Многозадачность — миф. Время — золото. Как AI-ассистент поможет с этим разобраться?
В среднем, офисный работник получает 121 e-mail в день. Вице-президент по коммуникациям компании Acronis Екатерина Турцева однажды за неполный месяц получила 6863 письма, из них 590 — в выходные. Даже самое простое письмо требует «ментальной подгрузки», при этом человеческое мышление может решать только одну задачу в секунду времени. Многозадачность — миф.
Я работаю в швейцарской инвестиционной группе Seedstars. Мы делаем масштабный конкурс для технологических стартапов на развивающихся рынках и ежегодно проводим мероприятия в более чем 80 странах. Каждый регион координируется двумя людьми, которые с марта по декабрь путешествуют и организовывают в среднем от 15 до 25 мероприятий на 100-150 человек.
Почему мне стало интересно протестировать Yva.AI
Большая часть моих задач решается, конечно, через электронные письма. От умения расставлять приоритеты в почтовом потоке зависит успешный исход как каждого отдельного мероприятия, так и всего тура в целом.
Нужно решать задачи одновременно для нескольких событий. Это работа со спонсорами, партнерами, стартапами, журналистами, инвесторами, местными организаторами.
Каждый представитель нашей команды организовывает рабочий поток по-своему: кому-то подходит Wunderlist, кому-то Trello, Google Task или блокнот с карандашом. Я выстроила собственную систему реагирования, состоящую из нескольких ручных ритуалов, позволяющих систематически «пылесосить» письма с пропущенными обещаниями и договоренностями. Однако в таком подходе все равно существует слепая зона — письма недельной и более давности.
Что я хотела получить от ассистента
Главное, что я хотела бы получить от современного виртуального помощника — фильтр по задачам, которому можно довериться. Прежде любой to-do-list сервис требовал дисциплины и временных затрат на ведение списков. Но время — золото.
Доступ к Yva
Пока не все могут получить доступ к приложению. Нужно оставить заявку и встать в очередь. Если бы не личность основателей, я бы на такое не повелась.
Но Yva — это продукт Давида Яна, основателя ABBYY, и Гэри Фоулера, американского серийного предпринимателя. В начале 2016 года Давид и Гэри запустили FIndo — компанию и одноименного персонального поискового ассистента, призванных с помощью AI повысить продуктивность. Сейчас Yva и Findo — это составляющие одного процесса, которые, на мой взгляд, имеют все шансы в будущем стать одним продуктом.
Продвижение в очереди можно ускорить, если через вашу реферальную ссылку придут другие желающие. Мое ожидание длилось 7 дней, а ссылку я разместила в рабочем Slack, в статусе Skype и в посте в Facebook.
Также сайт сервиса предлагает проверить работоспособность Yva, просто добавив ее (yva@yva.ai) в копию одного из рабочих писем. Дальше робот будет отслеживать все движения по этому письму и известит вас о приближающемся дедлайне.
Как это работает
Когда подходит ваша очередь, вы получаете письмо со ссылкой на скачку приложения (iPhone). Вы скачиваете приложение, синхронизируете его с почтой, а дальше — Yva начинает читать ваши письма, анализируя, в каких из них вас попросили либо вы пообещали что-то сделать.
Сейчас для подключения доступны Gmail, Outlook, Hotmail, Exchange, iCloud Mail, QQ Mail, YAHOO!, Aoi.Mail. Команда открыла возможность предлагать (голосовать за) сервисы, которые пользователи хотят в этом списке.
Далее на почту и в приложение приходят сводки с письмами, в которых Yva видит «призыв к действию». Ассистент собирает их в список для дальнейшего принятия решений.
Yva создает задачу, датированную днем получения письма, присваивает срок 7 дней, если более точная информация не указана в письме, и выделяет ключевую фразу, которая требует от вас действия.
Но просто взять и разобраться с задачами из почты не получится. Любое действие в письме-сводке отправит вас на отдельную страницу, где придется регистрироваться и давать доступ другому продукту компании — Findo. Связь с Yva и с текущей задачей, по которой шел процесс принятия решения, обрывается. Пока сложно сказать, в чем заключалась логика разработчиков, но сортировать задачи все же легче и удобнее через мобильное приложение.
В целом, Yva напоминает Tinder для бизнес-писем, так как у вас есть выбор: подумать об этом завтра, пропустить или отметить, что задача решена. Если это что-то срочное или важное, то в правом верхнем углу вы нажимаете на значок пожара. Make it hot, get shit done.
Оранжевый ярлык у письма означает, что время подумать еще есть, красный — пора действовать, так как сроки (по мнению Yva) поджимают.
Все письма сортируются по соответствующим категориям:
To Do (с огоньком)
Snoozed (те, про которые можно подумать до завтра)
Done (вы отметили, что сделали)
Dismissed (неопределенная категория)
Вы можете просматривать категории через мобильное приложение и менять статусы задач, если что-то изменилось.
Если тапнуть на текст письма, то Yva переходит в режим полного отображения со всей историей, позволяя написать, отправить или переслать ответ прямо из приложения.
Будьте осторожны со смайлом в центре. Большой соблазн его нажать и тут же нажать на большую кнопку Send — и отправить вместо ответа один смайл.
Что понравилось:
Конечно, самое главное — это «ум» Yva и способность без моей помощи собирать письма с потенциальными запросами и просьбами ко мне. Мне бы понадобились часы, чтобы делать это вручную;
Простота в установке и использовании. Браво разработчикам интерфейса;
История и личность основателей. Приятно быть ранним последователем крутых продуктов и команд;
Легкая и непринужденная коммуникация. В первом письме предложили небольшой шаблон для мейлов друзьям и коллегам. Один из сооснователей лично написал, что Yva скоро будет у меня.
Что не понравилось:
Непонятный переход в Findo при любом взаимодействии с Yva из почты в web и потеря связи с текущей задачей;
Yva пока понимает только английский язык;
Yva довольна молода, поэтому есть небольшие помарки в работе. Однако, так как это AI-система, прогресс в обучении будет расти с притоком аудитории;
Не хватает блока, где можно обучать Yva под себя. Например, если в письме появляется значок @ + имя, значит задача присваивается имени, а не мне.
Мой сценарий использования:
Раз в неделю. Идеально, чтобы все проверить, прежде чем уйти на выходные и составить список задач на будущую неделю.
Фото на обложке: Pixabay.com