Светлый зал со стеклянным потолком на последнем этаже небоскрёба или замкнутый куб без окон и дверей. Офис мечты, какой он? Несмотря на изобилие вариантов, сделать выбор непросто.
Раскрываем тонкости навигации, которые помогут найти офис, подходящий по всем параметрам.
Один на всех
Офис — отражение философии компании. Яркий тому пример — штаб-квартира Google. Сотрудники не просто работают в офисе, здесь они готовят еду, отдыхают и наслаждаются зелёной зоной. Руководители Google выбрали свободный формат, за которым потянулись и другие IT-компании. Но такой тренд не всем по нраву.
Руководители с классическим подходом ограничиваются лаконичной простотой: стол, стул, ноутбук и другие элементы первой необходимости.
Важно определиться, что нужно вашей команде.
Что нужно именно вашей команде? Определяемся с параметрами по конкретным критериям.
Критерий № 1: Удобное месторасположение
Центр города или спальный район, проходное или непроходное место, подвальная часть «хрущёвки» или зазеркалье бизнес-центра... Распишите свои пожелания от основы до мелочей, вплоть до ориентации по карте и схеме.
Не помешало бы узнать и мнение команды. Сотрудники трудятся в офисе минимум 8 часов в день, вероятно, у них тоже есть пожелания по условиям работы.
Ориентировочный список:
— станция метро ,
— не больше 20 минут пешком от метро или автобусной остановки,
— минимум 5 парковочных мест.
Выбирайте помещение недалеко от транспортных развязок, чтобы сотрудникам было проще добираться до офиса. Конечно, можно организовать маршрут по доставке людей на работу, но это дополнительные расходы. Но и они могут быть оправданы.
Выбирайте помещение недалеко от транспортных развязок.
Впрочем, каждый вариант нужно рассматривать в отдельности.
Критерий № 2: Площадь
Тот случай, когда размер имеет значение. Будет это офис-«курятник», где сотрудники толкаются локтями при наборе текста на клавиатуре, или просторное пространство для творчества и полного погружения в работу — решает каждый руководитель. Главное, не забывать, что комфорт сотрудников прямо пропорционален прибыли компании.
Помещения с минимальным количеством перегородок, на самом деле, плюс при выборе офиса. Вы можете сделать планировку, которая удобна вам и вашей команде. Конечно, потребуются дополнительные расходы и, само собой, время. Но лучше один раз заплатить, чем раз за разом тратить деньги на переезды.
Для комфортного размещения в офисе требуется не менее 5 м² на человека.
Кстати, для комфортного размещения в офисе требуется не менее 5 м² на человека.
Совет
Некоторые компании арендуют офисы большей площади, чем необходимо в данный момент. Оставляют резервное место на развитие бизнеса. Если компания не сможет расшириться — лишние квадраты можно сдать.
Критерий № 3: Офисная инфраструктура
Парковка для сотрудников, кухня, комната для отдыха, санузел, вентиляция, электрические сети... В конце концов,телефонная связь. Нужно учесть детали, которые сделают бизнес комфортным.
В идеале — когда всё работает, вентилирует, освещает и заряжает. Если же в помещении отсутствует нужная инженерия, для таких работ можно провести тендер. Это позволит получить оптимальное предложение по стоимости, качеству и срокам. Правда, важно также уточнить у собственника его отношение к сторонним подрядным организациям. Также можно попросить самого арендодателя помочь в организации работ — в дальнейшем помещение с совершенной «инфраструктурой» останется ему.
Для выполнения инженерных работ можно провести тендер.
А вот на первый взгляд неважные детали могут стать настоящим препятствием в планомерном течении офисной жизни. К примеру, никогда не задумывались, сколько неудобств может доставить неисправный санузел?
Критерий № 4: Принцип рассадки сотрудников
Многие компании зонируют офисное пространство по открытому типу. Это так называемый «опенспейс», когда в большом помещении за перегородками или соседними столами сидят специалисты разных профилей. Одним сложно сосредоточиться в открытом офисе, другие радуются коллективному единству.
Есть и кабинетный тип рассадки, когда коллектив каждого отдела обустраивается в отдельном кабинете. Можно также комбинировать схемы размещения сотрудников.
Заранее продумайте, какой отдел и где будет размещаться.
Критерий № 5: Условия договора
Некоторые компании скромно ограничиваются небольшими площадями жилфонда. Оформляют договоры аренды или субаренды, а иногда просто переселяются на условиях устного договора с владельцами.
Свободная уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра. Поэтому компании из 3-6 сотрудников часто делают выбор в пользу съёма квартиры под офис. Но есть риск обжечься.
Ещё один вариант — аренда части офиса дружественных компаний. Это удобно, но рискованно. Нужно быть готовым съехать даже через неделю. Друзья могут обидеться, разориться, сдать часть офиса на более выгодных условиях.
Важно:
— есть ли в договоре разрешение на субаренду,
— прописывать в договоре конкретные сроки аренды и условия сторон, чтобы в любой момент вас не попросили покинуть помещение,
— не нужно снимать офис у друзей, если собираетесь устанавливать дорогое оборудование. В случае конфликта слабое звено именно вы. Забрать законным путём его будет непросто.
Кстати, плата за аренду — не единственное финансовое обязательство офисного арендатора. Эксплуатационные расходы никто не отменял: водоснабжение, отопление, электричество, уборка помещений и т.д.
Один из приемлемых способов платы за эти услуги — по факту. Сколько кВт использовано, сколько раз помещение убирали, сколько цветов посадили... Подтверждающие цифры, документы позволяют контролировать эту статью расходов и находить возможности для экономии.
Цифры и документы позволяют контролировать статьи расходов.
Некоторые арендодатели включают все эти расходы в арендную плату. Вопрос о прозрачности таких перечислений открыт. Можно ненавязчиво поинтересоваться, сколько ресурсов использовано, по какому тарифу идёт расчёт и за какой период производится оплата.
Выводы
Не зацикливайтесь на одном или двух критериях. Отбрасывать варианты лишь потому, что они не подходят из-за какой-то мелочи, не стоит. Не исключено, что в предлагаемом здании есть и другие положительные стороны, и вы сможете создать условия, которые необходимы для комфортного бизнеса.
Выбор будущего офиса — только в ваших руках. Главное, чтобы каждый квадратный метр был комфортным и приносил прибыль фирме.