Любому человеку, ставшему гражданином определенной страны, уже с первых дней жизни присваивается документ, подтверждающий его личность. Сначала это свидетельство о рождении, затем паспорт и т.д. По мере взросления и вступления в свои гражданские позиции перечень документов стремительно увеличивается. При обращении в любую инстанцию, тем или иным образом касающуюся правоотношений, требуется наличие, как минимум, паспорта. Каждый важный, социально значимый этап в жизни подтверждается выдачей свидетельства, справки, аттестата, удостоверения, диплома, сертификата и т.п. А какое количество договоров подписывается отдельными личностями. У законопослушных плательщиков немало квитанций по оплате. И все это так важно и необходимо и имеет свою силу при решении спорных вопросов.
Вследствие вышеуказанного, встает вопрос о том, как же хранить документы в стенах своего жилища. При этом, в случае срочной необходимости, без лишних временных затрат найти требующуюся бумагу. А еще может возникнуть непредвиденная чрезвычайная ситуация, требующая не только эвакуации своей личности, но и всех необходимых документов. При условиях хранения нужно обратить внимание и на это.
Какие же условия предпочтительно соблюдать?
Недоступность для посторонних. Хранение надежнее всего осуществлять в сейфе. Но у людей, как правило, не всегда он имеется. Заменой вполне подойдут выдвигающиеся полки в шкафах или отделения, закрывающиеся на ключ. Главное, помнить местонахождение ключа! Если же таковых не имеется, то можно выбрать для этой цели такое место, которое меньше всего попадает в поле зрения даже для домочадцев. Особое внимание надо уделить тому, чтобы выбранное хранилище было абсолютно недоступным для маленьких детей, иначе придется дорого заплатить или потратить уйму времени на восстановление или подтверждение документов.
Безопасность хранения. Особенно важно, чтобы то место, где находятся «ценные» бумаги, было вполне безопасным. Принять во внимание нужно возможность затопления со стороны соседей, протекания вследствие обильных атмосферных осадков, возгорания от бытовых приборов и пр. Лучше заранее предвидеть всевозможные экстремальные ситуации и учесть их.
Компактность. Не нужно распределять документы по разным комнатам, в соответствии с принадлежностью конкретному члену семьи. Все документы, независимо от количества домочадцев, необходимо хранить в одном месте. В этом случае, при возникновении чрезвычайной ситуации (пожар, наводнение, землетрясение), не составит труда разом забрать их из дома. Это сократит также и временные потери при срочной необходимости, а также сбережет нервную систему. Порой, в поиске нужной бумаги и невозможностью найти ее, мы срываемся на своих близких. А ведь этого можно избежать!
Классификация (сортировка) документов. Все документы можно рассортировать по содержанию. Для этого нужно просто завести файловую папку, занимающую достаточно небольшое пространство. Подойдет она для всех видов бумаг. Если документов достаточно много, то лучше взять не одну папку. К примеру, отдельно для договоров, отдельно для платежных квитанций по коммунальным услугам, отдельно для рабочих бумаг. Все зависит от того, какой объем нужно хранить. Каждой из папок присваивается индивидуальное название, отражающее все ее содержимое. Далее надо выделить разделы. Возьмем, например, те же самые коммунальные услуги: несколько файловых страничек выделяется для квитанций по оплате электроэнергии, следующие – по оплате газа, воды, отопления и т.д. Весьма удобно и просто в исполнении. Папку с договорами, справками и пр. разделить по сферам: банк, работа, учебное заведение, медицинское учреждение. Очень правильно также хранить отдельно все гарантийные талоны и инструкции к бытовой технике, электроприборам. Распределению в файловые странички подлежат, естественно, только бумаги. Что же касается документов с более плотными переплетами, таких, как паспорта, дипломы, свидетельства о рождении и др., то им лучше предоставить обособленное хранилище. Для этого сгодится более прочная папка – с кожаным переплетом и на молнии или что-то в этом же роде.
Конечно же, можно следовать вышеуказанным советам и считать, что все хранимые документы останутся в целостности и сохранности на протяжении довольно длительного времени. Это будет именно так, если постоянно поддерживать установленный порядок. Чаще всего, бывает так, что к первоначальной безупречности вернуться тяжело. Сначала вытаскивается одна бумага, затем другая и еще несколько, но на свое место они уже не возвращаются. Поэтому, не нужно лениться и помнить, что дисциплина, даже при обращении с документами должна соблюдаться. Ведь это нужно не каким-либо посторонним людям, а нам самим.
И еще один совет: по мере истечения срока действия документа, во избежание накопления огромной кипы, лучше избавиться от него.
Copyright © 2017 Все права защищены. Копирование материалов сайта без указания источника - запрещается.