Я фрилансер. Иногда я не укладываюсь в сроки или очень нагружаюсь работой, при этом могу проводить за компьютером дни, ночи и выходные. Так происходит, когда я не планирую рабочее время. Опрос в соцсетях показал, что с этим сталкивается много фрилансеров:
Если не планировать рабочее время, появляется куча проблем:
- можно подвести заказчиков и потерять хорошую работу
- страдает репутация
- падает доход, так как работа, которую можно сделать за два дня, растягивается на неделю
- не хватает свободного времени
- в конце концов, это просто стыдно
Избавиться от этих проблем и научится планировать свое рабочее время фрилансеру могут помочь различные техники.
Почему помогают техники планирования
В книге «Психология влияния» Роберт Чалдини описывает принцип обязательств и последовательности. Если человек берет на себя какие-нибудь обязательства, внутренне он стремится им следовать. Вот что пишет Чалдини:
Все мы стремимся соответствовать (в своих глазах и в глазах окружающих) тому, что мы уже сделали. Коль скоро мы сделали выбор или заняли определенную позицию, мы будем стремиться вести себя в соответствии с принятыми на себя обязательствами и стараться оправдать ранее принятое решение.
Когда уже есть методика или план, его легче придерживаться. Это эффективнее, чем просто думать про себя: «Надо написать статью».
Я изучила разные техники организации рабочего времени, выбрала самые интересные и решила проверить их на практике.
Читайте также: Как победить прокрастинацию
Pomodoro
В конце 1980 года Франческо Чирилло заметил, что после 25-30 минут непрерывной работы концентрация внимания начинает падать. Но если сделать небольшой перерыв, работа идет эффективно. Используя такое чередование, он стал работать продуктивнее. Так появился метод Pomodoro.
Классическая схема — 25 минут работы, 5 минут перерыв. 25 минут нужно работать ни на что не отвлекаясь. Если приходит отвлекающая, но важная мысль, нужно записать ее в блокнот и сразу же продолжить выполнять текущую задачу. В пятиминутный перерыв можно делать все что угодно, но желательно сменить деятельность. Например, если вы работали за компьютером, в перерыве встаньте, разомнитесь, сделайте чай. После четырех интервалов по 25 минут можно сделать получасовой отдых.
Если хотите попробовать метод Pomodoro, используйте приложение для браузера, смартфона или скачайте десктопную программу. Я попробовала несколько таких сервисов.
Приложение для браузера Хром. Скачайте бесплатное приложение, после этого рядом с меню браузера появится значок помидора. Нажмите на значок и запустите таймер кнопкой Tomato. Когда пройдет 25 минут, появится звуковой сигнал и всплывающее уведомление в нижнем углу браузера. Снова откройте приложение и запустите перерыв.
Программа для рабочего стола Focus Booster. Окно программы большое, но его можно свернуть, а чтобы видеть, сколько осталось времени до перерыва, использовать минитаймер.
В программе можно выставлять настройки: включать или выключать тиканье таймера и звуковое оповещение, менять интервалы работы и перерыва.
Приложение Pomodoro на Аndroid. В бесплатной версии можно давать названия задачам и менять настройки: интервалы, звук, вибрацию и т. д. В платной доступна статистика.
Приложение Pomodoro на Iphone. Простое приложение со счетом статистики и гибкими настройками. Поддерживает русский язык.
Онлайн-программа Tomato.es. Если не хотите ничего скачивать, используйте этот простой онлайн-таймер. Когда время выйдет, программа оповестит вас звуковым сигналом. Оставшееся до перерыва время видно прямо на вкладке.
Ссылки на приложения Pomodoro для других операционных систем перечислены в статье на Википедии.
Впечатления о методе Pomodoro.
- Первые пару дней немного отвлекает сам факт того, что где-то идет время. Все время хотелось посмотреть, сколько там еще осталось. Но потом привыкаешь.
- На 25 минут работы легче настроиться, чем на 8 часов, поэтому с мозгом проще договориться.
- Работа действительно пошла быстрее, потому что был нормированный перерыв. Звонок приложения не давал зависнуть в соцсетях или за домашними делами.
- Почти все приложения, которые я пробовала, тикали. Поначалу я думала, что тиканье будет меня отвлекать, но оно наоборот помогало сконцентрироваться, как бы напоминая фоном, что надо работать.
- Было неудобно, когда перерыв заставал на потоке мысли.
Метод Pomodoro помогает сконцентрироваться на работе в течение дня. Но чтобы он работал эффективно, все равно нужна дисциплина и терпение. Я привыкла и перестала отвлекаться с третьего дня.
Матрица Эйзенхауэра
По этой технике все задачи на день нужно разделить на 4 группы:
- Важные и срочные. Эти выполняем в первую очередь.
- Важные и несрочные. К ним приступаем после важных и срочных.
- Неважные, но срочные. Эти задачи делегируем — раз они неважные и вам не придется отвечать за результат, не тратьте на них время, а поручите кому-то другому.
- Неважные и несрочные. Эти задачи можно вообще не выполнять или выполнять, если есть свободное время.
Я попробовала применить матрицу Эйзенхауэра. Вот как она выглядела в один рабочих дней:
Сначала показалось, что этот метод мне не подходит. Он хорошо работает для фрилансеров, которые ведут много проектов или при авралах, но у меня обычно немного задач в течение дня. Поэтому, чтобы некоторые колонки не пустовали, приходилось придумывать себе какие-то занятия.
Но я заметила интересную особенность: задачи в колонке «важные и несрочные» все время накапливаются. Ими не хочется заниматься, они откладываются на потом, но в какой-то момент они становятся важными и срочными. Тогда и наступает завал с работой. Я буду применять матрицу Эйзенхауэра, чтобы не накапливать несрочные задачи.
Чтобы составить свою матрицу, используйте Excel или таблицы Гугла, как это сделала я в своем примере. Но есть и другие сервисы.
Онлайн-сервис Smamibo. Здесь можно составить свою матрицу и посмотреть, как это делают другие. Пользователи могут комментировать матрицы друг друга, предлагать решения и просто вдохновляться.
Приложение для Android. Позволяет составлять планы, ставить цели и делать заметки. Есть и матрица Эйзенхауэра. На внесенные в нее задачи можно назначать время выполнения, писать комментарии и выставлять приоритеты. Интерфейс на английском.
Приложение для Iphone. Я не смогла поставить это приложение и проверить, как оно работает, потому что у меня другая ОС. Если вы им пользовались, поделитесь впечатлениями в комментариях к статье. Ссылка на источник опубликована в конце.
Впечатления от матрицы Эйзенхауэра:
- Помогает не распыляться на неважные задачи и не переключаться с одной на другую.
- Подходит, когда много проектов, чтобы эффективно распределить время.
- Важные несрочные задачи все время накапливаются. Матрица Эйзенхауэра помогает это предупредить.
- Иногда поля матрицы остаются пустыми, в них нечего записывать.
Матрица Эйзенхауэра эффективна, когда много проектов в течение дня и для планирования задач на несколько дней вперед.
Принцип Парето
Главное правило Парето — 80% результата мы получаем от 20% усилий. Например, чтобы понимать 80% иностранного языка, достаточно выучить 20% слов. 80% результата тренировки приносят 20% упражнений. 80% прибыли компания получает от 20% клиентов.
Эту технику вы можете попробовать применить в отношении своей работы. Для этого выпишите свои задачи и оцените, какую пользу они вам принесут. Те из них, которые принесут самую ощутимую пользу, выполняйте в первую очередь, уделяйте им больше времени. От нерезультативных задач откажитесь вообще или делегируйте их.
Например, каждый день я трачу больше часа на работу со своим сайтом и 15 минут, чтобы написать пост в Фейсбуке. Но сайт не приносит мне заказчиков, а через соцсети пришли самые хорошие клиенты. Следуя принципу Парето, я могу сократить время работы с сайтом до получаса, чтобы уделять больше внимания постингу в Фейсбуке, либо вообще нанять начинающего специалиста и поручить заниматься размещением контента на сайте ему.
Впечатления от принципа Парето:
- Отличная техника, чтобы оценивать важность задач. Иногда кажется, что трудные задачи — самые важные и их нужно делать в первую очередь. Но если использовать принцип Парето, может оказаться, что трудные и затратные по времени задачи лучше ставить в конец списка дел на день или делегировать их.
- Бывает сложно оценить, какой результат принесет задача. К примеру, что более результативно: заниматься личным брендом либо текущими проектами. Из-за этого в применении принципа Парето иногда возникает ступор.
Принцип Парето бывает сложно применить к ежедневному плану дел. Но «прогонять» по нему список задач однозначно стоит.
Диаграмма Ганта
Эта техника сочетает планирование и визуализацию. Визуальным мышлением обладает примерно 60-65% населения земли (источник → статья на Википедии), а значит, планирование по диаграмме Ганта будет удобно для большинства.
Это линейная диаграмма. Задачи отмечаются по вертикальной оси, а по горизонтальной с помощью полос откладывается время на их решение. График помогает эффективно планировать работу над разными проектами, потому что четко видно, какие задачи и когда накладываются друг на друга.
Можно самому составить такую диаграмму в Excel или скачать готовый шаблон на сайте сервиса Smartsheet. Это сервис по автоматизации рабочих процессов, в нем есть встроенная диаграмма Ганта. Можно зарегистрироваться и месяц пользоваться бесплатно.
На сервисе Битрикс24 тоже есть встроенная диаграмма Ганта, она входит в бесплатную версию. Более подробно о функционале бесплатной версии этого сервиса и других тарифах читайте на сайте Битрикс24.
Мне удобно строить такие диаграммы в Гугл Таблицах. Я составляю план по своим задачам на неделю и по каждой выставлю дедлайн. Так становится понятно, в какой день задачи накладываются и как их лучше распределить:
Вот скриншот из моей таблицы. На диаграмме сверху я отмечаю, сколько времени есть на задачу от сегодняшнего дня до дедлайна. Я приблизительно понимаю, сколько дней мне нужно на работу над каждой задачей, вижу дедлайн и наложение других задач. В диаграмму снизу я переношу свои задачи так, чтобы они равномерно распределялись на неделе и оставались выходные. Теперь у меня не будет завалов.
Впечатления о планировании по диаграмме Ганта:
- Когда план визуализирован, его легче воспринимать, он становится наглядным.
- Удобно распределять задачи, чтобы они не наваливались в один день.
- Если появляется новый проект и есть сомнения, сумеешь ли совместить его с текущими задачами, можно внести его в свою диаграмму, и станет понятно.
Планирование рабочего времени с помощью диаграммы Ганта мне показалось самым удобным методом. Потому что неравномерное распределение задач было моей большой проблемой.
Еще я заметила, что все эти техники можно применять одновременно: спланировать неделю по диаграмме Ганта, «прогнать» задачи по принципу Парето, отдельно каждый день расписать по матрице Эйзенхауэра, а в процессе работы использовать технику Pomodoro. Кажется, должно быть эффективно. Но не станет ли тогда планирование занимать все свободное время и провоцировать прокрастинацию? Это еще предстоит выяснить.
Источник: статья на Content.Guru Техники планирования рабочего времени для фрилансера
Больше полезных материалов → ru.content.guru
