Итак, у вас небольшой бизнес. Вы производите спец.одежду, торгуете шарикоподшипниками или занимаетесь клинингом коммерческих зданий.
У вас небольшая команда, 5 или 50 человек, все процессы вы знаете от и до. Однако вы уже понимаете, что самостоятельно решить некоторые задачи не можете, и решаетесь привлечь консультантов.
К вам приходят молодые и яркие ребята в красивых рубашках, и сыпят незнакомыми словами. Эн-пэ-вэ, ди-пи-пи, инкрементные потоки, что там еще?
Может прийти женщина лет 38, реальная, с 15-летним опытом, которая "вам тут сейчас все разрулит".
Люди разные, кто-то обманет и кинет на деньги. Кто-то хорошо сделает работу и принесёт результат.
Ниже список рекомендаций, которые сделают работу с консультантами комфортной и приводящей к результату.
1. Напишите ТЗ
Что хотим?
В какие сроки?
Как измеряем результат?
Эти три вопроса - ключевые, они определяют 50% успеха вашего непростого начинания.
Про ТЗ следует отдельно сказать, что:
Оно требует времени и денег (например, зп ваших сотрудников) для подготовки
Оно должно учитывать интересы всех стейкхолдеров (заинтересованных лиц)
Если у вас к моменту разговора с консультантом еще нет ТЗ, он обязан помочь вам его составить.
Подход "ввяжемся, потом посмотрим" гарантированно ведет к провалу. Поверьте, мы это проходили.
2. Расставьте реперные точки
Разбейте ваш проект на этапы, обозначьте сроки и что должно быть сделано.
Вам могут предложить принести весь документ на 200 страниц через 3 месяца. Соглашаться нельзя, и вот по каким причинам:
- За 3 месяца ситуация поменяется. На рынке может поменяться состав игроков, у вас могут измениться приоритеты, уйдет кто-то из старой команды. Масса факторов. Мы же не стреляем по движущейся цели, исходя из ее расположения 10-минутной давности. Так и здесь.
- Имея фору в 90 дней, команда консультантов расслабится, предоплату пропьет, а работу начнет за неделю до срока сдачи. Тоже проходили.
3. Выделите с вашей стороны время и ресурсы
Для многих заказчиков становятся сюрпризом наши слова о том, что им тоже придется работать.
"А за что мы вам платим деньги?"
Небольшое лирическое отступление о том, за что платят консультантам.
Консультант имеет компетенции, владеет инструментарием, видел много аналогичных ситуаций в других компаниях и других отраслях.
Я ничего не понимаю в шарикоподшипниках, мельницах руды и миллионе других вещей, что мне абсолютно не мешает грамотно посчитать окупаемость проекта по запуску производства.
Однако любому консультанту понадобятся ответы на вопросы о вашем бизнесе. Что мы можем спросить:
Какая у вас структура себестоимости?
Что вы, как собственник, лично хотите (лежать на пляже, заниматься рутиной, ощущая контроль, или самореализоваться через бизнес)?
Кто ваши клиенты? Чего хотят, чего боятся?
Именно сотрудники носят ключевое знание о бизнесе. Это они каждый день лицом к лицу встречаются с клиентом. Это они работают в бесконечных IT-системах и знают, что там удобно, а что раздражает каждую минуту.
Если речь идет о корпоративных изменениях, лучше, чтобы заказчиком выступал собственник бизнеса.
Зачем же нужны время и ресурсы?
- Подготовка данных. Например, сбор данных для стандартной фин.модели (Вводные, ОПУ, ОДДС) редко занимает меньше недели.
- Интервью. Первое, что делают консультанты при оптимизации бизнес-процессов - описывают процессы "как есть". Для этого нужно провести некоторое количество интервью.
- Затраты на разработку. Для, например, внедрения управленческого учета могут потребоваться данные, которые данный момент не собираются в отчеты. Чтобы начать собирать - необходимо заплатить программистам, чтобы они модифицировали существующий софт.
Таких примеров может быть масса, но важно понять: роль заказчика не ограничивается оплатой счета за услуги. В противном случае получится, как в анекдоте про "сферического коня в вакууме".
4. Организуйте рабочую группу с вашей стороны
Поскольку практически любой консалтинговый проект предполагает вовлечение сотрудников, крайне важно наладить их взаимодействие с командой консультантов.
Необходимо:
Определить и зафиксировать роли сотрудников и консультантов в проекте
Определить бонусы и иную мотивацию, получаемые в случае успеха проекта
В противном случае сотрудники могут воспринять консультантов как угрозу (что их уволят), и тормозить проект вплоть до саботажа.
5. По завершению договоритесь о поддержке
Вам могут потребоваться корректировки той работы, которую для вас выполнили.
В инвест.проекте может измениться способ финансирования, структура себестоимости или бизнес-модель. Это все предполагает изменение Excel-модели, которое намного проще и быстрее выполнить человеку, который ее изначально делал (спросите программистов, сильно ли они любят править чужой код).
Проведение новой стратегической сессии лучше доверить человеку, который вас уже знает.
----------------------------------------------
Итак, давайте суммируем:
- ТЗ
- Проект по этапам
- От вас время и ресурсы
- Наладить взаимодействие консультантов и сотрудников
Ссылка на статью в нашем блоге:
https://www.keybizsolution.ru/blog/how-to-order-consulting-1