Довольно часто, проводя аудит информационной системы (далее ИС), сталкиваешься с её ограниченным использованием. Причем зачастую речь не идет о каких-то сложных и навороченных механизмах. Эффективность системы резко снижается, если не обращать внимание на детали.
В большинстве случаев информационная система внедрена как учетная: из нее сотрудником извлекаются данные и анализируется, на основании анализа принимаются те или иные решения. Чем этот подход плох? А тем, что вы зависите от конкретного сотрудника, времени когда он сделает анализ и насколько качественно.
К сожалению, многие руководители даже не догадываются, что существует другой подход, позволяющий создать событийную модель поведения системы.
Событийная модель позволяет предоставлять пользователю уже обработанные данные, как правило в виде распоряжений, не требующие вывода дополнительных отчетов.
Самые простые примеры из жизни, которые не зависят от поведения пользователей и не требуют вывода предварительной информации в виде отчетов:
- Просрочен договор, или подходит срок его продления - система должна сама сообщить нужным пользователям о появлении задачи по продлению или переводе его в другой статус
- Просрочены товарные резервы - нет необходимости выискивать заказы по которым резерв просрочен, система сама снимет резервы (например, только по тем заказа, по которым не пришла оплата) или сообщит о наличии таких заказов
- Отдел закупки изменил дату поступления товаров на склад - система сообщит менеджерам по продажам об этом, и только тем, кто разместил резервы в этом заказе поставщику
- Автоматически загружен заказ - сообщит ответственным сотрудникам
- Подходит срок оплаты заказа - напомните клиентам и менеджеру по продажам
- Есть просроченная дебиторка - отошлите напоминания клиентам с соответствующим текстом письма
7 фишек, которые позволят качественно улучшить отдачу от 1С
1. Роботизируйте контрольные функции, которые выполняет конкретный сотрудник
2. Роботизируйте взаимодействие с клиентами
3. Роботизируйте взаимодействие с поставщиками
4. Внедрите электронный документооборот
5. Сделайте рабочий стол сотрудника, в котором будет собрана вся нужная для него информация
6. Обеспечьте автозаполнение реквизитов документов в зависимости от содержания элементов справочников
7. Роботизируйте проверку корректности заполнения документов
