На первый взгляд, в том, чтобы дать поручение подчиненному, нет ничего сложного. Так думают многие начинающие руководители, расплачиваясь за это заблуждение сорванными дедлайнами и недовольными заказчиками. На деле, процесс описания задачи, ее передача исполнителю и распределение ответственности – процесс, требующий особых навыков, и, конечно, опыта. Попробуем рассмотреть алгоритм постановки задач, основываясь на рекомендациях бизнес-тренеров Сергея Бехтерева и Виталия Пичугина.
Алгоритм постановки задач
1. Обозначение цели
Прежде чем формировать задачу, определите цель, которой вы хотите достигнуть выполнением этой задачи. Она должна быть четкой и понятной в первую очередь для вас самих. Так мы устроены – сначала в нашей голове появляется образ идеи (цели) и только потом наш организм выделяет энергию на ее достижение. Что уж говорить о том, чтобы объяснить другому человеку то, что не до конца понятно нам самим! Когда цель сформируется в голове, оцените ее значимость – может быть ее достижение не столь важно для общего дела.
2. Обсудите задачу с сотрудником
Да, бывают задачи, которые должны выполняться сотрудниками беспрекословно. Но если вы собираетесь поручить что-то новое, не входящее в состав должностных инструкций – правильнее обсудить это с исполнителем до того, как поставить задачу. У каждого работника свой режим, и пул выполняемых функций. Задача со срочным дедлайном нарушит этот график, и если ее приоритетность вызывает сомнения, есть все шансы, что она не будет выполнена в срок или вообще окажется в подвешенном состоянии.
3. Описывайте задачу, а не проблему
Вы можете описать проблему в целом, но если вы руководитель, то не можете поручать сотрудникам решение проблем. Вы можете требовать только выполнения задач, которые станут ключом к решению. Описав ситуацию, попросите, чтобы собеседник объяснил, как он ее понял. Иначе легко столкнутся с недопониманием и получить совершенно не тот результат, что ожидался.
4. Закрепление и постановка сроков
Память штука не надежная. Поэтому, после того, как вы убедились, что сотрудник понял вас верно, стоит тезисно зафиксировать суть вашего разговора. Опишите результат и сроки исполнения. Если задача большая, то сроки стоит ставить для каждого из этапов ее выполнения.
5. Распределение ответственности
У опытного руководителя за задачу отвечает один человек. Даже если дело требует участия целой команды, выделить функции и обязанности каждого из ее членов не так сложно. Ставьте задачи отдельно каждому. И помните: чем больше участников в задаче, тем сложнее прийти к общему решению, тем больше размывается ответственность, тем больше исполнители теряют контроль над ситуацией. Если вы не уверены, что коллегу стоит привлечь к задаче – не привлекайте. В крайнем случае, вы всегда можете обратиться к нему в ходе выполнения.
6. Мотивация
Наш мозг не выдает нам энергии не только на размытые, но и на чужие цели. Психолог Алексей Капранов на своих тренингах проводит интересный эксперимент: просит соединить большой и указательный палец, а затем произнести поочередно «я хочу, держать пальцы» и «я должен, держать пальцы». В первом случае попытка другого человека разжать участнику эксперимента пальцы проваливается, а во втором случае это удается сделать без труда. Так и с задачей: сотрудник должен хотеть ее выполнить, а для этого он должен четко осознавать свои выгоды от результата деятельности.
7. Принять результат
Повышенный контроль едва ли лучше его полного отсутствия. Смысл что-то поручать другому человеку, если вы все равно будете тратить на это уйму времени. К тому же, если все время дергать исполнителя – это не ускорит работу, а лишь заставит его усомниться в степени своей ответственности. Лучше, как было отмечено выше, назначит промежуточные этапы, на которых сможете потребовать отчет.
Не требуйте от своих сотрудников невыполнимого, ставьте объективные сроки и прислушивайтесь к мнению своих коллег, и вы увидите как уровень лояльности и осознанности в компании вырастет, а значит – вырастет и прибыль.