Среди учётной документации по кадрам почти отживает свой век такой вид учёта, как картотека. В организациях, имеющих долгую историю, ещё можно встретить картотечные шкафы, и даже если информация перенесена в электронные базы данных, кадровики не торопятся расставаться с этими хранителями истории.
Если говорить о бумажной учётной кадровой документации, то картотека является идеальным вариантом для учёта соглашений к трудовым договорам.
Специфика соглашения к ТД заключается в том, что нумерация ведётся в рамках одного ТД, например, "Соглашение № 1 к ТД № 25 от 12.03.2016", "Соглашение № 2 к ТД № 25 от 12.03.2016" и т.д.
Если вы регистрируете соглашения в журнале учёта соглашений, то записи идут в хронологическом порядке, и для того, чтобы определить, сколько соглашений оформлено к конкретному ТД, вам придётся вручную делать выборку, что, конечно, неудобно.
Картотека же помогает решить эту проблему, т.к. карточки вы будете помещать непосредственно в нужное вам место, и всегда легко будет определить, сколько соглашений имеется к конкретному ТД.
На карточках, регистрирующих соглашение, я рекомендую помещать следующую информацию: номер соглашения, дата соглашения, номер и дата ТД, к которому составлено соглашение, какие условия ТД подвергнуты изменению, какой документ составлен по результатам заключения соглашения (например, приказ).
