Советы по личной эффективности. Рассказываем, как приблизиться к идеалу и какие сервисы для этого использовать?
Возникало ли у вас когда-нибудь чувство, что в сутках слишком мало часов, и все успеть просто невозможно? Отведенного на работу времени постоянно не хватает, но и работать больше вы тоже не в состоянии.
Если это происходит, стоит задуматься о повышении личной эффективности.
Современные технологии — интернет, мобильные телефоны, социальные сети — значительно ускорили нашу жизнь. Теперь мы все должны моментально схватывать и запоминать намного больше информации, чем еще 10 лет назад. Успешность проекта во многом зависит от того, насколько быстро вы получили данные, проанализировали их и начали действовать.
Те же самые технологии создают и массу отвлекающих факторов: мобильный телефон часто звонит некстати, а соцсети затягивают и отнимают время, забивая голову лишними сведениями.
Как сосредоточиться только на нужной информации и распределить свои дела так, чтобы на все хватило времени?
Совет № 1 - Не отвечайте на телефонные звонки
Так вы сэкономите кучу времени для работы. Речь, конечно, идет не обо всех телефонных переговорах, но большую часть общения с родственниками, друзьями и партнерами лучше перевести в мессенджеры.
Когда человек звонит по телефону, лучше вежливо попросить его написать. Общение в таком формате дает сразу несколько преимуществ. Во-первых, ответить на сообщение можно в тот момент, когда это будет удобнее сделать (через минуту или десять). Во-вторых, когда человек пишет, он четче формулирует свои мысли и практически сразу переходит к делу. В-третьих, вся переписка сохраняется, что тоже немаловажно, ведь человек может что-то забыть, перепутать или по каким-то причинам утверждать, что договаривался совсем о другом.
Мессенджеры сейчас позволяют выражать свои эмоции при помощи смайликов и стикеров. А это тоже своего рода экономия времени: добавить в сообщение улыбающуюся рожицу можно гораздо быстрее, чем описывать собеседнику словами степень вашего одобрения его идеи.
Совет № 2 - Не пишите длинных текстов
Совсем отказаться от телефонных разговоров не получится. Если дело касается сложных материй и человеку нужно что-то объяснить, лучше взять телефон и позвонить ему. Писать большие тексты долго, а читать в наше время длинные разъяснения никто не любит и, скорее всего, не станет.
Совет № 3 - Планируйте дела
Вы уже заметили, что намного больше времени тратите на реализацию какого-то дела, если по забывчивости пропустили задуманное мероприятие или нарушили какие-то договоренности.
Забыли про встречу, опоздали на конференцию, не сделали важный звонок, не пришли куда-то вовремя — все это самым негативным образом влияет на вашу личную эффективность. Безусловно, необходимо пользоваться календарем, который напомнит вам о запланированном деле в нужную минуту.
Подойдет любой простейший планировщик в Google, Mail.ru и др.
Совет № 4 - Пользуйтесь CRM
Функции систем автоматизации управления проектами гораздо шире банального календаря и «напоминалки». Они позволяют значительно экономить рабочее время, эффективно управлять практически любым проектом. Некоторые позволяют даже ставить перед сотрудниками задачи, не отходя от компьютера, избавляя руководителя от необходимости звонить кому-то, рассылать по почте письма с заданиями и необходимыми файлами, созывать совещания, на которых сотрудники тратят рабочее время. Причем каждую задачу видят только те подчиненные, которые участвуют в работе над ней, то есть CRM экономит и их время тоже.
Совет № 5 - Не тратьте время на однотипные операции и платежи
Для того чтобы заплатить по кредиту, за мобильный телефон, Интернет или услуги ЖКХ, не нужно ходить в банк. Сегодня проведение однотипных транзакций можно организовать автоматически.
Настройте в онлайн-кабинете вашего банка автоплатеж и сэкономьте себе пару часов в месяц. Используйте автоматизацию в любых других сферах, где есть такая возможность. Экономьте время на создании рассылок и однотипных ответов в почте. Нет смысла тратить время на расчеты, к примеру, с водителем такси. Различные сервисы — от Uber до «Яндекс.Такси» — списывают деньги за поездку непосредственно с карточки, а вы экономите драгоценные секунды и минуты, не забивая себе голову пустяками.
Совет № 6 - Выбирайте аудиокниги и аудиоуроки
Получить полезную информацию можно не только путем чтения книг. Поставьте аудиоверсию нужной вам книги в машине или прослушайте ее в наушниках в спортзале. То же относится и к обучению. Учить английский на беговой дорожке или в автомобиле — это огромная экономия времени.
Смотреть новости в Интернете, чтобы узнать об основной повестке дня, — такая же потеря времени, как и чтение ленты в соцсетях. Многие менеджеры тратят на это изрядную долю утренних рабочих часов.
Начните свой день с прослушивания новостей по радио, наверняка найдутся радиостанция или телеканал, которые транслируют важную для вас информацию. Они введут вас в курс дела, пока вы жарите яичницу.
Совет № 7 - Не тратьте время на то, что не доставляет удовольствия
Как часто мы теряем время, попадая на мероприятия, которые нам не слишком интересны, на фильмы, качество которых оставляет желать лучшего.
С кино, конечно, проще: достаточно почитать пару-тройку отзывов тех, кто уже сходил на фильм. Но если вас все-таки угораздило попасть на плохой фильм или бесполезную встречу, не откажите себе в удовольствии вовремя встать и уйти. Так у вас останется шанс не потратить впустую остаток дня.