Нам часто кажется, что времени не хватает ни на что, и суточные 24 часа пролетают катастрофически быстро. Ты работаешь или учишься без перерывов и выходных, но все равно не можешь выполнить намеченный план? Существует специальная техника, освоив которую, ты не только будешь успевать выполнять все дела, но и сможешь находить время на отдых и личные занятия. Сегодня речь пойдет о тайм-менеджменте и его основных принципах, которые облегчат тебе жизнь.
Тайм-менеджмент - это наука о том, как наиболее эффективно планировать свое время и тратить его на действительно важные дела, не распыляясь на ненужные.
Он подходит как руководителям и начальникам, так рядовым работникам и фрилансерам. Этот вид менеджмента способен помочь, если у тебя каждый день по множеству дел, и до некоторых просто не доходят руки.
У тайм-менеджмента есть 7 принципов, соблюдая которые, ты добьешься успеха.
1. Планируй свои дела
Кем бы ты ни работал или подрабатывал, соблюдай это правило. Даже если ты действуешь согласно должностной инструкции, планирование повысит работоспособность, эффективность и освободит какую-то часть рабочего дня.
Есть несколько правил планирования:
- Письменно фиксировать свои задачи. Если задача записана, то она начинает существовать в твоем подсознании, и совесть начинает отвечать за ее исполнение. В наши дни удобнее всего записывать цель в заметки или в специальное приложение на телефоне, которое еще и напомнит о ней в нужное время.
- Составляй список. Расписывай каждый свой день, уделяя особое внимание важным делам - ставь их на первое место. С помощью списков можно повысить эффективность действий на 25%. О важности списков, и какие они должны быть я писал тут.
- Выделяй подзадачи. Спланировав объемное сложное дело, определи порядок своих действий.
Планировать свой день лучше всего заранее и составлять лист дел на неделю. При этом оставляй небольшие окошки на непредвиденные обстоятельства и форс-мажоры.
2. Выделяй цели из абстрактных желаний
Ты должен уметь находить ступени, по которым ты сможешь пройти к осуществлению задуманного. Добиваться чего-то значимого нужно постепенно, нельзя получить все и сразу за просто так.
К примеру, ты хочешь накопить на автомобиль. Возможно, первой ступенью для тебя станет оформление кредита, или экономия и откладывание денег с зарплаты. А может, для начала ты продашь старый автомобиль или что-нибудь другое из имеющегося.
Для того, чтобы цели уж точно исполнились, они должны соответствовать принципу SMART, то есть быть:
- конкретными
- достижимыми
- ограниченными во времени
- измеримыми
- актуальными
3. Составляй план действий
План действий должен быть подробным описанием всего того, что нужно сделать, чтобы добиться цели. Указывай сроки выполнения каждого пункта, а также их длительность. Лучше всего занести все данные в наглядную таблицу.
Даже самая, на первый взгляд, невозможная цель покажется намного проще, если ее хорошенько разбить на пункты.
4. Находи основные задачи
Для успешного выполнения работы нужно расставлять приоритеты. Каждый пункт твоего дневного плана имеет разную срочность и значимость, а также трудность и возможность выполнения.
Присваивай каждой задаче цифру, которая будет указывать на важность и срочность (1, 2, 3, ...)
Самое сложное при планировании - поставить на первое место основную, трудоемкую и неприятную задачу. Ученые считают, что такую задачу лучше сделать в самом начале дня, а не откладывать на потом. Именно от ее выполнения зависит успех всего остального списка, и тогда все другие дела будут выполняться намного быстрее.
Еще стоит воспользоваться Законом Парето. Он гласит о том, что наша результативность зависит не от того, сколько усилий мы приложим, а от того, насколько качественными они будут. Растрачивание сил понапрасну приводит к плохим результатам.
Существует хороший способ расстановки приоритетов - делить задачи по 4 категориям:
- Самые основные - важные и срочные. Если их не выполнить, будут плохие последствия.
- Важные, но не срочные. Здесь есть простор для творчества, и не нужно торопиться. Именно эти задачи следует выполнять наиболее качественно. Но у всех дел есть свой срок - и не позволяй этому сектору подниматься до первого, намного более срочного.
- Срочные, но не важные. Их можно поручить подчиненному, если они отнимают значительное количество времени.
- Не важные и не срочные. Это могут быть разговоры, перекуры и игры - их нужно сразу убирать из списка.
5. Не растрачивай время и силы попусту
Мы часто можем отвлекаться на внешние раздражители, которые зачастую могут быть приятнее работы: телефон, компьютер, телевизор. Нужно иметь силу воли, чтобы не позволять себе убивать время зря.
Также этот пункт относится не только к бесполезному времяпровождению, но и к полезному. Нельзя заниматься делами, которые могут занять множество времени, если результативнее будет отдать их другим людям: подчиненным или специалистам. К примеру, у тебя сломался компьютер. Ты понимаешь, что можешь сам его починить, если потратишь время на то, чтобы разобраться. Но гораздо лучше отнести технику мастеру, так дело пойдет намного быстрее, и ты от этого выиграешь. К тому же компьютер всегда нужен для работы, и нужно привести его в надлежащее состояние как можно быстрее.
6. Создавай собственные работающие принципы
Скорее всего, в процессе планирования деятельности ты найдешь другие хорошие принципы, которые будут работать лично для тебя. Ведь каждый человек - особенный, и даже если один принцип не будет работать для одного, то для другого он, напротив, может очень пригодиться.
7. Не забывай об отдыхе
Если совсем не отдыхать, то очень скоро можно сдуться. От перенапряжения возникают проблемы со здоровьем, в том числе и с психическим. Обязательный пункт - это, конечно же, сон, без него никак нельзя поддерживать работоспособность. Соблюдай режим сна и бодрствования, работа по ночам не приведет ни к чему хорошему.
Отдых, как и рабочее время, тоже нужно планировать. Многие известные люди именно так и поступают - заносят хобби и досуг в свой ежедневный план.
Я следую принципам тайм-менеджмента каждый день и всегда все успеваю, не смотря на огромное количество дел. Мой главный помощник - это таблица задач на неделю, при помощи которой я разгружаю наиболее загруженные дни, перенося часть дел в более свободные.
Даже если я не успеваю что-то выполнить, то никогда не работаю по ночам - это мое табу. Если режим хоть немного сбивается, то это сразу же сказывается на моем самочувствии и на общей эффективности.
Пользуйся принципами тайм-менеджмента и повышай свою производительность, чтобы достигать новых вершин!