Недавно обратился ко мне один знакомый предприниматель с просьбой проверить коммерческий запрос, написанный по-английски, в японскую компанию, на предмет стилистических и грамматических ошибок. Решил попробовать выйти на контакт с японцами. Язык был неплохой, ошибок тоже не обнаружилось. Но письмо абсолютно никуда не годилось. Вряд ли бы в японской компании расценили это послание, как серьезное предложение. Почему?
1. О японской вежливости ходят легенды. Выбор коммуникативного стиля беседы зависит от статуса и положения человека с которым говоришь. При составлении письма японцу лучше выбирать стиль вежливости выше, чем вы использовали бы в разговоре с этим человеком.
2. Даже жесты, которые используются в разговоре по отношению к статусному лицу на письме заменяются вежливыми фразами и соответствующими клише.
3. Если вы пишете письмо в первый раз, надо обязательно извиниться. Типичная фраза в начале письма: прошу простить за неожиданное письмо.
4. Нужно придерживаться определенной структуры письма.
· Вступительная часть с обращением, приветствием и извинением. Отсутствие должности и вежливого обращения приравнивается к оскорблению.
· Основная часть с обозначением повода, по которому вы пишите письмо и сутью вашего письма. Сначала требуется кратко изложить суть письма, и только потом вдаваться в подробности. Обязательно печатается заголовок письма, причем более крупным шрифтом чем все остальное.
· Заключительная часть с комплиментами и пожеланиями процветания, долголетия и здоровья
· Завершающая часть с датой отправки письма, ФИО, адресом, фамилией и именем получателя письма.
5. Обращение в деловых письмах имеет следующий порядок:
· Название фирмы, должность, фамилия, имя
· Есть особенности: печать фирмы располагается на середине названия компании, а печать должностного лица на последнем знаке имени.
6. В письме не должно ощущаться никакого давления, никаких призывов к действию, как это принято в американском стиле.
7. Если вы хотите вложить в письмо файлы, обязательно упомяните их в письме: «вкладываю в письмо такой-то файл.» На большие размеры файлов требуется спросить разрешения, чем больше файл, тем строже правило.
8. Японцы —культура низкого доверия. Для того, чтобы они ответили на ваше письмо, или хотя бы заинтересовались им, нужно предоставить как можно более полную информацию: точные данные о фирме с перечислением всех должностных лиц, биографией главы фирмы, графические и текстовые материалы о выпускаемом ассортименте, особенности продукции по сравнению с продукцией конкурентов, официальные годовые отчеты, брошюры, вырезки из газет с заметками о вашей компании. И желательно на японском языке. Сделать это в электронном послании просто невозможно. Поэтому, если намерения у вас серьезные, лучше отправить письмо обычное. Так будет солидней.
9. Слов с отрицательным смыслом: кончаться, терять, проиграть, лучше избегать. Японцы считают, что такие слова, написанные на бумаге, могут материализоваться,
10. Перевод должен быть качественным и профессиональным, на хорошей бумаге, чтобы не создать неблагоприятного впечатления.
11. Особого внимания требует конверт:
· Имя адресата пишется более крупными буквами чем адрес в центре конверта. Должность пишется левее имени более мелкими буквами.
· А вот имя отправителя пишется не на лицевой стороне конверта, а на обратной и только имя без должности, что призвано подчеркнуть статус получателя.
12. Это всего лишь общие рекомендации. А сколько еще нюансов в переписке с Востоком! Господа предприниматели, не экспериментируйте. Написать письмо по-японски — целое искусство. И лучше всего обращаться к специалистам-переводчикам, имеющим дело с японским языком.
© 2017, Центр кросс культурных коммуникаций ТРИ-К
Тренинги и консультации «Как правильно выстраивать эффективные коммуникации с зарубежными партнерами»
Следите за публикациями на нашем сайте и подписывайтесь на страницу ТРИ-К в Facebook.
