Москвичи говорят, что мы в Питере живём по принципу "давай завтра". Может они где-то и правы, но залог спокойствия в грамотном планировании:
👉🏻 Планирование. Мы убеждены и стараемся обратить в эту веру каждого: наиболее эффективно следовать годовому плану мероприятий. В этом случае всегда можно найти самые правильные точки отсчета до каждого из них и распределить нагрузку.
👉🏻 Тема. Держите одну смысловую линию в течение года, тогда kpi ивентов будет достоверным. Помните, что ваши коллеги хотят видеть level up от мероприятия к мероприятию - смысловая линия вам поможет в этом. И неважно, что прошлое мероприятие было на природе, а следующее в стенах дворца.
👉🏻 Сезонность. Время подготовки зависит от времени года: середина лета и предновогодние дни – самые суматошные и занятые для всех, включая подрядчиков, артистов и ведущих. Букируйте основных исполнителей заранее.
👉🏻 Масштабность. Правильно оцените масштаб вашего мероприятия: количество гостей, продолжительность, технические задачи. Чётко сформулированный бриф поможет вам получить детализированную смету, а значит, и контроль над бюджетом уже на ранних стадиях.
👉🏻 Локация. Необходимо иметь в виду и примерное место проведения мероприятия: открытая площадка - учитывайте погодные условия; выездные ивенты в других городах и странах - коммуникацию с местными службами; мероприятия в исторических зданиях - закладывайте время на согласования. Помните, genius loci - 60% успеха ивента. И примерно столько же процентов от бюджета.
✌🏻 Если в вашем мероприятии участвуют сотрудники, нужно составить план подготовки.
🔹"Заразите" своей идеей коллег - сделайте их своими единомышленниками!
🔹Развейте страхи и помогите понять, что они не будут выглядеть "клоунами" (привлеките грамотную режиссёрскую группу, которая этого не допустит).
🔹С помощью обратного отсчета от даты мероприятия составьте план действий. Не допустить срыва дедлайнов, но и не делайте все сильно заранее - аппетит должен приходить во время еды.
🔹Получите на следующий день после ивента множество "спасибо, что позвали и убедили", а так же готовить ответ на главный вопрос: "а в чём мы в следующий раз будем участвовать?"
