматривать материалы, писать и выполнять любые действия, которые мне нужно выполнить. И пока я встречаюсь с кем угодно, кто хочет встретиться со мной, я оставляю всего один час в неделю за эти «рабочие часы».
Крис Дакер успешно манипулирует несколькими ролями в качестве предпринимателя, автора бестселлеров и хоста «Новый бизнес-подкаст» . Что он сказал мне, что его секрет был?
Я просто положил все на свой график. Вот и все. Все, что я делаю на повседневной основе, ставится в мой график. 30 минут социальных медиа - по расписанию. 45-минутное управление электронной почтой - по расписанию. Захват моей виртуальной команды - по расписанию ... Нижняя строка, если она не запланирована, она не будет выполнена.
Существует несколько ключевых концепций управления вашей жизнью, используя календарь, а не список дел.
Во-первых, укажите продолжительность события по умолчанию в календаре только 15 минут. Если вы используете Календарь Google или календарь в Outlook, вероятно, при добавлении события в календарь он автоматически планирует его на 30 или даже 60 минут. Ультрапроизводительные люди тратят столько времени, сколько необходимо для каждой задачи. Генеральный директор Yahoo Марисса Майер печально известна тем, что проводит встречи с коллегами всего за 5 минут. Когда ваш настройку по умолчанию составляет 15 минут, вы автоматически обнаружите, что каждый день можно вместить больше задач.
Во-вторых, блокируйте самые важные вещи в вашей жизни, во-первых. Не позволяйте вашему календарю заполняться случайным образом, принимая каждый запрос, который приходит вам на ум. Прежде всего, вы должны четко определить свои жизненные и карьерные приоритеты и предустановленные священные временные блоки для этих предметов. Это может включать два часа каждое утро для работы над стратегическим планом, который ваш босс попросил вас. Но ваш календарь должен также включать временные блоки для таких вещей, как упражнение, ночная дата или другие предметы, которые соответствуют вашим жизненным ценностям.
В-третьих, запланировать все. Вместо того, чтобы проверять электронную почту каждые несколько минут, по расписанию три раза в день обрабатывать ее. Вместо того, чтобы писать «Перезвоните мою сестру» в свой список дел, продолжайте, поместите его в свой календарь или даже лучше установите повторяющийся блок времени каждый день, чтобы «вернуть телефонные звонки».
То, что запланировано, действительно делается .
Насколько меньше вы ощущаете стресс, и более продуктивным, если бы вы могли разорвать ваш список дел и работать из своего календаря?