Электронная почта и соцсети забирают слишком много нашего времени, не предоставляя взамен ничего полезного. Они заставляют нас прокрастинировать и отвлекаться от более важных дел. С каждым отвлечением мы тратим свою умственную энергию и нам все более сложно вернуться к работе.
Вот список вещей, на которые стоит обратить внимание при работе с электронной почтой.
1. Проверяйте электронную почту только в определенное время в течение дня и старайтесь ограничивать количество проверок 4-5 в день. Если вы не способны на такой самоконтроль, используйте инструмент наподобие Inbox Pause, чтобы сообщения отображались в вашем почтовом ящике только в заранее установленное время.
2. Подходите к своим электронным письмам с точки зрения того, сколько времени вам потребуется, чтобы ответить на них. Если на это потребуется меньше трех минут, сделайте это сразу. Если на это нужно больше времени, запланируйте его заранее.
3. Чем быстрее вы реагируете, тем короче должен быть ваш ответ и тем меньше времени вам придется тратить на объяснение " Извините за задержку ответа ". Если вы не можете ответить на письмо в течение 48 часов, напишите адресату, что сейчас вы заняты, но скоро дадите ответ.
4. Раз в квартал разгребайте свой почтовый ящик и отправляйте в архив письма старше 2-3 месяцев. Откажитесь от тех подписок, письма от которых вы все равно не читаете.
5. Используйте шаблонные ответы, если вам часто приходится отвечать одно и тоже.
6. Настройте автоматические фильтры, чтобы письма автоматически попадали в нужную вам папку.