В бизнесе очень часто скорость работы с клиентами решает многое, но и юридическая составляющая сделки должна быть оформлена соответствующим образом. К сожалению, делать одновременно и то и другое хорошо получается очень редко, ну разве только у вас многомиллионные отгрузки, тут конечно сначала решаются юридические вопросы и только потом коммерческие.
Когда же сделки идут на десятки и сотни тысяч, то тут обычно клиенту нужно срочно купить, а юридические моменты уже потом. Тем не менее безопасность сделки должна интересовать не только клиента (как принято считать), но и поставщика. Рассмотрим несколько интересных особенностей по договорам.
В юридической практике считается, что должен быть оригинал договора, но понятно, что обменяться оригиналами весьма затратно по времени, поэтому самая распространенная практика - обмен подписанными экземплярами по электронной почте, реже по факсу. Но на самом деле, в этом есть одна особенность, такие договора фактически ничего не значат, не имеют юридической силы (конечно в суде можно пытаться признать их законность, и такое бывает, но это тот еще головняк).
А почему ничего не значат, дело в том, что весьма часто обе стороны не оговаривают в договоре признания действительности факсимильно переданных документов, для решения этой проблемы в договоре должен быть пункт примерно следующего содержания “стороны признают юридическую силу документов переданных по факсимильной или электронной связи” - именно он и решает проблему признания действительности договора подписанного по электронной почте в суде.
Ну хорошо, добавив этот пункт в договор, вроде бы прикрыли одну проблему (хотя это не значит, что оригиналы договоров не нужны). Но теперь возникает другая проблема, о которой и некоторые юристы не знают, пока не пойдут в суд. Вы сканируете, например, две страницы договора и отправляете клиенту, а в ответ клиент весьма часто присылает вам последнюю страницу договора, ну где подпись и печать, логика клиента тут понятна, зачем сканировать лишние первые страницы. Но вот же сюрприз - такой договор (только лишь с подписанной последней страницей) даже при наличии пункта о признании - в суде может быть отклонен, так как должна быть целостность договора - т.е. в ответном письме от клиента должны прийти все отсканированные страницы договора.
Решение это проблемы два:
1) Просим клиента в письме отсканировать и прислать все страницы договора.
2) Делаем необходимость подписания директором всех страниц договора (т.е. на каждой странице есть места для подписи обоими сторонами, печать только на последней страницы) - в таком случае будут присылаться все страницы договора.
Казалось бы второй пункт 100% решает проблему, но… он немного не удобен для клиента - это из личного опыта, такой способ и выделяется - ну не привыкли клиенты каждую страницу договора подписывать, и места много на каждой странице занимает. Хотя и весьма действенный.
Мы же пошли на пути удобства клиента по первому пути, и тут расскажу о паре реальных наблюдений и внедрений.
Для удобства клиентов мы отправляли договора в формате картинок jpeg - что гарантировано позволяет просмотреть и распечатать на любом устройстве, в деловой практике рекомендуют делать это в pdf - но жизненная практика показала, что из 100 клиентов, как минимум у 12-18 не стоит программы для чтения этого формата. Для некоторых сейчас это показалось парадоксальным, а дело вот в чем, раньше Adobe Reader шел на дисках с драйверам и его практически всегда ставил админ при настройке ПК, теперь же ПК все чаще идут с уже установленной системой и драйверами (как на ПК, так и на ноутбуках) с магазина и весьма часто читалки pdf там нет. Вот и получается, что ряд клиентов потом звонит и просит прислать в другом формате. С картинками проще - еще не было ни одного звонка, что их не смогли открыть :)
Но у картинок есть проблема - каждая страница отдельная картинка, вот тут и начинает работать интересная ментальная связь у человека который отправляет вам подписанный договор в ответ. Он начинает задумываться о смысле сканировать все страницы договора когда проще отсканировать одну последнюю страницу и одной картинкой отправить назад. Для решения это проблемы я решил поэкспериментировать и стал отправлять страницы договора в… формате doc (там внутри все те же самые картинки, но вставленные в Word) и… судя по всему это работает :)
После добавления надписи в письмо, что просим отсканировать и прислать обе страницы договора - с 20-30% количество правильных возвратов выросло до 76%, а вот после внедрения отправки договоров в Word - этот показатель дорос до 92%. Самое интересное, что в ответ подписанные договора приходят в таком же формате (в word) в 32% случаев. Из 100 отправленных договоров проблемы с открытием формата Word возникает только максимум у 1-2 человека, сейчас Word популярней pdf - это можно сказать факт.
