Отдельным работникам компании может перечисляться или выдаваться из кассы не только вознаграждение, но и средства для покупки каких-либо материалов, получения услуг и так далее. Такие сотрудники обязаны по ним отчитываться. Пока авансовый отчет не сдан, средства считаются задолженностью, а значит, работник должен компании. Аналогичная ситуация может возникнуть и, если работник внес свои средства, приобрел необходимые товары или услуги, и теперь организация должна возместить ему эти расходы. В результате на счете 71, где отражается движение расчетов с подотчетными лицами, могут возникать остатки, которые следует внести в решение 1С Бухгалтерия перед началом его эксплуатации.
Данная процедура в программе выполняется с помощью специального встроенного помощника. Рекомендуется одной операцией производить ввод остатков по всем счетам одного раздела. В случае с подотчетными лицами следует один документ формировать для внесения данных об остатках на счете 71.01 и 71.21, то есть для отражения сведений о состоянии расчетов в рублях и иностранной валюте.
Чтобы в будущем в 1С Бухгалтерии учет велся корректно, перед тем как запускать встроенного помощника, следует проверить правильность установленной даты. Если она находится в периоде до начала ведения учета, то можно смело вносить необходимые сведения. Процесс заполнения документа в 1С Бухгалтерии 8.3 выполняется стандартно, как и для других счетов:
- Запускается сама процедура, и указывается, что остатки требуется ввести по счету 71.
- Далее необходимо в таблице, содержащейся в документе, установить номер счета для ввода данных (в описываемом случае 71), субсчета, поскольку остатки в рублях и валюте отражаются на разных субсчетах.
- Определить подотчетное лицо, по которому зафиксирован остаток (задолженность сотрудника организации или наоборот).
- Если работник должен организации, то сумму следует указывать в колонке «Остаток по дебету». В ситуации, когда организация должна работнику, остаток следует вносить по кредиту счета.
- При введении остатков в валюте обязательно необходимо указывать ее наименование. Это позволит в последующем осуществлять корректный пересчет задолженности в рубли для отражения в отчетности.
- По завершении всех действий документ необходимо провести, чтобы зафиксировать изменения в базе данных.
При необходимости в документ можно внести изменения.