Предписываемая регламентом работа с документами предполагает неукоснительное соблюдение правил учета и сроков выполнения операций регистрации, документального движения и уничтожения.
Регистрационные действия в отношении входящей документации должны осуществляться в день ее поступления. Регламентом предусмотрено регистрирование исходящих и внутренних документов не позднее даты их подписания (утверждения).
Если в отношении документации предусмотрен длительный срок хранения, она, как и документы незавершенного делопроизводства, не перерегистрируется.
Профильный январский приказ Минкульта и спорта РК от 2015-го года (как и НК РФ) является базовым ориентиром по срокам хранения документов. Он касается правил как для государственных, так и для негосударственных юридических лиц.
Существующие правила требуют обязательного хранения трудовых договоров в течение срока 75 лет, уменьшенного на возраст работника. Такой же срок хранения предусмотрен для личных карточек.
Договоры о полной материальной ответственности МОЛ (после увольнения) и образцы их подписей хранятся 5 лет. Пять лет нужно сохранять касающиеся использования сотрудников справки, сведения, списки, отчетную документацию, табели (графики), ведомости и иную информацию, в том числе по вопросам высвобождения и потребности в работниках. Тот же пятилетний срок предусмотрен для хранения документации, освещающей результаты трудовых споров.
Правила требуют сохранять в постоянном режиме все коллективные договоры и соглашения, которые заключались между участниками социального партнерства.
Трехлетний регламент предусмотрен по сведениям, освещающим ситуации с нарушителями трудовой дисциплины, докладным запискам и пр.
