Откройте свою мощь без стресса.
Когда мы сталкиваемся со стрессовыми событиями в жизни, мы часто позволяем им контролировать нас, провоцируя реакцию, несоразмерную требуемому. Например, если вы уже похоронены под горными задачами, и в электронное письмо добавляется еще одна вещь, вы можете почувствовать себя подавленным и отреагировать резко. Но разве было бы здорово, если бы у вас было такое состояние ума, как вода, а не чрезмерное или недомогание по электронной почте или другим событиям, с которыми вы сталкиваетесь, но всегда отвечаете соответствующим образом?
Чтобы добраться туда, вам нужно достичь контроля над всей вашей работой, и именно здесь приходит метод "Доделываем Дела До Конца"(ДДК)
Основанный на простых принципах, таких как поддержание всеобъемлющей системы внешних списков и всегда определяющих четкие и осязаемые последующие действия для ваших начинаний, ДДК освобождает ваш мозг для решения проблем и поддерживает все ваши проекты - как личные, так и профессиональные - продвигаясь вперед.
Как только вы почувствуете ясность и контроль, вы не только окажетесь более продуктивными, но и ваши стрессовые уровни также будут падать, когда вы будете спокойны и контролируете всю свою работу.
В наши дни работа может быть беспокойной. Типичное утро может выглядеть примерно так: вы пишете документ, когда приходит сообщение о необходимости обновления антивирусного программного обеспечения.
Теперь, что ты делал снова?
Работники знаний, в частности, проводят свои дни, одновременно жонглируя десятками задач и проектов, постоянно подвергаясь бомбардировкам. Чтобы выжить в этом натиске, большинство людей втискивают все в свои головы, пытаясь сохранить важную информацию, встречи и предстоящие задачи «на уме».
К сожалению, этот подход растрачивает замечательную способность мозга мыслить, загромождая его с беспорядком информации.Более того, попытка запомнить все в конечном итоге приводит к невозможности полностью сосредоточиться на работе, потому что ваш мозг все равно попытается решить все нерешенные проблемы и отменить задачи, которые вы сохранили в нем.
Это открытые петли - они не были закрыты, и ваш мозг будет постоянно напоминать вам о них, хотите ли вы этого или нет. Это отвлекает; вы не можете правильно сфокусироваться, когда мысли типа «Не забудьте оплатить счет за электроэнергию в этом месяце» продолжают прерывать ваш поток.
Итак, что вы можете сделать, чтобы овладеть вебсайтом современных рабочих мест, встречами и информацией, чтобы вы могли действительно сосредоточиться на том, что делаете? Именно здесь приходит ДДК.
Благодаря специальному и мощному пяти ступенчатому документообороту вы можете получить контроль над всем, что есть на вашей тарелке:
1) Захватите свои мысли. Вместо того, чтобы хранить все эти идеи, задачи, решения и т. д. В голове, вам нужно запечатлеть их на какой-то внешней платформе, будь то на бумаге или в цифровой форме.
2) Уточните, что такое каждый элемент и что вы можете с ним делать.
3) Организуйте результаты в структуру списков.
4) Обратите внимание на то, что важно для вас, и просмотрите элементы в вашей системе.
5) Привлекайте свои задачи. Выберите действие, которое вы хотите предпринять в это время, и сделайте это.
Это так просто. ДДК позволяет вам почувствовать больший контроль над своей работой, что создает ощущение расслабленного контроля, принятия решений и большей гибкости при столкновении с изменяющимися обстоятельствами. Но прежде чем погрузиться в детали каждого шага в процессе ДДК, давайте создадим ваше рабочее пространство и инструменты.
Чтобы полностью реализовать систему ДДК, вам необходимо правильное рабочее место, инструменты и система подачи.
Отличное место для начала работы с системой ДДК - это создание рабочего места для себя, где доступны все соответствующие материалы. Поступая таким образом, вы создаете кабину управления, где вы всегда чувствуете себя комфортно.
Вы также захотите настроить одинаковые рабочие места дома и в офисе, чтобы вы могли быть одинаково эффективны в обоих. Если вы проводите много времени в пути, вам может понадобиться подумать о мобильной установке, которая позволит вам добиться успеха даже в дороге. Никогда не обменивайтесь рабочими пространствами ни с кем, даже со своим партнером, потому что вы не хотите тратить время на создание своего рабочего пространства по своему усмотрению каждый раз, когда вы достигаете его.
Минимальный минимум, который вам нужен, - это письменная поверхность и комната. Некоторые базовые необходимые физические инструменты - это лотки для бумаги, которые служат в качестве входных и выходных лотков, бумаги, ручек, постеров, зажимов для бумаги, скотча, сшивателя, этикетки, папок для файлов, календаря и корзины для макулатуры. Они в дополнение к любым цифровым устройствам, которые вы используете в настоящее время для сбора и организации задач, таких как ваш телефон или компьютер.
Эти инструменты важны для создания вашей общей системы регистрации ссылок, где вы можете хранить такие вещи, как документы, статьи, заметки, билеты, ключи, членские карточки и т. д.Вы должны иметь как физическую, так и, где это необходимо, цифровую версию этой системы регистрации, где вы храните справочную информацию.
Простая система регистрации A - Я, в которой вы производите файлы под определенными буквами либо по теме, человеку, проекту или компании, является эффективным и простым в использовании решением. Таким образом вы ограничиваете места, где вам нужно искать вещи.
Конечно, в вашей цифровой системе вы также можете искать информацию, но все же имеет смысл организовывать информацию таким образом, чтобы это было полезно.
И последнее, но не менее важное: убедитесь, что вы очищаете свои файлы не реже одного раза в год, чтобы система не превратилась в раздутый беспорядок. Эта чистка не только делает систему более удобной, но и дает вам душевное спокойствие. Так как вы знаете, что можете откладывать вещи, даже если вы не уверены, что будете им нужны, потому что позже вы будете заниматься уборкой дома когда вы можете выбросить вещи.
Теперь, когда ваше место готово, давайте погрузимся в пяти ступенчатый рабочий процесс ДДК, начиная с этапа захвата.
***Захватите все свои задачи, идеи, напоминания и многое другое в надежных инструментах внешнего сбора.***
Первым важным шагом в рабочем процессе ДДК является захват. Можете записать информацию и идеи. Это охватывает широкий спектр предметов, таких как бизнес-идей, которые имели на перерыве на обед, завершение проекта на работе, покупка друга, подарок на день рождения, желание читать современное искусство и исправление нарушенных часов.
Большим преимуществом внешних инструментов является то, что, например, если вы пишете электронное письмо, когда помните, что вам нужно:оплата счёта электроэнергии, вы можете просто отметить задачу и сосредоточиться на электронной почте, заполнив ее эффективно. То же самое верно, когда кто-то приносит вам счет-фактуру или вы решаете, что хотите сегодня посмотреть игру.
Инструменты вашей коллекции могут принимать различные формы в зависимости от того, что для вас работает: ноутбуков, списков на вашем компьютере или даже физических ящиков, где вы можете поместить объекты и документы. Вы также можете использовать комбинацию этих инструментов, если это не путает вещи; основная идея - сохранить его просто. Хорошее эмпирическое правило состоит в том, чтобы иметь как можно меньше инструментов для сбора, но нужно столько, сколько вы лично найдете.
Кроме того, убедитесь, что вы используете свои инструменты сбора всесторонне. Они должны быть достаточно сильными, чтобы хранить каждый фрагмент информации, и даже самая маленькая задача не должна лежать вокруг вашего мозга.
Если вас еще нет, отличный способ начать - пройти через все ваши текущие домыслы, идеи, мысли, планы и материалы и вложить их в свои инструменты сбора. Уточнить: еженедельно удаляйте все свои инструменты для внешнего сбора.
Установили ли вы свои инструменты сбора и заполнили их всеми своими задачами, идеями и напоминаниями? Если да, то поздравляем!
Вы успешно начали работу, но система ДДК работает только в том случае, если вы также периодически опорожняете свои инструменты для сбора.
Вот почему вам нужно очищать инструменты сбора один раз в неделю, делая две вещи: прояснить, что каждый элемент и организовать элементы в нужные места. Давайте сначала рассмотрим стадию осветления.
Помните, как в предыдущем мигании вы узнали, что на этапе захвата вам не нужно думать о предметах, которые вы записываете?
Хорошо, теперь вы это делаете.
Начните с изучения каждого элемента в ваших инструментах сбора и просто спросите себя: «Что это такое?» Самое главное, чтобы убедиться, здесь ли элемент принятия мер или нет, то есть, нужно ли сделать что - нибудь с этим.
Если элемент не действенный, есть только три возможности:
1) Это больше не нужно, а это значит, что это мусор.
2) В настоящее время никаких действий не требуется, но вам может понадобиться что-то сделать с этим позже. Примером может служить приглашение на будущее мероприятие, которое вы не уверены, что сможете принять участие.
3) Если для достижения этого результата потребуется несколько действий, то это проект. Например, проектом будет «Придумать план дня рождения Семёна».
Затем вам нужно спросить себя, что это за действие для этого элемента или проекта. Это следующая физическая, видимая вещь, которую вы можете сделать, чтобы продолжить дело. Так, например, «Позвонить отцу» или «Проверить отчёт» являются конкретными следующими действиями, но «Исследование и текущие выводы о клиентах» - нет.
Как только вы определили что-то в качестве следующего действия, у вас есть три варианта:
***Если для выполнения действия требуется менее двух минут, сделайте это немедленно, прежде чем переходить к следующему элементу. На самом деле потребуется больше времени для хранения и организации таких мелких предметов, чем просто сделать их сразу.
***Если действие длится более двух минут, подумайте, правильно ли вы это сделаете. Если нет, передайте его правильному человеку.
***Если вы являетесь подходящим человеком для выполнения действия, но это займет больше двух минут, отложите его. Мы узнаем об этом в следующих нескольких миганиях.
Это проясняющая сцена! Правила просты, но регулярное опорожнение вашего инструмента сбора таким образом поможет вам достичь надежной, без стресса производительности.
Организуйте: очистите свои инструменты для сбора и поместите вещи в нужное место.
Итак, теперь, когда вы выяснили, что такое каждый элемент, пришло время перейти на этап организации метода ДДК. Здесь происходит волшебство.
Большинство традиционных списков дел не работают, потому что им не хватает организации и они быстро становятся мешаниной задач, напоминаний, мыслей и информации, где невозможно найти действительно действенные элементы.
Давайте сначала рассмотрим выбор, сделанный на стадии осветления.
Как указывалось ранее, элементы, не имеющие будущего значения, удаляются или делятся, тогда как действия, которые могут быть завершены за две минуты или менее, должны выполняться немедленно.
Ваш календарь предназначен для конкретных сроков или конкретных действий, или информации, таких как «Назначение стоматолога 9 утра» или «Марина завтра отправляется в отпуск»; спросите, все ли готово ».
В следующих списках действий вы увидите все ваши доски. Так как нецелесообразно иметь один длинный список с сотнями элементов, вы можете разбить эти списки по контексту.
Главное сообщение:
Система ДДК позволяет вам решать подавляющее количество задач в непринужденной обстановке. Это дает вам полный контроль над вашей работой. Пять решающих шагов в процессе ДДК:
1) Захватите свои мысли в инструментах внешнего сбора, которые вы обычно опорожняете. Это освобождает ваш разум, чтобы делать то, на что он действительно хорош: мышление и решение проблем.
2) Уточните, что такое каждый элемент и что вы можете с ним делать.
3) Организуйте результаты в структуру списков, таких как списки «Календарь» и «Проекты», «Следующие действия», «Когда-нибудь» и «Ожидание».
4) Обратите внимание на то, что важно для вас, и просмотрите элементы в вашей системе. Это имеет решающее значение, поскольку оно гарантирует, что вы продолжаете доверять системе.
5) Привлекайте свои задачи. Выберите действие, которое вы можете сделать, с учетом контекста, времени и энергии, а также ваших приоритетов.
ЕСЛИ ПОНРАВИЛСЯ МАТЕРИАЛ - ТОГДА ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА КАНАЛ И СТАВЬТЕ ЛАЙК! ВПЕРЕДИ ЕЩЁ МНОГО ИНТЕРЕСНОГО.