Законный отпуск иной раз напоминает удаленную работу: вместо того чтобы восстанавливать пошатнувшееся здоровье и утраченные силы, отдыхающий решает рабочие вопросы по телефону, звонит коллегам и контрагентам. Как этого избежать, сейчас расскажем.
Со всеми договоритесь
В каждой организации составляется график отпусков, где каждый работник указывает удобный для своего отдыха период. Чтобы это время прошло с пользой для вас, а не для вашего работодателя, важно подготовиться к этому периоду заранее. Начинайте недели за две до начала «каникул»:
- Сделайте все срочные задачи, а долгосрочные «законсервируйте» до того времени, когда вновь приступите к работе.
- Если есть проекты, требующие согласования, хождения по инстанциям, запускайте их за 2-3 дня до отпуска. Пока вы будете отдыхать, документы будут рассматриваться согласующими лицами.
- Если есть задачи для подрядчиков, внятно сформулируйте их и поставьте в срок исполнения дату окончания вашего отпуска. Таким образом, у них будет достаточно времени для решения, а вам будет, чем заняться, как только вы снова появитесь на работе.
- Правило «Пустой инбокс» гласит: ответьте на все письма, сделайте все необходимые звонки. Тот же самый принцип применим и в отношении вашего рабочего стола: все документы, все важные бумаги не должны дожидаться вашего выхода из отпуска. Они должны быть подписаны, утверждены или отправлены на согласование.
- Отключите оповещения в рабочих чатах. Создайте позитивный автоматический ответ для электронной почты. К примеру, «Здравствуйте! С 15 мая по 5 июня я нахожусь в отпуске. По всем интересующим вас вопросам можно обратиться к Игорю».
- Если сложилось так, что многие ключевые процессы в фирме завязаны именно на вас, договоритесь о времени, когда можно выйти на связь. Составьте график и разошлите всем заинтересованным лицам. Тогда вам нужно будет не каждый день решать рабочие вопросы, а всего-то 3-4 раза за время отпуска.
Делегируйте правильно!
Многие отпускники на время отпуска делегируют свои полномочия коллегам. И отдыхая где-нибудь на курорте, едва ли не ежедневно проверяют их выполнение. Чтобы этого избежать, делегируйте правильно: перекладывайте на сотрудника не только процесс, но и ответственность за него. Лучше зафиксировать эту «передачу власти» на бумаге и подписать у руководителя. Тогда вашему коллеге будет не все равно, как выполнять ваши обязанности (а такое бывает часто). Он будет осознавать ответственность и понимать, что за ненадлежащее выполнение задачи грозит суровое наказание.
Можно разбить задачу на этапы и обозначить сроки их завершения. В этом случае ваш товарищ будет звонить вам не ежедневно, а только по завершении очередного этапа.