Алексей Колоколов
Как заставить цифры говорить? Визуализация позволяет сделать корпоративные отчеты понятными и выразительными.
Язык сухих цифр очень эффективен в вопросах финансового анализа, где все правила четко формализованы. Если же брать шире корпоративный менеджмент, то принципы построения и анализа управленческой отчетности не регламентированы, и в каждой компании это делается по-своему. Соответственно, принятие решений зависит и от субъективного восприятия информации. Другими словами, «продать» свою идею удается тому менеджеру, который ее лучше «упакует». А если идея описана в цифрах, то правильно упаковывать нужно эти цифры.
Готовили ли вы когда-нибудь аналитический отчет, бизнес-план, проект развития с подробными расчетами, таблицами, графиками? Оказывались ли в ситуации, когда ваша аудитория (шеф, партнеры или подчиненные) так и не вникли в смысл этих цифр, и, принимая решения, не опирались на вашу аналитику? Я был в таком положении, равно как и в обратном, когда мне показывали массу таблиц, не содержащих ответов на нужные мне вопросы.
В чем же корень этой проблемы? Во многом он заключается в специфике визуального восприятия двумя ключевыми участниками процесса:
- Руководитель. Ему зачастую нужны ответы на вопросы «что делать» и «что будет, если…», а детализация только при необходимости. Многие бизнесмены являются визуалами по восприятию и хотят получать наглядные ответы (если только их профильное образование не финансовое).
- Аналитик. Подготовкой отчетов занимаются экономисты, привыкшие работать с большими таблицами, у них на это «глаз наметан». И когда данные пропускаешь через себя, выводы уже кажутся очевидными, не требующими объяснения. Хотя на самом деле без пояснений такие отчеты не помогают принять верное решение.
Решение этой проблемы заключается в двух аспектах. Во-первых, это аналитику стараться мыслить как руководитель, а во-вторых, использовать приемы, облегчающие восприятие информации. Я хочу показать на трех примерах, как визуализация цифр помогала достичь общего понимания между коллегами и партнерами, и в итоге продать нужную идею.
1. Мозговой штурм
Начнем с примера на простых данных: мы с коллегами решали, как повысить продажи и провели мозговой штурм. Отобранные идеи договорились заочно оценить по двум критериям: сложность реализации и ожидаемый эффект. В итоге получилась такая таблица:
Вроде бы ничего сложного, и троим участникам штурма было понятно, какие два варианта надо брать в работу. Но только на это решение нужно было получить формальное согласование еще десяти человек, которым, по существу, было все равно. Нашей аудитории в таком виде цифры ничего не говорили – надо баллы складывать или брать среднее, что хорошо и что плохо. При этом нам надо было продемонстрировать, что работа проведена, решение оцифровано и объективно принято. Для этого я расставил акценты: для цифр – светофор и заливку для идей-финалистов. Вот что получилось:
- Лучший вариант выделен зеленым – он дает наибольший эффект при средних трудозатратах на реализацию;
- Два первых варианта в списке – желтым, на них стоит обратить внимание, так как они просты в выполнении, и тоже дают, хоть небольшой, но результат;
- Последний вариант выделен тоже желтым – он имеет максимальные трудозатраты, но тоже может дать хороший эффект.
Все остальные идеи отклонили, потому что при высокой сложности они дают малый эффект. Обратите внимание, что они специально никак не выделены: на них не стоит отвлекаться. Справа пример типичной ошибки, когда раскрашивают все подряд и используют шаблонные цвета. В результате картинку с результатами я вставил в тело письма, а детали расчета приложил в Excel.
