Почему некоторые люди преуспевают, а другие - нет? Умение управлять своим временем - среди главных причин. Лу Герстнер (Lou Gerstner), бывший генеральный директор IBM, утверждает: «Никому не позволяйте управлять вашим расписанием». Быть хозяином своего времени - один из лучших способов эффективной работы в деловом мире. Конечно, время от времени возникают неожиданности и наши планы ломаются. Но несколько советов, о которых мы расскажем ниже, помогут управлять своим временем максимально эффективно.
1. Не работайте в режиме многозадачности. Используйте принцип временных блоков.
Ученые провели ряд исследований и доказали, что мультизадачность (то есть наша способность одновременно и с успехом заниматься совершенно разными делами) – это миф. Человеческий мозг просто на это неспособен, и, если вы делаете несколько дел одновременно, – это неэффективный путь. Это путь к стрессу и потери времени впустую.
В ходе исследований, проведенных Microsoft Research (http://erichorvitz.com/taskdiary.pdf), был выявлен интересный факт: чтобы вернуться к какому-то серьезному заданию после того, как вы ненадолго отвлеклись, в среднем требуется 15 минут. Только представьте эту картину: вы делаете какой-то важный аналитический отчёт, полностью на нем сосредоточены, но раздается телефонный звонок. Вы берете трубку, разговариваете пару минут и, закончив беседу, возвращаетесь к отчёту. Чтобы опять войти в рабочую колею и снова полностью сконцентрироваться, необходимо 15 минут. Вы продолжаете работу и тут какой-то новый отвлекающий фактор, например, подчиненный зашел решить какой-то вопрос… И все это может повторяться многократно.
Как быть? Сгруппируйте похожие задачи, затем фиксируйте время и фокусируйтесь на одном типе задач. Например, с 16:00 до 17:00 - время для проверки электронной почты, а с 17:00 до 18:00 – для написания текстов в блог.
Другая стратегия, которую стоит попробовать, - использовать временные блоки. Когда вы проводите встречи вне офиса, создайте для этого временной блок, например, два дня в неделю, и встречайтесь с людьми только в течение этого временного блока. Если что-то не запланировано и не помещено в блок, не делайте этого. Чтобы сделать временные блоки более эффективными, используйте календари, в которых блоки можно выделять различными цветами. Визуализация всегда повышает доступность информации и эффективность.
Это расписание скорее всего будет меняться в течение года. Но лучше иметь план, который меняется, чем не иметь вообще никакого плана. Например, если вы запускаете стартап, вы должны распределить время для исследования аудитории и поиска сотрудников. В следующем году вам придется заменить эти блоки другими, например, выделенными на маркетинг, рост бизнеса и обслуживание клиентов.
2. Придерживайтесь расписания и записывайте свои мысли, тезисы бесед, а также ведите дневник активности за неделю.
Эксперты журнала Enterprener Джо Мэтьюз (Joe Mathews), Дон Деболт (Don Debolt) и Деб Персиваль (Deb Percival) советуют: «Это поможет вам понять, сколько вы можете сделать в течение дня, и куда утекают драгоценные секунды. Так вы увидите, сколько на самом деле потрачено времени на достижение нужного результата и сколько времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия».
3. Предусмотрите дополнительное время на выполнение задач.
Вы пропустили пару важных дедлайнов, потому что вы разрываетесь между разными проектами? Вероятно потому, что вы не включили дополнительное время в свое расписание. «Временной буфер» выглядит примерно так: вы только что нашли нового клиента, который устанавливает вам сроки сдачи проекта. Вместо того, чтобы точно следовать этому дедлайну, вы создаете свой собственный – на день или два раньше. Это время и является дополнительным.
Почему это так важно? Если происходит форс-мажор, всегда остается пара дней, чтобы вовремя завершить проект и не подвести клиента.
4. Включайте в список дел отдых и относитесь к нему серьезно.
Обязательно включайте в свое расписание время на спорт, отдых, прогулки. Не относитесь к этому времени пренебрежительно. Отдых, пусть даже короткий, – такая же важная составляющая успеха, как и работа. Так вы будете чувствовать себя лучше, и сможете быть активнее и эффективнее.
5. Определите время для разных типов делового общения.
Например, 30 минут - на встречи и 10 минут - на звонки. 10-минутного телефонного звонка с потенциальным клиентом более чем достаточно, чтобы понять, будете ли вы работать. Еще лучше - использовать Skype или другие программы, позволяющие видеть собеседника.
Если вы работаете с командой удаленно, можно проводить виртуальные совещания через специализированные программы. Несколько примеров виртуальных встреч и их тайминга:
Встреча вне офиса – 45 минут: 15 минут, чтобы добраться, и 30 минут - на проведение встречи за чашечкой кофе.
Совещание с персоналом – 30 минут.
Повестка дня с коллегами в офисе – 30 минут.
Для руководителя стартапа – 15-минутная ежедневная встреча-презентация.
Встречи и собрания тоже лучше группировать. Если какая-то встреча требует больше времени, можно спланировать её соответствующим образом.
Но не стоит забывать, что сделать абсолютно всё - невозможно. «Если вы выполняете 80 % задуманного – это хороший результат», - говорят Мэтьюз (Mathews), Деболт (Debolt) и Персиваль (Percival).
Оригинал статьи: https://www.entrepreneur.com/article/302359 (“Managing Your Schedule Like a Boss: Tips the Experts Never Tell You).
Узнать больше на наших страницах в соц сетях: Facebook, VKontakte, Instagram.