Проводить регулярную инвентаризацию магазина владельцев бизнеса обязывает Приказ Минфина России № 49 от 13.06.95. Он относится ко всем торговым точкам, вне зависимости от оборота и занимаемой площади. Периодичность проверок владелец или директор устанавливают самостоятельно, но хотя бы раз в год, перед подготовкой годового отчета, они должны выполнить инвентаризацию. Это требование Приказа .
Весь процесс инвентаризации за 7 шагов
В магазине проводят полную или частичную инвентаризацию.
Частичная — выборочный подсчет нескольких наименований товаров.
Полная — проверка всего ассортимента, находящего на складе и в торговом зале. Полный процесс проведения инвентаризации делится на несколько шагов:
ШАГ 1. Начинают с подготовки приказа ИНВ-22, в нем определяют дату проверки, лиц, ответственных за ее проведение (членов инвентаризационной комиссии). Количество проверяющих зависит от размера магазина, обычно 1-3 человека: директор (владелец), товаровед или старший продавец, бухгалтер (если предусмотрен в штате).
Кроме приказа готовят инвентаризационную ведомость ИНВ-3, заполняют ее первый лист (расписки ответственных, что все поступления оприходованы, учтены, реализованные списаны). Заводят инвентаризационный журнал ИНВ-23, в котором буду записаны даты проверок, результаты, кто их проводил.
Перечисленные документы обязательны, утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.
ШАГ 2. Подводят итоги в учетной программе, если учет ведется вручную, делают то же самое. Закрывают период, выводят товарные остатки по каждому наименованию, имеющиеся недостачи, пересортицу, излишки, - отмечают в инвентаризационной ведомости.
ШАГ 3. Наводят порядок на складе, в торговом зале, раскладывают товар по местам. Это избавит от ошибок во время проверки: разбросанный товар могут посчитать дважды или пропустить.
ШАГ 4. Перед инвентаризацией закрывают (опломбируют) шкафы, кладовые, холодильники. Ограничивают передвижения персонала по магазину, доступ в него покупателей. Оптимальный вариант — провести проверку в нерабочее время (ночная инвентаризация). Готовят товарные тележки или корзины, в которые складывают обнаруженный в процессе инвентаризации испорченный товар, некондиционный, лежащий не на своем месте. Снимают кассу, делая Z-отчет, даже если смена еще не закончена, магазин работает.
ШАГ 5. Начинается проверка с инструктажа персонала, распределения обязанностей. Считать товар надо парами (один считает, второй записывает количество, проверяет сканером штрих-код). Двигаются при пересчете змейкой, слева направо, сверху вниз. Каждый шкаф, витрину, стеллаж, считают 2 раза. Пока первый раз не закончили подсчет, начинать второй нельзя. Каждое наименование считается отдельно, на него ставят отметку (прикрепляют на последнюю упаковку ярлык с указанием количества). Если при 2 подсчетах значения сошлись, число на ярлыке обводят кружком, если нет — через дробь пишут второе значение.
Пример: количество упаковок сока «ААА» при первом подсчете 15, при втором 16. Последнюю упаковку поворачивают штрих-кодом к считающим, крепят ярлык (стикер), пишут 15/16.
ШАГ 6. Пересчитывают отдельно товары, собранные в инвентарную корзину, добавляют данные в ведомость.
ШАГ 7. Подводят итоги, собирают подписи участников проверки в ИНВ-3.
Во время инвентаризации двигаются либо по порядку расстановки ассортимента, либо разбив торговый зал на отдельные участки, секции. Пересчитанные стеллажи (например, накидывают пленку, кусок ткани, вешают ленту), холодильники, шкафы, закрывают, опломбируют. Так счетчики не запутаются, даже если сильно устанут. Частичную (скользящую) проверку проводят также, как полную, только пересчитывают на выбор несколько наименований или товарных групп. Ее можно сделать в процессе работы магазина, подождав, пока обслужат покупателей, приобретающих выбранный для пересчета товар, сняв Z-отчет. Частичную инвентаризацию можно делать по графику, выбрав один день в неделю, не озвучивая заранее наименования, подлежащие пересчету.
Особенности проведения инвентаризации в магазине продуктов
Проведение инвентаризации в магазине продуктов имеет некоторые особенности, обусловленные большим ассортиментом, разнообразием упаковок, наличием естественной убыли, регулярных возвратов поставщикам скоропортящейся продукции.
Учитывая перечисленное, полную инвентаризацию в продуктовом магазине проще сделать ночью. Даже если магазин круглосуточный, покупателей после 22.00 меньше, чем днем.
Пересчет товаров тоже имеет свои особенности:
• перед началом проверки надо расфасовать весовые продукты, упаковываемые в магазине;
• запечатанные производителем упаковки продуктов подлежат выборочной проверке: вскрывают коробки, взвешивают мешки, бочки, канистры; для весовых товаров учитывают естественные нормы убыли: бисквиты подсыхают, обсыпка с печенья опадает, халва крошится при нарезке, с колбасы срезают заветренный кусочек и т. д.;
• возвраты поставщикам, испорченные продукты, складывают отдельно, подсчитывают в самом конце проверки.
Инвентаризацию в продуктовом магазине лучше проводить ежемесячно или еженедельно (скользящим способом).
Недостачи будут всегда: мелкое воровство (жвачки, конфеты и т.п), естественная убыль и т. д. Контролировать насколько они укладываются в неизбежные 1-2%, можно сравнивая результаты нескольких проверок. Если значения резко увеличились, в магазине начали воровать сотрудники, надо принимать меры к выявлению хищений, усилению контроля.
Один из способов убедиться в компетентности продавцов или поймать за руку воришек — молча собрать перед проверкой в пакет несколько упаковок мелочи (вафли, печенье и т. п.). оставить пакет под замком в кабинете (в машину положить), дождаться результатов проверки. Если по изъятым наименованиям все идеально, фактически цифры совпадают с учетными, у вас воруют по-крупному.
Особенности проведения инвентаризации в магазине одежды
Инвентаризация в магазине одежды осложняется тем, что для каждого изделия есть несколько размеров, товарный учет ведут разными способами (по виду изделия, по размеру, по изготовителю и т. д.). Основное время уйдет на подготовку проверки: необходимо разложить товары на отдельные группы, в каждой группе отдельно каждый размер.
Подсчет можно вести несколькими способами:
Первый: футболки с коротким рукавом укладывают отдельной группой, разбирая на стопки по изготовителям, пересчитывают, отмечая количество единиц каждого размера каждого производителя.
Второй: если одежда в торговом зале, на складе разложена по размерам, в каждом размере несколько моделей разных производителей, то подсчет ведут по размерно. Пересчитав каждую группу, на последнее изделие крепят ярлык с указанием количества.
Пример: пересчитывают брюки 46 размера, фиксируя общее количество.
Третий: вывести общее количество товарных единиц, находящихся на складе, в торговом зале, сверить с поступлениями и продажами.
Пример: за месяц закуплено 100 единиц товара (платья, юбки, брюки и т. д.), продано 40, в наличии 60. Это самый быстрый и простой способ проверки.
Перед инвентаризацией надо проверить гладильную, примерочные, на присутствие в них товара.
Подсчеты ведут попарно, сканируя ценники, сверяя изображение на дисплее сканера с информацией на ценнике, отмечая стеллажи, вешалки, на которых подсчет закончен. Во время примерок покупатели могут оторвать, повредить ярлык, поэтому при проверке надо распечатывать поврежденные этикетки заново, маркируя одежду.
В магазине одежды нет естественной убыли, проще вести товарный учет, но сложнее навести порядок перед проверкой. На время переучета магазин надо закрывать или проводить его в нерабочее время.
Особенности проведения инвентаризации запчастей
По объему работы, количеству наименований, сложностям учета, инвентаризация запчастей напоминает подсчет в продуктовом магазине.
Основная сложность: наличие одинаковых деталей (технических жидкостей), выпущенных разными производителями, имеющих разную маркировку, стоимость.
Перед инвентаризацией разложите товар по группам: шаровые, подшипники, фары и т.п. В каждой группе окажутся запчасти от разных производителей. Счетчики в процессе работы должны не только пересчитать количество единиц в группе, но и проверить штрих-коды, сравнивая информацию на ярлыке с фактом, отметить маркировку.
Пример: наконечники рулевых тяг 10 шт, Nissan 5, Toyota 2, Ford 3.
Каждую группу считаю два раза, по окончании подсчетов делают ярлык, на котором пишут количества. Несмотря на огромный объем работы, постарайтесь уложиться в один день.
Один из способов успеть все, не закрывая магазин, сделать так: С вечера снять кассу, подвести итоги в учетной программе, подготовить инвентаризационную ведомость, определить кто участвует в проверке. Утром, лично открыв магазин, начать проверку со склада.
Между торговым залом и складом натяните обычную ленту: у продавца меньше будет соблазн войти на склад за деталью. Автозапчасти не пирожки, запаса мелочей в торговом зале на обслуживание покупателей хватит, а выдавать детали со склада во время инвентаризации можно лично, составляя отдельный список, запретив их возвращать на склад (оставлять в зале).
Вечером снять кассу, пересчитать товар в торговом зале, вывести в учетной программе итоги дневной торговли (сколько, чего продано). Непроданное, но выданное со склада в день инвентаризации, вернуть на склад, добавив количества к перечисленным значениям. Свести данные проверки склада, торгового зала, итоги дневной торговли в единую таблицу.
Если такой способ кажется неприемлемым, проведите проверку в выходной или ночью. В этом случае по Трудовому Кодексу РФ придется выплатить участникам инвентаризации дневной заработок в двойном размере.
Особенности проведения инвентаризации косметики
Инвентаризация косметики проходит вручную или с использованием сканеров штрих-кодов. Самый простой способ сделать проверку вручную парой, считая змейкой, пересчитывают товар, записывая количество каждого наименования. Один вслух диктует и считает, второй пишет. Это долго, но надежно.
Получится примерно такой список: крем для ног «А» 5 шт, крем для ног «Б» 2 шт. И так по всему ассортименту.
Выборочно проверить заводские запечатанные пачки, содержащие несколько индивидуальных упаковок. Вскрытые коробки пересчитать обязательно все, написав количество на боку коробки. Итоговые количества сверяют с цифрами, фигурирующими в учетных записях.
С помощью сканеров штрих-кода, если магазин ими оснащен, дело пойдет быстрее. Но технология та же: один считает вслух, второй пишет и проверяет сканером.
Проводить ревизию лучше в нерабочее время, подготовив пустые коробки под мелочи. При подсчете товаров на стеллажах, мелочи (лак для ногтей, помады, тушь) после пересчета можно складывать в отдельные коробки, надписывая на них количества.
После счетчиков пустить еще пару человек: они расставляют пересчитанное на место, проверяя количество еще раз, получившиеся значения пишут на этой же коробке маркером другого цвета.
Пример: румяна «ББ» 15 штук черным маркером, второе значение 15 штук написано синим или красным фломастером. Если счетчики в первый и второй раз получили разное количество, сделать отметку в ведомости, товар пересчитать еще раз в конце проверки.
Владельцем магазинов с небольшим торговым залом, но обширным складом, можно воспользоваться советом для магазинов автозапчастей. Обсчитать в течение дня склад, в конце — торговый зал.