Вы только что побывали на очередном собеседовании. Вам рассказали о самой компании, об интересующей вас вакансии, задали каверзные и не очень вопросы – и вот все закончилось. «Мы перезвоним вам в течение недели». Провести целых семь дней в молчаливом ожидании – далеко не самая удачная идея. Самое время сесть и написать так называемое follow up letter. Сейчас расскажем, что это такое и как оно вам поможет.
Что такое follow up письмо
Follow up letter – это письмо, которое отправляется после деловой встречи человеку (или людям), с которыми вы общались. Сфера применения таких писем очень широка. Они пригодятся и менеджеру, который только что провел переговоры о заключении сделки, и соискателю, который только что побывал на интервью. Основная идея заключается в том, чтобы сразу подвести итоги диалога и сделать что-то вроде краткого конспекта, который будет полезен обеим сторонам. Эта выжимка информации вместе с обязательными формулами вежливости и составляет содержание follow up письма.
Зачем писать follow up письмо
Есть несколько основных причин, по которым стоит написать follow up letter после собеседования.
1. Работодателю (или HR-специалисту) будет сложнее о вас забыть.
Даже в самых лучших компаниях случаются не лучшие дни. Человек, который занимается поиском новых сотрудников, может быть слишком загружен работой. Или он может по каким-то причинам отнестись невнимательно к своим обязанностям. Обнаружив у себя на почте новое письмо от вас, HR-специалист точно вспомнит о вашем существовании.
2. Это возможность задать уточняющие вопросы или поделиться дополнительной информацией.
Часто через несколько часов после собеседования мы понимаем, что из-за волнения забыли прояснить какие-то детали потенциального трудоустройства. Например, вы добираетесь до работы на машине и периодически попадаете в пробки на въезде в город, из-за чего не всегда оказываетесь на месте точно в срок. Узнать, как в этой компании относятся к небольшим, но регулярным опозданиям, как раз можно через follow up письмо.
Другой пример. На собеседовании вы с удивлением для себя обнаружили, что ваше старое увлечение кинологией может вам пригодиться: компания собирается поучаствовать в благотворительном проекте, связанном с бездомными собаками. Отсканируйте ваш сертификат кинолога и прикрепите к follow up letter. Ведь иногда даже мелочи влияют на то, возьмут вас на работу или нет.
3. Это возможность получить обратную связь.
Всем знаком опыт неудачных собеседований: вы разговариваете с эйчаром, вроде бы остаетесь довольны друг другом, а потом вам никто так и не перезванивает. Если компания приняла решение не брать вас на работу, вряд ли follow up письмо кого-то переубедит. Зато вы сможете узнать, что именно пошло не так. Например, может оказаться, что должность, на которую вы претендовали, предполагала определенные навыки, которых у вас нет (а в описании вакансии об этом не говорилось). Тогда вы можете попробовать освоить то, что требовалось, чтобы иметь фору при следующей попытке трудоустройства. Ну а, кроме того, у вас будет время и возможность подумать, чем вы можете компенсировать этот пробел в знаниях.
4. Это возможность зафиксировать договоренности, к которым вы пришли с представителем компании.
Иногда бывает, что после удачного собеседования вы приходите устраиваться на работу, читаете договор… и обнаруживаете, что его содержание несколько отличается от того, о чем шла речь изначально.
Вы задаете вопрос, hr-специалист морщит лоб и говорит что-то вроде: «Да? Странно, я совершенно уверен, что мы договаривались о другой цифре».
Конечно, это должно вас насторожить. Но если вы все же решите вступать в рабочие отношения с такой компанией, отстоять правоту будет нелегко, и морально, и технически. Follow up письмо же поможет вам уместно зафиксировать список основных параметров вашей будущей работы, о которых вы договорились на интервью. В случае чего вы всегда сможете сказать: «Давайте откроем нашу с вами переписку. Я помню, мы уже обсуждали этот вопрос».
Как именно писать follow up письмо
Важно понимать, что идеального шаблона нет и быть не может, потому что все зависит от конкретной ситуации. Однако есть несколько рекомендаций, которые точно сделают текст лучше.
– Будьте предельно вежливы, но без подхалимства.
С одной стороны, что звучит просто и содержательно, в дословной записи может показаться слишком резким и даже наглым. Так что не забывайте о приветствии, прощании, благодарности за возможность познакомиться с компанией и прочих формальностях.
С другой стороны, перегруженное «кружевами» канцелярской вежливости письмо будет выглядеть беспомощным, словно вы пытаетесь компенсировать плохое впечатление, произведенное вами на собеседовании, будто упрашиваете взять вас на работу. Чувство собственного достоинства – важное качество для профессионала в любой сфере.
– Кратко перескажите все, о чем говорилось на собеседовании: размер заработной платы, из чего она складывается и от чего будет зависеть; круг ваших обязанностей; особенности испытательного срока и т. д. Эту часть письма можно начинать с конструкций вроде «Я хотел(а) бы уточнить, правильно ли я понял(а), что…». Не стесняйтесь уточнять даже мелкие детали, если они действительно для вас значимы. Если по итогам собеседования вы не поняли, возьмут вас на работу или нет, можно задать вопрос: «Правильно ли я понимаю, что, если в течение недели вы мне не позвоните, это будет означать, что вы не планируете со мной сотрудничать?».
– Сделайте так, чтобы всю связанную с вами информацию было максимально сложно потерять. Прикладывая сканы важных документов, называйте их комбинацией из вашей фамилии и их содержания. Например, Volkov_sertifikat_daiving. В теме письма указывайте дату вашего собеседования и название вакансии. На дату собеседования, кстати, полезно сослаться и в основной части письма: «На собеседовании xx числа х месяца мы говорили о том, что…». Иногда бывает сложно сразу понять, о каком именно человеке или резюме идет речь, – облегчите жизнь вашему потенциальному работодателю.
– Follow up письмо ни в коем случае не должно выглядеть как угроза. Посылая его, вы мягко напоминаете о себе и своем предложении работодателю, но никак не обвиняете его в том, что он не перезвонил вам в течение трех дней. Ответ на письмо – вопрос исключительно доброй воли представителя компании.
Бонус
Follow up letter необязательно отправлять сразу после важного события. Всегда нужно допускать вариант, что работодатель просто не успел связаться с вами или колеблется в принятии решения по поводу вашей кандидатуры. Поэтому, даже если реакции на первое письмо не последовало, это не повод не написать еще одно через неделю (две недели и т. д.).
Главное – следить за тем, чтобы ваши сообщения были одновременно вежливыми и предельно ясными: никому не понравится, если его будут «подталкивать» к какому-то поступку. В какой-то момент вы получите не только ответ на follow up letter, но и работу мечты.
Анна Глебова.
