Сколько вам нужно времени, чтобы найти фотографию из 2000 года, где вы стоите на берегу моря в красной футболке? Вы начинаете листать социальные сети, открываете папку «Разобрать фотографии», сортируете по датам. Сколько времени вы на это потратили, 15 минут?
Многие и не найдут эту фотографию, но вы помните о её существовании, что уж говорить о документе из того периода. Я расскажу вам, как я работаю, храню файлы и не теряюсь в них.
• Почему такой подход
• Как обрабатывать информацию
• Структура
• Цифровые файлы
• GTD
• Личное
• Рабочее
• Файлы
• Бумажные файлы
Этот метод не является единственно верным, и я не говорю, что ваша методика хуже или неправильна. Мне будет интересно ознакомиться с ней в комментариях.
Почему такой подход
Раньше я использовал много сервисов для работы, часто Evernote дублировал OneNote, часто на дисках было 3-4 версии файлов с одинаковым названием, сложно было оперативно что-то найти, а с бумажными файлами всё было гораздо хуже, они складировались, но выстроить удобную систему поиска не получалось. Поэтому я решил обратиться к книге Дэвида Аллена Getting Things Done. Методика интересная, но завязана в основном на бумажные носители. Немного поработав с ней, я выстроил на её основе цифровой каталог всех файлов, где можно легко найти. Но перед тем, как структурировать файлы, нужно научиться их обрабатывать.
Как обрабатывать информацию
Структура
Я использую OneNote для структурирования всех файлов. Раньше использовал Evernote, но сейчас меня не устраивает новая политика данного сервиса. OneNote за последние несколько лет доработали мобильные приложения, теперь можно пользоваться с удовольствием. Все файлы разделены на категории: GTD, Личное, Рабочее и Файлы. Теперь пройдемся по категориям.
Цифровые файлы
GTD
Личное
- Начатые, но неоконченные дела
- Проекты, которые надо начать
- Поручения
- Обещания другим:
a. Девушки
b. Дети
c. Семья
d. Друзья
e. Специалисты - Список покупок
- Вещи:
a. Одолженные вещи
b. Гардероб - Дела:
a. Выгодные
b. Гражданская активность
c. Добровольные
d. Важные
e. Неважные
f. Срочные
g. Несрочные - Общение:
a. Связи, которые нужно наладить/поддерживать:i. Семья
ii. Друзья
iii. Специалисты
iv. Бывшие девушкиb. Личное общение - Сделать самому или ответить:
a. Телефонные звонки
b. Письма
c. Открытки - Предстоящие события:
a. Особые события:
i. Дни рождения
ii. Именины
iii. Свадьбы
iv. Выпускные
v. Праздники
b. Каникулы
Приглашения
d. Отпуск
e. Путешествия на выходных
f. Общественные события
g. Культурные мероприятия
h. Спортивные мероприятия
i. Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы – дела, которые надо переделать
j. Места, которые надо посетить
k. Люди, с которыми надо встретиться \ пригласить - Документы:
a. Билеты
b. Пошлины
c. Персональные документы
d. Страховка
e. Правовые вопросы - Здоровье:
a. Врачи
b. Карта
c. Больницы
d. Поликлиники
e. Болезни
f. Назначение - Ожидания чего-либо…
a. Заказанные вещи
b. Отремонтированные вещи
c. Почтовый заказ
d. Компенсации
e. Возвращение долгов
f. Медицинская информация
g. Запрошенные ответы - Финансы
a. Взял в долг
b. Дал в долг
c. Кредит
d. Банки
e. Налоги
f. Планирование - Домашнее
a. Ценное
i. Имущество в собственности
ii. Недвижимость
1. Квартира
2. Дача
iii. Узаконенное
iv. Налоговые сборы
v. Квартплата
b. Ремонт
c. Обустройство
i. Декор
ii. Места, которые надо организовать
d. Починить
e. Почистить
f. Магазин
g. Сообщество
h. Соседи
i. Школа
j. Местная администрация
Рабочее
Файлы
Структура файлов
Хранилища
Бумажные файлы
Все блокноты и записные книжки содержат цифровой номер на обложке, где указан год, тематика и структура. Есть цифровой список литературы, конспектов и документов. Если мне нужно найти какой-то файл, то я набираю в OneNote тему или нужный тэг, в списке литературы указана книга или блокнот/тетрадь, её расположение в книжном шкафу и изображение.
Надеюсь, что вам была полезна данная статья по наведению порядка в файлах, если у вас остались вопросы или предложения, то смело задавайте их в комментариях под этой записью.