День закончился. Позади шесть рабочих совещаний и деловых встреч. И все они прошли довольно эффективно поскольку я использовал несколько принципов, которыми и хочу с вами поделиться.
1. Откажитесь от собраний
Если можете не собирать совещание — не собирайте. Подойдите к рабочему месту нужного человека, позвоните по телефону, отправьте e-mail в конце-концов. Бронируйте переговорную комнату только если это самый эффективный формат коммуникации.
2. Закройте переговорку
Бывает полезно проводить совещания не ногах. Ну то есть буквально — без мягких кресел, вне комнаты для переговоров. Встали в круг и все обсудили. Не расслабляет, сокращает время, позитивно сказывается на здоровье.
3. Не пускайте людей
Приглашайте на встречу только тех, кто действительно нужен. Не зовите "левых" персонажей, не берите никого "на всякий случай". Вы должны четко представлять кто и зачем здесь и сейчас необходим.
4. Используйте календарь
Если все-таки вам необходимо кого-то собрать, используйте электронный календарь. Укажите тему, не поленитесь ввести адрес, обратите внимание на расписание участников.
Кстати, календарь будет рекомендовать вам красивые интервалы — получасовой, часовой и т.д. Но если вы уверены, что для обсуждения хватит 17 или 42 минут — не ведитесь на провокацию, задавайте свои собственные рамки.
5. Помогите коллегам
Если вы планируете показывать какой-нибудь документ, отправьте его участникам хотя бы за день
Если вам предстоит решить много вопросов, отправьте их список. Если вы планируете запросить у коллег какие-то данные, делайте это не во время совещания, а до его начала. Готовьтесь, короче, сами. И помогите подготовиться коллегам.
6. Установите правила
В начале совещания обязательно проговаривайте сколько времени на него выделено и какую задачу вы планируете решить. Нет рамок — нет результата. Чем больше ограничений, тем выше эффективность.
7. Запишите важное
Ведите протокол и высылайте фоллоу-ап. Я не имею в виду дословную стенограмму, но основные предложения, вопросы, комментарии должны быть зафиксированы и в течении дня, в который проходила встреча, отправлены всем ее участникам.
Пожалуй, это основное, чем я руководствуюсь на повседневной основе. Надеюсь, что хоть что-нибудь покажется вам полезным. Даешь эффективность в каждый офис!