Эта заметка продолжает предыдущую – Про правило пустой папки "Входящие". Последняя посвящена принципу работе с почтой, правильном отношении к письмам.
Данная заметка о том, как следует организовать электронную почту так, чтобы не запутаться в письмах, темах, контактах и так далее. Такой подход очищает почту, создает структурность и упрощает менеджмент. Подойдет как для рабочей почты, так и для личной.
Советы даны для Gmail, но часть советов универсальны, просто в других почтовых клиентах это делается по-другому. Считаю Gmail и вытекающий из него Inbox самыми удобными почтовыми клиентами, поэтому с ними и работаю. Подробнее про Inbox в конце заметки.
Что дают ярлыки и фильтры?
- «Чистый» почтовый ящик
- Отсутствие бардака во «входящих»
- Автоматическая сортировка входящих писем по ярлыкам
1-й шаг. Настройте Ярлыки
Ярлыки позволяют присваивать письмам категории для их дальнейшей сортировки. Например, у меня фильтры рассортированы по клиентам и прочим делам: «Клиент 1», «Клиент 2», «Документооборот», «Финансы», «Полезное», «Покупки» и так далее.
Как создать ярлык
1. Слева в вашей почте нажмите на «Ещё» под списком ярлыков (левое меню, где написано «Входящие», «Спам» и прочие). Если не видите, перетащите вниз серый разделитель. В этом случае отобразится больше ярлыков.
2. Нажмите «Создать ярлык».
3. Введите название ярлыка и нажмите кнопку «Создать».
4. Можно также создать ярлык и сразу присвоить его письму: выберите сообщение в списке входящих, нажмите кнопку «Ярлыки» вверху страницы и выберите «Создать».
Как присвоить ярлык сообщению
Тут несколько способов:
- Октройте список входящих сообщений, установите флажки напротив нужных писем, нажмите кнопку «Ярлыки» и выберите ярлык. Можно выбрать сразу нескольких ярлыков и нажать «Применить»;
- Откройте сообщение, нажмите кнопку «Ярлыки» и установите нужные флажки. Вы также можете перетащить ярлык из левой части страницы на сообщение;
- Если вы пишете новое сообщение, нажмите на значок «Дополнительно» в правом нижнем углу, затем — на «Ярлык» и выберите нужные.
2-й шаг. Создайте Фильтры
Фильтры в Gmail дают возможность настроить автоматические правила для входящих сообщений. Например, фильтры могут автоматически раздавать входящим сообщениям ярлыки, архивировать их, удалять на совсем, помечать письма, переадресовывать и добавлять в «Спам».
Создаем фильтр
1. Откройте вашу почту в Gmail.
2. Нажмите на значок шестеренки справа вверху.
3. Далее в «Настройки».
4. Далее «Фильтры и заблокированные адреса».
5. Создайте фильтр по своим критериям.
Удалить или изменить фильтры можно в разделе «фильтры и заблокированные адреса» из пункта 4. Вы можете проверить свои фильтры, нажав на кнопку поиска.
Фильтры можно создать и на основе письма:
1. Выберите сообщение из списка во входящих.
2. Нажмите кнопку «Ещё», далее «Фильтровать похожие письма».
3. Укажите критерии для фильтра.
На этом все. Настраивайте ярлыки и фильтры, и почта не будет забиваться и превращаться в помойку. Ну, а вам будет приятнее и удобнее работать.
Полезные ссылки:
Про сортировку сообщений в Gmail - https://goo.gl/PRDuyt
Inbox (пользуюсь этим клиентом) - https://inbox.google.com/
Правило пустой папки "Входящие" - https://goo.gl/7eowxe
----------------------------------------------------------------------------------------------
Если вам понравилось – поставьте заметке лайк.
Если не понравилось – поставьте дизлайк и напишите, что не понравилось.
Есть вопросы – задавайте по электронной почте. Буду рад пообщаться.
Моя электронная почта - runarn13@gmail.com
Группа ВК - vk.com/pro_rost_dzen