Вы решили открыть своё дело или у вас уже есть работающая фирма и стоит вопрос, где принимать клиентов, а также как контролировать рабочий процесс? Вы открываете офис и занимаетесь съемом помещения, сталкиваясь с рядом вопросов.
Во-первых, сколько метров рабочего пространства, необходимо на каждого сотрудника? По законодательству, необходимо 6м2(5,65м2), а если есть сотрудник с коляской, то 7-8м2, но редко кто делает столько места на одного сотрудника. Обычно договариваются с охраной труда и прикрывают глаза на небольшие отклонения от этих требований.
Второе – каким будет пространство офиса: открытое, с перегородками или кабинетного типа, для удобства переговоров со значимыми клиентами.
Выбирая между этими тремя типами распределения пространства необходимо ориентироваться на специфику работу фирмы, наплыв клиентов, само количество сотрудников офиса, а также комфорт пребывания в нём.
Кабинетная система предполагает работу в команде, когда сотрудники одного отдела трудятся вместе и взаимодействуют для эффективной работы. Также отдельные помещения хороши, когда в компании много разных отделов и имеется производство.
Открытые пространства обычно используют колл-центры, туристические компании, менеджеры по продажам, дизайнеры и специалисты технической поддержки, для эффективного взаимодействия. В этом случае уменьшаются издержки на электричество, кондиционер и уборку.
Комбинированным типом или помещение с перегородками используют в остальных случаях, потому что есть возможность перепланировок и перестановок в помещении, а также есть частичная звукоизоляция, по сравнению с открытым типом.
Также необходимо продумать в офисе входную группу, переговорную и кабинет руководства. «Театр начинается с вешалки, а офис с секретарши» - так гласит народная мудрость.
Если нет столовой в офисном здании, необходимо обеспечить офис минимальной кухней: микроволновка, холодильник и вода из крана, а это тоже дополнительное помещение, за которое платится арендная плата, как и за туалет, который может стоять в офисе или на этаже.
Если вы хотите сэкономить на офисе, то сейчас многие переходят на аутсорсинг и набор сотрудников во фрилансе, потому что платить зарплату за чистое просиживание в офисе не рационально, ведь эти расходы можно как раз вложить в развитие, а не в убыток.
Не секрет, что многие сотрудники по большому счёту сидя на окладе в офисе, тратят на работу по наблюдениям не более 2-3 часов рабочего времени, остальное время тратится: на разговоры, обед, перекусы и просмотры сайтов с «няшками и приколами».
Также, существуют офисы с переговорными на определенное время или «почасовку», которое можно использовать для переговоров и создания имиджа рабочей, и на плаву компании.
Не забываем, что если есть офисы и отделения в других городах, то их необходимо зарегистрировать в налоговой, ПФ и ФСС по месту пребывания, а это дополнительная статья расходов.
Прежде, чем открыть офис, я бы несколько раз взвесил все варианты и затраты, на его открытие и выбрал бы всё же самый бюджетный вариант – «понты» уже не так играют роль, особенно в условиях кризиса. А помимо этого рассчитал подушку безопасности и затраты, чтобы не было «мучительно больно» за потраченное время, деньги и энергию. Удачи!