Компании и ИП, которые решают передать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, обычно выбирают между частным бухгалтером и организацией. В этой статье сравним каждый из вариантов по семи критериям.
Ситуацию, когда бухгалтер работает без оформления ИП и без договора, рассматривать не будем. Доверять свой учет такому специалисту ─ игра в рулетку ─ можно сильно сэкономить, а можно остаться без документов, учетной базы и с массой проблем: от невыплаченных налогов до восстановления учета.
Критерии оценки
Сравним бухгалтера-частника и аутсорсинговую компанию по таким критериям:
- ответственность за ошибки в учете заказчика
- возможность замены специалиста
- контроль ведения учета и составления отчетности (внутренний аудит)
- быстрота изменений в учете при добавлении новых видов деятельности
- юридическое сопровождение
- наличие офиса, куда можно обратиться
- стоимость
Ответственность за ошибки в учете заказчика
Мы рассматриваем ситуацию, когда договор есть. Если в нем прописана ответственность за ошибки в учете, которые привели к доначисленным налогам, штрафам и пени, то отвечать за них и бухгалтер-частник, и компания-аутсорсер будут одинаково. Но каждый по условиям своего договора.
Когда ответственность по каким-то причинам не была прописана, а налоги вам доначислили, можете обратиться в суд. И на основании статей 15 и 401 Гражданского кодекса потребовать возмещение этих убытков.
По этому критерию отличия между частником и компанией нет.
Возможность замены специалиста
Этот критерий можно поделить еще на два. Первый ─ специалист временно не работает по какой-нибудь причине, например заболел или ушел в отпуск. Второй ─ вы не сошлись характерами, нет взаимопонимания.
В компании проблема отсутствия специалиста решится просто ─ его заменят на другого сотрудника. Возможно, вы даже этого не заметите. Во втором случае сотрудника тоже заменят. При этом за результат работы специалиста отвечает компания, а вам остается только познакомиться с новым бухгалтером и начать с ним работать.
С частным бухгалтером будет сложнее. Он тоже может оставлять вместо себя замену, когда заранее знает о том, что будет отсутствовать, например на период отпуска. Или вы можете договориться, что не будете сдавать документы в это время.
А вот болезни нельзя запланировать, особенно экстренные случаи. Поэтому вы рискуете остаться без бухгалтера в момент сдачи отчетности или на время проверки.
В том случае, когда вы не находите взаимопонимания, вам придется или приспосабливаться, или искать нового специалиста. Ответственность за выбор будет полностью на вас.
С точки зрения взаимозаменяемости и просто замены бухгалтера, у заказчиков больше преимуществ при работе с компанией-аутсорсером.
Внутренний аудит
В компаниях, которые оказывают услуги по бухгалтерскому учету, есть сотрудники, которые проверяют правильность:
- отражения в учете хозяйственных операций
- оформления исходящих документов, если они формируются сотрудниками компании-аутсорсера
- расчета налогов
- составления отчетности и ее своевременной сдачи
Такие внутренние проверки важны, в первую очередь, самой аутсорсинговой компании. Они позволяют контролировать качество работы сотрудников, своевременно находить ошибки и вносить исправления в учет и отчетность клиентов. К
Бухгалтер, который работает в одиночку, тоже может проверять свои действия. Только у него не всегда есть на это время. Кроме того, сторонний, формальный взгляд со стороны больше похож на оценку отчетности работниками налоговой, а высокий уровень квалификации обеспечит вам и высокое качество оказания услуги. Например, опытные бухгалтеры предложат законные способы снижения налоговой нагрузки.
Независимый контроль лучше налажен в бухгалтерских компаниях.
Быстрота изменений в учете при добавлении новых видов деятельности
Начнем с примера. Владелец продуктового магазина решил дополнительно открыть кафе. У учета в торговле и учета в общепите есть своя специфика, свой документооборот, порядок проведения ревизий и др.
Так может быть и в других сферах: производственная компания открывает магазин, у кого-то появляются экспортно-импортные операции, финансовые вложения, кредиты, займы. Все это нужно отражать в учете и отчетности, правильно считать налоги.
В компании-аутсорсере у бухгалтеров разные специализации, поэтому провести обучение и начать учет новых операций получится быстро. Внутренний аудит будет подстраховкой.
Частному бухгалтеру будет сложнее перестроиться. В совершенстве знать все области учета невозможно, на изучение нового уйдет время. И некому будет проконтролировать, насколько все было учтено правильно.
При добавлении новых видов деятельности, перестройка учета быстрее и правильнее произойдет в аутсорсинговой компании.
Юридическое сопровождение
Юристы ─ «скорая помощь» для бухгалтеров.
Изменения законов и других нормативных актов происходят часто. Чтобы правильно применить в учете и расчете налогов такие изменения, нужно изучать и сопоставлять несколько документов. Лучше всего это получается у юристов, которые специализируются на налоговом и гражданском законодательстве.
Еще бывают очень сложные договоры, в условиях которых трудно разобраться без соответствующих знаний. А в Налоговом кодексе многое привязано именно к условиям договора. Например, при отложенном переходе права собственности выручка для расчета НДС определяется на дату отгрузки, а в рамках налога на прибыль ─ на дату перехода права собственности.
У компаний, которые оказывают услуги по ведению бухгалтерского учета, есть юристы в штате или партнеры ─ юридические компании, которые оперативно и грамотно могут разобраться в тонкостях законодательства.
Частный бухгалтер тоже может сотрудничать с юристом и обращаться к нему за помощью. Но какой это специалист ─ неизвестно.
Наличие офиса
Компании работают в офисе. В нем размещаются сотрудники, компьютеры, хранятся документы. А частные бухгалтера работают дома, снимают небольшое помещение или приходят в офис к клиентам.
Для заказчиков удобнее и безопаснее, когда офис есть:
- документы находятся в охраняемом помещении, вы даже можете сдать на хранение в сейфе первичную документацию
- если бухгалтера нет на месте, можно в любой момент забрать или передать документы с помощью других сотрудников или секретаря
- учет в программе ведется на рабочем месте в офисе, это гарантирует сохранность информации
Когда работа с документами ведется дома или в снятом помещении, к которому есть доступ только у частного бухгалтера, клиенту будет сложно получить свои документы в случае каких-то непредвиденных ситуаций, например, болезни. Кроме того, дома сложно хранить документы в надлежащих условиях. И компьютер защищен хуже, чем в офисе.
Объективно, услуги по бухгалтерскому учету должны оказываться в офисе.
Стоимость
Могут ли услуги частного бухгалтера быть намного дешевле, чем услуги компании? И да, и нет.
Ведение бухгалтерского учета состоит из:
- повседневных рутинных операций, которые требуют внимательности. Но для их выполнения не нужны глубокие знания и квалификация. Например, ввод данных с первичных документов в учетную систему. На таких участках работают сотрудники с более низкой оплатой труда.
- составления отчетности, налоговых деклараций, решения сложных вопросов по налогообложению. В этом случае привлекаются более опытные и квалифицированные специалисты. Их зарплата более высокая.
В компании есть разные категории сотрудников с разной зарплатой. Это позволяет регулировать стоимость услуги в зависимости от сложности операций заказчиков.
Частный бухгалтер выполняет все операции, в том числе и рутинные, сам. Поэтому оплата за работу, которая не требует особой квалификации, оценивается так же, как и более сложная.
Еще одна составляющая стоимости услуг ─ оргтехника и программные продукты.
Компании самостоятельно закупают программы для ведения учета. Обслуживание, обновление, разработка отчетов проводится за счет средств компании. И эти расходы будут распределяться между всеми клиентами.
Бухгалтер-частник может работать как в установленной заказчиком программе, так и купленной самостоятельно. Если программу покупает клиент, то ее обслуживание ложится на него. Когда программа принадлежит бухгалтеру, то он закладывает ее стоимость в цену своей услуги.
Еще у компании есть такие постоянные расходы, как аренда офиса, создание нормальных условий труда, зарплата секретаря. Но это постоянные расходы. Поэтому когда клиентов много, доля этих расходов в стоимости услуг для каждого из них уменьшается.
В целом, компания, в отличие от частного бухгалтера, может позволить себе более гибкие цены.
В итоге получается, что:
- аутсорсинговая компания более предсказуема, у заказчика всегда есть доступ к документам, внутри компании организован контроль ведения учета, есть квалифицированная юридическая поддержка и возможность гибкого ценообразования
- частный бухгалтер тоже может быть хорошим специалистом, перепроверять учет, сотрудничать с юристом и нести ответственность за свою работу. Но стоимость услуг такого бухгалтера будет сопоставима со стоимостью услуг компании. И, в случае экстренных и непредвиденных обстоятельств заказчик может остаться и без бухгалтера, и без документов.
Выбор, кому доверить учет и отчетность, остается за вами. Главное, помните, что ведение учета должно проводиться непрерывно. Это требование федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».