«Нас просто завалило различными документами 😰 Необходимо автоматизировать процессы в компании, чтобы они стали контролируемыми 👍" - именно с такими словами к нам обращаются, когда появляется необходимость внедрения системы электронного документооборота. Сегодня расскажем о том, на что следует обратить внимание при решении этого вопроса ✏
Но выбор и внедрение СЭД - ответственный шаг для любой компании. Ошибка при выборе будет стоить достаточно дорого – в пересчете и на деньги, и на время, потраченное на проект.
Делать выбор системы, основываясь, к примеру, лишь на данных о цене лицензий и компетентном мнении товарища, который уже много лет работает на собственной СЭД, не стоит – вы можете очень сильно разочароваться и потерять деньги. Всего этого можно избежать, ответив на пять простых вопросов перед началом проекта.
💬 Платформа, на которой будет работать система документооборота?
Условно, все СЭД можно разделить на два типа – самостоятельное решение и созданные как расширение/надстройка платформы для совместной работы. Среди платформ наиболее распространены – Microsoft SharePoint, IBM Notes/Domino, Alfresco One/ Alfresco Community.
На что необходимо обратить внимание!
📌 самостоятельные (самописные) решения, как правило, менее требовательны к системным ресурсам и имеют больше ограничений по настройке, интеграции.
📌 Платформенные решения – больше возможностей, больше рисков.
💬 Какую платформы выбрать?
Проанализируйте рынок, уже есть системы на указанных платформах, например, SharePoint которые обеспечивают максимальную гибкость решения - лучше и проще. Понятно, как поддерживать, где искать специалистов, как взаимодействовать с другими приложениями. При выборе платформы, на которой в дальнейшем будете развертывать СЭД, не забывайте, что рабочие места платформенного ПО также могут требовать дополнительных затрат (на закупку и сопровождение).
💬 Адаптация СЭД под специфику организации/адаптация организации под СЭД?
Скорее всего, самостоятельно разработанная система документооборота после внедрения потребует определенной доработки. В основном - потому что на начальном этапе внедрения редко, когда получается учесть все пожелания и оптимальным образом спланировать работу.
Для последующей настройки, как правило, требуются:
📌 Гибкая настройка бизнес-процессов (workflow)
📌 Инструментальные средства для настройки СЭД – справочники, права доступа, значения по умолчанию и пр.
📌 Визуальный конструктор интерфейсов.
С другой стороны, тиражные СЭД уже вбирают в себя лучшие практики успешных внедрений и имеют максимальный функционал, который вы можете использовать в своей работе.
💬 «Не позволяйте над собой экспериментировать»
«Выбирайте только проверенные временем решения» — типичный аргумент для представителя известных и опытных разработчиков. Мы не будем так категоричны, но заметим, что средства быстрой разработки способствовали появлению сотен «продуктов», визуально похожих на полноценные решения, но весьма усеченных в своих возможностях. Собираетесь ли вы рисковать (и для чего) или выберите проверенный временем продукт – решать вам.
В любом случае – задайте вопрос, как будет вести себя система документооборота с ростом объема документов и числа пользователей и какие существуют способы выгрузки данных на случай возможных сбоев?
💬 Механизмы интеграции
Любая организация использует приложения для работы с электронными документами. Как минимум – почтовые программы, скорее всего CRM, учетные системы, BI – инструменты и так далее. Некоторые из документов, возможно будут публиковаться на сайте компании. Или наоборот документы будут загружаться с внешних сайтов, например, с торговых площадок. Поэтому важное требование к СЭД – универсальный документированный интерфейс Application programming interface – API.
API, теоретически, позволяют интегрировать все и со всем, но при наличии времени и денег. Будет здорово, если СЭД уже «из коробки» будет взаимодействовать с почтовыми программами (например, MS Outlook), учетными системами (например, 1С) и будет предусматривать выгрузку документов в архив.
💬 Что кроме управления документами?
Современные тиражные решения позволяют, автоматизировать множество смежных задач. Чаще всего – организация и проведение совещаний, мобильный доступ, корпоративный портал, структурированный файловый архив, массовое сканирование и распознавание бумажных носителей. Каждая из перечисленных задач может быть решена с помощью специализированного продукта, но за отдельные (и часто немалые) деньги. Поэтому разумно вместе с внедрением СЭД попутно решить и другие задачи, которые стоят перед каждой компанией.
И последнее, но весьма важное – цена. Необходимо понять, в какую сумму вам обойдется весь «банкет». Ошибкой будет считать, что нужно заплатить лишь за лицензии. Нужно также оценить, в какую сумму обойдется (и нужна ли) покупка дополнительного оборудования – серверов, ПК и так далее. Стоимость консалтинговых услуг и непосредственно внедрения и техподдержки тоже надо учесть.
Остались вопросы?
Задайте их специалистам
ООО "Гарант-сервис Орёл"
по телефону 8 (4862) 44-25-88 😉
По материалам "Электронных офисных систем"
#ЕГАИС #ЭП #электроннаяподпись #алкоголь #ГарантсервисОрел #ГарантКачества #Орел #54ФЗ #онлайнкасса #офд #бухгалтерия #УСН #ЕНВД #сэд