Как сделать так, чтобы порядка в бумагах стало больше, а головной боли по поводу беспорядка – меньше?
Наведение порядка определяется номенклатурой дел. Номенклатура дел – это правила распределения и хранения документов.
Виды номенклатур:
1. Типовая номенклатура
Разрабатывается государственными органами для однотипных организаций, которые стоят, например, во главе отраслей. Это нормативный документ.
2. Примерная номенклатура
Создается для дочерних организаций, филиалов, обособленных подразделений. Носит рекомендательный характер.
3. Индивидуальная номенклатура
Составляется для конкретных организаций на основе типовых и примерных номенклатур.
О том, какой должна быть последовательность дел, расположение заголовков документов, что писать в примечаниях, читайте в статье «Номенклатура дел: правила составления».
Также рекомендуем изучить статью, которая посвящена сдаче документов в архив организации.
Прежде, чем отправить документы в архив, необходимо провести экспертизу ценности, составить опись.
Описи делаются отдельно на дела: постоянного хранения, временного, более 10 лет, на дела по личному составу и на дела, имеющие отношение только к данной организации.
Сроки хранения бумажных и электронных документов идентичны.
Документы постоянного и временного хранения передаются в архив не раньше, чем через год после их завершения, и не позже, чем через три года.
О текущем хранении документов читайте в статье «Текущее хранение документов: порядок формирования дел».
Рекомендуется:
- помещать вместе все документы, касающиеся одного вопроса,
- складывать приложения вместе с основными документами,
- складывать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел,
- группировать в отдельные дела документы с разными сроками хранения.
Напоминаем, что вы всегда можете задать вопросы на форуме БУХ.1С. А если вам захочется поделить своим опытом, эмоциями, место встречи – там же.