ФНС разъяснила, как правильно отражать сведения о сотрудниках в расчёте по взносам (письмо ФНС от 21.12.2017 № ГД-4-11/26010). Налоговики просят отнестись к предоставлению персональных данных сотрудников максимально внимательно и обещают в 2018 году проверять раздел 3 годового отчёта с особым пристрастием, так как неточности в оформлении персональных данных серьёзно осложняют работу ПФР.
Рекомендации ФНС таковы:
1. ФИО и гражданство сотрудника. Графы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» заполняются только буквами русского алфавита. «Имя» и «Фамилия» - обязательно, «Отчество» - при наличии. Особое внимание – букве «ё»: даже если она присутствует в имени или фамилии, сверьтесь с написанием на карточке СИНЛС. Именно СНИЛС в данном случае – образец для написания. Проверьте также, чтобы в поля для ФИО не попали лишние пробелы, точки, запятые, арабские цифры, иначе проверочная программа налоговой инспекции может выдать ошибку;
2. ИНН. Номер ИНН – это строго 12 цифр. Ни в коем случае не вносите в эту графу произвольные цифры. Если не знаете ИНН, оставьте поле пустым. Учтите, что ИНН не может начинаться с 00, 90, 93, 94, 95, 96 и 98;
3. СНИЛС в отличие от ИНН содержит 11 цифр. Правило то же: не вносить произвольных цифр;
4. Паспортные данные. Серию и номер паспорта писать строго через пробел. Например: 1221 223344. Код вида документа для российского паспорта – 21;
5. Дата рождения. Именно при заполнении этой графы бухгалтер чаще всего допускает ошибки. Дело в том, что, если данные о дате рождения сотрудника не проставлены, многие бухгалтерские программы вносят в раздел 3 произвольные цифры. Поэтому – внимание, внимание и ещё раз внимание.