В ходе работы у нас накапливается огромное количество информации. Быстрый доступ к этой информации очень важен, потому что иначе вы тормозите.
Информация накапливается в файлах: excel, word, power point. Эти файлы создаются всеми сотрудниками вашего подразделения. Если в вопросе организации файлов нет ясной единой методологии.
То файлы будут в хаосе.
Вы не сможете поднять исторические данные, если они понадобятся.
Вы не сможете просто и без проблем дать исходные данные новому человеку.
Безопасность вашей информации полностью будут зависеть от конкретных людей, стоит им заболеть или уволиться – и привет.
Поэтому необходимо
1. Иметь методологию каталогизации информации (принцип, по которому вы формируете свои папки) и строго следовать ей. Тогда у вас не будут ломаться связи из-за того, что кто-то что-то переместил.
2. Кодировать в названии файлов их тему и путь размещения. Иметь методологию составления имен файлов.
3. Ненужные черновики и варианты нужно удалять или дисциплинированно складывать в архив.
4. Все материалы хранить на сетевом диске и наложить запрет на работу на локальных дисках.
5. Откажитесь от прямых ссылок между файлами и работайте с базами данных и сводными таблицами.
6. Внедрите систему единой справочной информации: используйте везде единые справочники метаданных.
7. Напишите об этом всем короткую методичку.
Наведение порядка в ваших файлах тянет на неплохой проект для молодого специалиста. Здесь можно отработать вполне завершенный проектный цикл. И на этом упражнении молодой специалист разберется в устройстве отдела и его функциях.