В соответствии с ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 декабря 2010 г. N 167н (в ред. Приказов Минфина России от 14.02.2012 N 23н, от 27.04.2012 N 55н, от 06.04.2015 N 57н) предприятия должны создавать резерв на оплату отпусков.
Для создания резерва составляется смета, в которой отражается размер ежемесячных отчислений в резерв, исходя из предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков, включая взносы на обязательное социальное страхование, начисляемые на эти выплаты. Процент отчислений в резерв на оплату отпусков определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.
Ежемесячный процент отчислений в резерв определяется по формуле:
Пмес = ОТПгод / РОТгод * 100 %,
где:
Пмес - ежемесячный процент отчислений в резерв на оплату отпусков (%);
ОТПгод - предполагаемая годовая сумма отпускных, включая взносы на обязательное социальное страхование, начисленные на эту сумму (руб.);
РОТгод - предполагаемый годовой размер расходов на оплату труда, включая взносы на обязательное социальное страхование, начисленные на эту сумму (руб.);
Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда (с учетом взносов на обязательное социальное страхование) определяется на основании всех выплат, учитываемых по ст. 255 НК РФ, то есть в нее включаются и сами предполагаемые отпускные.
Процент отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков рассчитывается в целом по организации, резерв предстоящих расходов на оплату отпусков формируется также в целом по организации.
Предельный размер отчислений в резерв соответствует величине предполагаемых в предстоящем году отпускных с учетом страховых взносов (второй абзац п. 1 ст. 324.1 НК РФ). В эту сумму включаются планируемые расходы на оплату всех установленных законодательством видов отпусков, включая дополнительные (см. письма Минфина России от 24.09.2010 N 03-03-06/1/617, от 13.07.2010 N 03-03-06/2/125).
В специальном расчете (смете) приводится формула расчета ежемесячных отчислений в резерв:
Рмес = ОТфмес * Пмес,
где:
Рмес - отчисление в резерв на оплату отпусков за месяц (руб.);
ОТфмес - фактические расходы на оплату труда за месяц, включая взносы на обязательное социальное страхование, начисленные на эту сумму (руб.);
Пмес - ежемесячный процент отчислений в резерв (%).
Отчисления в резерв на оплату отпусков включаются в состав расходов на оплату труда (п. 24 ст. 255, п. 2 ст. 324.1 НК РФ) ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ). Далее фактически причитающиеся к выплате суммы отпускных не включаются в расходы, а списываются за счет. Начисление сотруднику компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении признается не расходом текущего периода, а является выполнением признанного ранее оценочного обязательства (п. 21 ПБУ 8/2010). Следовательно, величина оценочного обязательства по оплате отпусков (резерва) уменьшается на сумму начисленной компенсации за неиспользованный отпуск.
Согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ на конец налогового периода проводится инвентаризацию резерва на оплату отпусков. При проведении инвентаризации резерва на оплату отпусков следует учитывать планируемое количество дней отпуска в расчете за год, которое сравнивается с фактически использованными днями отпуска за год (письма Минфина России от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43925, от 28.10.2013 N 03-03-06/1/45507).