Как правило, цели внедрения документооборота в разных проектных и строительных компаниях похожи. Нужно контролировать большой объём информации, которая создаётся в процессе проектирования. Создаются новые чертежи, обновляются старые, приходят исходные данные, идёт обмен информацией с заказчиком. Поэтому первая цель внедрения системы документооборота – упростить доступ к актуальной информации. Этим основным функционалом обладают все системы управления проектными данными - это то, для чего они создавались, и то, что вскегда есть в «коробочной» версии. Но движения документов - это бизнес-процессы, и организация этих процессов в системе – тоже должна являться целью внедрения. И поскольку процессы в разных компаниях отличаются, то и внедрение каждый раз по-своему уникально.
Большая часть процессов стандартна и требует минимальной настройки. Простой пример такого процесса – разработка чертежа. Исполнитель получает исходные данные, разрабатывает чертёж, согласует его у определённых сотрудников и отчитывается постановщику о выполнении. У процесса получения корреспонденции может быть больше вариантов: от кого пришло письмо, какая информация в нём содержится - всё это может повлиять на то, какой процесс будет запущен в результате. Другой пример – процесс выпуска чертежей. Как правило, объединяет выпуск электронного и бумажного документа, а также отправку его в архив, поэтому может отличаться даже в очень похожих компаниях. Тем не менее реализация этих процессов заложена в каждой системе управления проектными данными.
Сложнее оказывается реализация тех задач, которые требуются не во всех компаниях, или сложно формализуемы. Наиболее частая из таких задач – показать процент выполнения (по всему проекту, либо по конкретной задаче). Сложность такой задачи заключается в том, что невозможно формально определить, сколько работы выполнено, и сколько ещё предстоит сделать. Как правило, есть несколько вариантов приблизительно посчитать необходимое значение, и в ходе внедрения выбрать наиболее подходящий. Так, например, для того, чтобы оценить процент выполнения, можно задать для всех типов задач нормативное время и считать отношение прошедшего времени к нормативу.
Последний тип задач появляется достаточно редко, но и наиболее тяжело реализуем. Это задачи, для решения которых нет подходящих функций системы документооборота. Чаще всего именно такие задачи определяют выбор компании в пользу той или иной системы, но иногда такая задача «осознается», когда система уже выбрана, куплена, и началось внедрение.
