Если работник отзывается из трудового отпуска и выбирает компенсацию, то как производится начисление отпускных и выплата компенсации за неиспользованные дни отпуска? На практике все бухгалтеры сначала начисляют полностью сумму отпускных, затем при отзыве пересчитывают сумму компенсационной выплаты (например, 4 дня – отпускных и 20 – компенсация).
Бухгалтер, г. Алматы
Минимальная продолжительность основного оплачиваемого ежегодного трудового отпуска работников определена ст. 88 ТК РК и составляет не менее 24 календарных дней. Вместе с тем данной нормой права работодателю разрешено предоставление работникам большего количества календарных дней для их ежегодного трудового отпуска.
Однако применение данной нормы права является возможным при условии, что это решение работодателя (при наличии согласия работниников) получит отражение в трудовом, коллективном договорах и иных актах работодателя.
Время предоставления ежегодного трудового отпуска работнику, а также периодичность его использования осуществляется по соглашению сторон между работником и работодателем. Данный отпуск может быть разделён на части. Но при этом непременным условием является то, что одна из частей оплачиваемого ежегодного трудового отпуска должна быть не менее двух календарных недель продолжительности отпуска, предусмотренного в трудовом договоре работника. Данная норма права введена в действие с 1 января 2016 года и является обязательной для исполнения как работником, так и работодателем (ст. 92 ТК РК).
В целях полноценного использования работником трудового отпус-ка, предназначенного для восстановления его работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей, законодательством Республики Казахстан в обязанности работодателя вменяется оплата данного отпуска работнику. В обиходе сумма оплаты ежегодного оплачиваемого трудового отпуска получила название «отпускные».
В соответствии с п. 4 ст. 92 ТК РК оплата ежегодного трудового отпуска производится не позднее чем за три рабочих дня до его начала, а в случае предоставления трудового отпуска вне графика отпусков – не позднее трёх рабочих дней со дня его предоставления.
Как видно из вышесказанного, трудовым законодательством Республики Казахстан чётко регламентированы порядок и сроки оплаты отпускных при предоставлении ежегодного трудового отпуска работнику. Нарушение установленных законом сроков влечёт привлечение к административной ответственности работодателя. К примеру, если работнику со стороны работодателя предоставлен ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск с 16 мая 2016 года, то работодатель обязан произвести ему оплату:
- согласно графику отпусков – за три дня до начала отпуска, то есть 12.05.2016;
- вне графика отпусков – не позднее трёх дней со дня предоставления отпуска, то есть 18. 05. 2016.
Действующим трудовым законодательством Респуб-лики Казахстан наряду с вышеуказанными нормами предусмотрена норма права, регламентирующая отзыв работника из оплачиваемого ежегодного трудового отпуска (ст. 95 ТК РК). При этом, в соответствии с п. 1 ст. 95 ТК РК, такой, отзыв может быть произведён работодателем только с письменного согласия работника и только в случае производственной необходимости.
В этом случае неиспользованная в связи с отзывом часть оплачиваемого ежегодного трудового отпуска по соглашению сторон может быть:
- предоставлена в течение текущего года или в следующем рабочем году в любое время;
- присоединена к оплачиваемому ежегодному трудовому отпуску за следующий рабочий год;
- за не использованную в связи с отзывом часть ежегодного трудового отпуска работнику может быть произведена компенсационная выплата.
Согласно пп. 69) п. 1 ст. 1 ТК РК, компенсационными выплатами являются денежные выплаты, связанные с особым режимом работы и условиями труда, потерей работы, возмещением работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных законами Республики Казахстан обязанностей, а также выплаты, связанные с профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации работников или иных лиц, не состоящих в трудовых отношениях.
Соответственно, при отзыве работника из оплачиваемого ежегодного трудового отпуска вместо предоставления неиспользованной части отпуска в другое время по соглашению между работником и работодателем работнику может быть произведена компенсационная выплата за дни неиспользованной части оплачиваемого ежегодного трудового отпуска п. 3 ст. 95 ТК РК).
В соответствии с п. 2 ст. 87 ТК РК, работодатель обязан предоставить работнику ежегодный трудовой отпуск с соблюдением следующих условий:
1) предоставить отпуск на определённое количество дней, но не менее 24 календарных дней (ст. 88 ТК РК);
2) на период отпуска сохранить за работником его место работы (должность);
3) за период отпуска работника выплатить ему среднюю заработную плату (отпускные).
Расчёт объёма средней заработной платы осуществляется в соответствии с требованиями единых правил исчисления средней заработной платы.
В соответствии с п. 7 Единых правил исчисления средней заработ-ной платы, средняя заработная плата работника исчисляется путём умножения среднего дневного (часового) заработка на количество рабочих дней (рабочих часов), приходящихся на период события.
В свою очередь, согласно п. 8 Единых правил исчисления средней заработной платы, средний дневной (часовой) заработок определяется путём деления суммы начисленной заработной платы в расчётном периоде на количество рабочих дней (часов) в расчётном периоде.
В рассматриваемом вопросе периодом события является ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск.
Значит, расчётным периодом для данного случая является период продолжительностью 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску, либо период фактически отработанного работником времени, если он проработал у работодателя менее 12 календарных месяцев.
В свою очередь, календарным месяцем является период, имеющий определённое название и включающий в себя определённое количество дней. В частности, с 1-го по 30-е или 31-е число соответствующего месяца, за исключением февраля, в котором календарный месяц определён периодом с 1-го по 28-е (29-е) число.
Таким образом, для расчёта отпускных необходимо осуществить следующие мероприятия: определить расчётный период;
- определить фонд заработной платы;
- определить средний дневной заработок работника;
- определить количество рабочих дней, приходящихся на период отпуска работника;
- определить размер оплаты отпускных (средний дневной заработок работника умножаем на количество рабочих дней, приходящихся на период отпуска).
Приведём пример расчёта отпускных при наличии следующих исходных данных:-
1. Работник принят на работу 15 августа 2013 года с должностным окладом, согласно трудовому договору, в размере 150 000 тенге.
2. График работы – 40-часовая рабочая неделя (пятидневка).
3. На основании приказа работодателя с 1 января 2016 года работнику повысили должностной оклад до 180 000 тенге.
4. Работодателем предоставляется работнику ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 1 апреля 2016 года.
5. Работником отработан полный рабочий период, предшествующий отпуску.
Решение:
1. Определяем расчётный период. В нашем примере расчётным периодом является период с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года включительно. Причём период с 1 апреля по 31 декабря 2015 года составляет 9 месяцев. Период с 1 января по 31 марта – 3 месяца. Итого 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску работника.
Из них рабочие дни в разрезе календарных месяцев, согласно балансу рабочего времени, составляют:
1) 2015 год: апрель – 22, май – 18, июнь – 22, июль – 22, август – 20, сентябрь – 21, октябрь – 22, ноябрь – 21, декабрь – 20; итого – 188 рабочих дней;
2) 2016 год: январь – 18, февраль – 21 , март – 1; итого – 58 рабочих дней;
3) всего за период с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года – 246 рабочих дней.
2. Определяем фонд заработной платы. Так как в расчётном периоде произошло повышение заработной платы, то, в соответствии с п. 13 Единых правил исчисления средней заработной платы, определяем фонд заработной платы с учётом коэффициента повышения:
1) коэффициент повышения:180 000 тенге / 150 000 тенге = 1,2;
2) фонд заработной платы за период с 1 апреля по 31 декабря 2015 года: (150 000 тенге х 9 месяцев) х 1,2 = 1 620 000 тенге;
3) фонд заработной платы с 1 января по 31 марта 2016 года: 180 000 тенге х 3 месяца = 540 000 тенге;
4) итого фонд заработной платы работника за расчётный период с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года с учётом коэффициента повышения составляет 2 160 000 тенге.
3. Определяем средний дневной заработок работника. Итоговую сумму фонда заработной платы в размере 2 160 000 тенге за период с 01.04.2015 по 31.03.2016 делим на 246 рабочих дней в этом периоде. Соответственно, средний дневной заработок работника составляет 8 780,49 тенге.
4. Определяем количество рабочих дней, приходящихся на период отпуска работника. Поскольку количество дней отпуска работника составляет 24 дня за период с 1 апреля по 24 апреля 2016 года включительно, то из них рабочие дни без учёта выходных составляют 16 дней, выходные – 8 дней.
5. Определяем размер оплаты отпускных. Для этого средний дневной заработок работника
8 780,49 тенге умножаем на 16 рабочих дней, приходящихся на период с 1 апреля по 24 апреля
2016 года. Полученное производное в сумме 140 487,84 тенге является оплатой ежегодного трудового отпуска работника.
6. С суммы начисленных отпускных уплачиваются обязательные пенсионные выплаты (ОПВ) и индивидуальный подоходный налог (ИПН) в установленном налоговым законодательством порядке.
Далее, основываясь на данных вышеуказанного примера, рассмотрим ситуацию отзыва работника работодателем из предоставленного ему очередного ежегодного трудового отпуска.
Ситуация 1: ежегодный трудовой отпуск предоставлен согласно графику отпусков.
В связи с производственной необходимостью работник согласился прервать свой трудовой отпуск и вышел на работу с 5 апреля 2016 года, использовав при этом лишь 4 отпускных дня и получив оплату отпускных за три дня до начала отпуска. Соответственно, из 24 дней полагающегося ему отпуска,
20 дней явились неиспользованной частью отпуска. Согласно п. 2 ст. 95 ТК РК, данная неиспользованная часть оплачиваемого ежегодного трудового отпуска по соглашению сторон трудового договора:
1) может быть предоставлена работнику в течение текущего рабочего года (в 2016 году);
2) может быть предоставлена работнику в следующем рабочем году (в 2017 году) в любое время;
3) присоединяется к оплачиваемому ежегодному трудовому отпуску за следующий рабочий год.
В частности, 20 дней неиспользованного трудового отпуска за 2016 год прибавляются к 24 дням ежегодного трудового отпуска работника за 2017 год. При этом оплата за неиспользованный отпуск 2016 года в количестве 20 дней не производится.
В данной ситуации ранее выданную оплату за трудовой отпуск («отпускные»), приходящуюся на дни работы после отзыва из трудового отпуска, можно рассматривать как «компенсацию», поскольку расчёт отпускных и компенсаций производится одинаково, а именно в размере средней заработной платы.
Ситуация 2: ежегодный трудовой отпуск предоставлен вне графика отпусков.
Работник вышел в отпуск с 1 апреля 2016 года без предварительной оплаты отпускных. А с 5 апреля 2016 года вышел на работу в связи с производственной необходимостью, подтвердив при этом письменно своё согласие и отказавшись от использования в другое время оставшейся части трудового отпуска в количес-тве 20 дней.
В данном случае, в соответствии с п. 3 ст. 95 ТК РК, работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за дни неиспользованной части оплачиваемого ежегодного трудового отпуска.
Соответственно, в данной ситуации из 24 дней ежегодного оплачиваемого трудового отпуска работнику следует произвести начисление: 4 дня – оплата за использованный отпуск, 20 дней – компенсация за неиспользованный отпуск. Причём следует иметь в виду, что в количество 24 календарных дней отпуска входит ,8 дней выходных, которые в расчёт оплаты не включаются. Следовательно, при учёте выходных дней за период нахождения работника в отпуске с 1 апреля
по 4 апреля 2016 года в расчёт оплаты отпускных надлежит включить 2 рабочих дня. Значит,
в расчёте компенсации за неиспользованный отпуск в период с 5 апреля по 24 апреля 2016 года надлежит учесть 14 рабочих дней (20 календарных дней – 6 выходных).
Расчёт начисления оплаты ежегодного трудового отпуска (отпускных) и расчёт компенсационных выплат за дни неиспользованной части ежегодного трудового отпуска (компенсации за отпуск) являются идентичными.
Разница между отпускными и компенсацией заключается только в порядке их налогообложения.
На сегодняшний день порядок налогообложения в Республике Казахстан регламентирован следующими нормативными правовыми актами:
- НК РК;
- Правилами исчисления пенсионных взносов;
- Правилами исчисления социальных отчислений.
В соответствии с требованиями вышеуказанных нормативных правовых актов порядок налогообложения начисленных сумм, согласно расчёту начисления оплаты ежегодного трудового отпуска (отпускных) и расчёту компенсационных выплат за дни неиспользованной части ежегодного трудового отпуска (компенсации за отпуск), определяется следующим образом:
1) суммы начисленных отпускных являются объектом исчисления:
- индивидуального подоходного налога (ИПН), удерживаемого у источника выплаты;
- обязательных пенсионных взносов (ОПВ);
- социального налога (СН);
- социальных отчислений (СО) в установленном порядке;
2) суммы начисленной компенсации за отпуск являются объек-том исчисления:
- индивидуального подоходного налога (ИПН), удерживаемого у источника выплаты.
Следовательно, в рассматриваемой ситуации работодателю надлежит начислить работнику отпускные из расчёта средней заработной платы за 2 рабочих дня использованного отпуска (4 календарных дня минус 2 выходных) и умножить на средний дневной заработок работника с удержанием из полученной суммы ИПН, ОПВ, СН и СО. Далее начислить компенсацию за неиспользованный ежегодный трудовой отпуск в количестве 14 рабочих дней (20 календарных дней минус 6 выходных) и умножить на средний дневной заработок работника с удержанием из полученной суммы ИПН.
Кроме того, по мере прерывания ежегодного трудового оплачиваемого отпуска работодателю надлежит произвести начисление и выплату заработной платы работнику за фактически отработанное им время из расчёта его среднедневного заработка в календарном месяце.
Таким образом, работодатель обязан произвести работнику начисление следующих выплат:
1) отпускные минус ИПН, ОПВ, СН и СО;
2) компенсация за неиспользованный отпуск минус ИПН;
3) заработная плата за рабочие дни в период прерванного отпуска минус ИПН, ОПВ, СН и СО.
+
В случае, когда оплата отпускных была произведена работнику за три дня до начала отпуска, а впоследствии его отпуск был прерван, работодателю надлежит произвести перерасчёт отпускных. В частности, отсторнировать 16 дней неиспользованного отпуска и начислить их в качестве компенсации согласно вышеприведённому расчёту с применением норм права налогового законодательства Республики Казахстан.