Вы когда-нибудь задумывались сколько минут, часов, дней, а в итоге и месяцев нашей жизни мы тратим впустую?
Большинство честно ответят:
-"Не знаю, много..."
А вот специалисты компании Siemens Business Services and IT Solutions захотели узнать точнее и, согласно их исследованию, сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов от 30 до 60% своего рабочего времени.
Только представьте себе, при 40 часовой рабочей неделе потеряно от 12 до 24 часов, в месяц это - от 40 до 76 часов. В год с учетом отпуска мы лишаемся 440-836 часов, а это уже около 18-34 дней.
За один год можно потерять месяц жизни! Женщина, работающая в офисе, уходя на пенсию, оставит в "кабинетах и шкафах с папками" чуть больше 3 лет своей жизни, а мужчина - почти 4 года.
Звучит печально, а сколько денег, деревьев и нервов уходит на бумажный документооборот...
Если у вас уже есть свое дело или оно находится на стадии планирования, то приведенные ниже расчеты будут вам интересны.
Например, решив отправить из Калининграда во Владивосток один пакет документов, вы потратите минимум 700 рублей, а ваши партнеры будут ждать от 3 до 5 рабочих дней (по информации с сайта Почты России, т.е. скорее всего намного дольше). А значит, направляя бумаги контрагенту, назад вы их получите не раньше чем через 6-10 дней.
В компаниях с численностью 50-100 сотрудников в среднем расходуется 25 пачек бумаги в месяц. Возьмем стоимость пачки бумаги, например, в Нижнем Новгороде - 215 рублей (цена со скидкой) и получим ежемесячный расход 5 370 рублей. В год небольшая компания потратит около 64 500 рублей. Эти цифры можно легко маштабировать на ваше дело и подсчитать какой процент от прибыли ляжет мертвым грузом в архиве, а потом будет отправлен "в печку", вместо того чтобы послужить развитию бизнеса.
Итак, что же компания тратит на бумажный документооборот:
1. деньги (закупка бумаги, поддержание и перевозка архивов),
2. время (распечатка, подписание, отправка, ожидание получения, организация правил доступа),
3. место (шкафы или отдельные помещения под архивы),
и это проблема!
Решение
предложенное современными технологиями
ЭДО (электронный документооборот) - это обмен документами в электронном виде через локальную сеть, интернет или иными средствами; который может стать юридически значимым с помощью электронной подписи.
Его преимущества:
- быстрота доставки вне зависимости от территориальной удаленности участников обмена (несколько секунд);
- снижение канцелярских, почтовых и транспортных расходов;
- гарантия доставки (процесс доставки контролируется онлайн);
- ускорение рабочих процессов, в том числе ускорение заключения сделок;
- гибкая ценовая политика (тарифные планы разработаны специально под компании разного размера).
По данным Siemens Business Services, применение электронного документооборота позволяет увеличить производительность труда персонала на 20-25% и снизить расходы на архивное хранение электронных документов на 80%.
Если вы еще не используете электронный документооборот, мы не торопим именно сегодня переводить вашу компанию на него. Это достаточно серьезное преобразование бизнеса, которое необходимо обдумать. Сотрудники консервативного склада в начале могут воспринимать ваше предложение в штыки, сопротивляться ему, даже пытаться саботировать процесс. Но помните: "Если идти тяжело, значит вы идете в гору".
В век бурного развития цифровых технологий для того, чтобы не отстать от своих партнеров и конкурентов, нужно не останавливаться на достигнутом, не застывать, как стрекоза в янтаре, в своей зоне комфорта. Только двигаясь вперед можно достичь успеха.
Предлагаем вам подробнее узнать:
- об электронном документообороте,
- о существующих системах ЭДО
и в итоге выбрать лучшее решение для вашей компании, уже функционирующей или только задуманной.
Если что-то непонятно или нужна дополнительная информация, обращайтесь в рубрику "Вопрос эксперту", специалисты Единого портала Электронной подписи подробно проконсультируют вас по любым тематическим вопросам.