Предприниматели, у которых есть сотрудники, являются налоговыми агентами. Они должны перечислять за работников налог на доходы физических лиц. НДФЛ удерживается из зарплаты у всех, кто получает деньги от предпринимателя: у сотрудников, с которыми заключен трудовой договор, у тех, кто работает по гражданско-правовому договору (ГПД), по договору подряда и на других основаниях.
Если сотрудник – гражданин РФ, НДФЛ считается по ставке 13%. С дохода работников, у которых нет российского гражданства, перечисляют 30% НДФЛ. Доходом является все: зарплата, отпускные, премии больше 4 тысяч рублей.
Как платить НДФЛ
По трудовому кодексу, сотрудники в штате получают деньги 2 раза в месяц: аванс и зарплату. С аванса НДФЛ не платится. Подоходный налог перечисляют в день зарплаты или на следующий день. Иначе – штраф 20% от суммы налога и пени за просроченный период.
Если перечислить НДФЛ с аванса, платеж не засчитают. Этот налог нельзя оплачивать заранее. Деньги вернут по заявлению, сумма будет считаться ошибочно внесенной. Потом придется заново платить.
· За сотрудников, с которыми заключен ГПД, НДФЛ перечисляют при каждой оплате их услуг, в тот же день.
· НДФЛ с больничных, отпускных и пособий платится в последний день месяца, когда сотрудник получил деньги.
· Если сотрудник увольняется – НДФЛ за него перечисляют в день получения последней зарплаты, не позднее дня увольнения.
НДФЛ = (зарплата сотрудника – налоговый вычет) * налоговую ставку
Как рассчитать налоговый вычет
Налоговый вычет – это сумма, с которой не начисляется подоходный налог. Его размер указан в статье 128 НК РФ. Если сотруднику положен налоговый вычет, он должен написать заявление и представить подтверждающие документы. Без заявления предприниматель не может платить НДФЛ меньше.
Основные причины налогового вычета:
· 1400 рублей за первого и второго ребенка обоим родителям
· 3000 рублей за третьего и последующих детей обоим родителям
· 3000 рублей – вычет сотрудникам, перенесшим лучевую болезнь, участникам событий на Чернобыльской АЭС
· 3000 рублей – вычет военнослужащим, получившим инвалидность во время боевых действий
· 12 000 рублей за ребенка-инвалида до 18 лет
· Родители-одиночки получают двойной вычет
Налоговые вычеты получают за детей до 24 лет, если ребенок учится очно. Один из родителей может отказаться от вычета, тогда второй, по заявлению, будет получать двойной вычет.
Если сумма дохода сотрудника за налоговый период превысила 350 тысяч рублей, налоговый вычет не применяется со следующего месяца до начала нового налогового периода.
За что не платят НДФЛ
За пособия по беременности, выплаты при рождении ребенка до 50 тысяч, оплату медицинских услуг работникам и их ближайшим родственникам, подоходный налог перечислять не нужно. Вот распространенные статьи доходов, за которые не платят НДФЛ:
· Компенсация за неиспользованный отпуск
· Бесплатное предоставление жилья, коммунальных услуг работникам
· Бесплатное предоставление топлива для транспортных средств
· Командировочные: до 700 рублей в день, если сотрудник в РФ, до 2500 рублей в день, если сотрудник заграницей
· Оплата расходов волонтерам (например, проезд до места работы или питание)
· Полный список, за что не платят подоходный налог, в статье 217 НК РФ.
Отчетность за НДФЛ
Предприниматели ведут учет налоговых вычетов и доходов работников в налоговых регистрах. По данным из регистров сдают документы в ФНС:
· Расчет по форме 6-НДФЛ. Сдается ежеквартально, до последнего числа первого месяца следующего квартала.
· Справка по форме 2-НДФЛ. Сдается ежегодно, до 1 апреля.
Если налоговый вычет перекрыл сумму дохода, или по другим причинам предприниматель не платил за сотрудника НДФЛ, справку по форме 2-НДФЛ за этого сотрудника сдают до 1 марта.