Дмитрий Грачев
Новая методика тайм-менеджмента, которая меня действительно зацепила.
В статье я кратко расскажу о том, почему часто не работают существующие подходы к организации дел и как их не погрязнуть в бесконечных списках дел с помощью простой и оригинальной методики
В прошлый раз мы рассмотрели особенности работы мозга при выполнении различных задач, три причины почему мы ничего не успеваем и что с этим делать. Сегодня продолжим разговаривать о том, почему ничего не успеваем и что с этим делать.
Четыре категории дел
Все дела, которые мы выполняем можно разделить на 4 категории: важные срочные, не важные срочные, важные и не срочные, не важные и не срочные.
Наиболее комфортный режим работы в квадрате B, где дела важные, но не срочные. Это текущая работа, а также планирование дел, развитие и все, что приближает к достижению цели.
Если какие-то дела мы запустили, то они переходят в квадрат А.
В квадрате А все срочные и горящие дела, нужно бросать все и начинать тушить пожар. Когда мы пишем реферат или готовимся к экзамену в последнюю ночь – мы в этом квадрате. Тоже самое, когда пишем отчет в последний день или делаем презентацию к выступлению.
Когда пожар потушен, ощущаешь прилив сил и различные эмоции – радость, гордость, воодушевление, но потом нужен обязательно отдых. Долго работать в таком режиме нельзя.
Квадрат С – срочные и не важные дела. Это незапланированные задачи, кто-то о чем-то попросил или начальник подбросил срочную работу. В основном это рутина, которая никак не приближает нас к цели.
Квадрат D – не важное и не срочное. Как правило, абсолютно бессмысленная трата времени на просмотр телевизора, общение в социальной сети (если только вы не SMM специалист), бесцельный интернет-серфинг в поисках чего-то интересного, просмотр мемов. Здесь же ваши обещания кому-то помочь, которые не принесут какой-то выгоды, не способствуют профессиональному развитию и достижению целей.
Как уже сказано в прошлой статье, всю рутину (квадрат С) необходимо автоматизировать. Борьбе с рутиной будет посвящена отдельная статья, подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить.
Дела квадрата D можно смело отправлять в мусор. Некоторые виды деятельности полезны, например, многие компьютерные игры, особенно пошаговые стратегии, развивают скорость реакции, мышлении, периферическое зрение. Все хорошо в меру.
Основное внимание нужно уделять квадрату B и не допускать перехода дел в квадрат А.
Все это хорошо в теории, но практика показывает, что такой подход работает не всегда. Человек устроен так, что если на написание статьи есть 3 дня, то автор сядет ее писать в последний день.
Два способа реагировать на события
Ранжирование дел важности и срочности работает плохо. Мы постоянно себя загоняем в квадрат А, так уж мы устроены.
Дела возникают из-за того, что мы кому-то что-то пообещали. Руководству, коллегам, друзьям, семье, родителям. Просьбы, задания и поручения от них поступают хаотично и очень важное как вы на них реагируете.
Представьте, что есть два человека – Леша и Дима. Саша хочет удовлетворить каждого и реагирует на все просьбы незамедлительно. В результате у него масса незавершенных дел, так как он бросает все свои дела и старается помочь как можно быстрее. Леша становится заложником событий, они возникают случайно и значит жизнь Леши носит случайный характер.
Дима ставит все входящие события в очередь. Он не проверяет почту через каждые 15 минут и не отвечает на письмо сразу при его поступлении, все просьбы ставит в очередь. Так как он контролирует события, у него достаточно времени сделать работу качественно и обслужить больше клиентов. Дима подчиняет случайные события себе.
Это самый разумный подход, будь как Дима.
Три степени срочности
Как навести порядок в квадрате B так, чтобы успевать все важные дела, и они не переползали в квадрат B.
Все поступающие дела можно разделить на три категории: сейчас, сегодня, завтра.
Сейчас – это все бросил и побежал. Стоит избегать приоритета «сейчас».
Сегодня – задача будет сделана в день обращения, но только того, как завершен основной список дел.
Завтра – задача будет сделана на следующий день. Это наилучший вариант, так как завтра имеет большое преимущество – его можно планировать.
Этот принцип работает только если жестко придерживаться правил. Вы сделаете это завтра несмотря ни на что, не отвлекаясь, иначе делайте сегодня.
Главный секрет Димы
Главный секрет прост:
что можно сделать завтра – делай завтра.
Помочь этому могут закрытые списки.
При планировании дел на завтра придерживайтесь следующих правил:
1) Напишите три дела, которые дадут Вам наибольший результат
2) Напишите горящие дела, которые нужно выполнить завтра и просроченные дела
3) Проведите внизу жирную черту, в этот список больше ничего добавлять нельзя
На следующий день в первую очередь выполняйте дела, которые написаны выше черты.
Представьте, что это список покупок в магазине. Это закрытый список, он помогает купить то, что нужно, и потратить минимум времени на посещение магазина.
Когда поступают дела с приоритетом «сегодня», то пишите их под чертой и делайте их после того, как дела над чертой выполнены.
Когда поступают дела с приоритетом «завтра» пишите их на следующий день над чертой и выполняйте в первую очередь.
Порядок выполнения дел, как правило, не имеет значение. Главное выполнить все дела в списке.
Система «Сделай завтра» это навык, который требует практики. Начните завтра =)