Может ли компания использовать ваше фото без разрешения?

Любая компания периодически получает в свое распоряжение фотографии конкретных граждан — сотрудников, соискателей вакансий, клиентов. При их использовании важно не нарушить требования ГК РФ и Закона о персональных данных.

Фото на пропуск

Фото на про­пуск, по сути, раз­ме­ща­ет­ся для того, чтобы охран­ник или иной пред­ста­ви­тель ор­га­ни­за­ции мог удо­сто­ве­рить­ся, что предъ­яви­тель про­пус­ка и его вла­де­лец — одно и то же лицо. То есть с по­мо­щью фото иден­ти­фи­ци­ру­ет­ся кон­крет­ная лич­ность.

Как разъ­яс­нял Ро­с­ком­над­зор, при по­лу­че­нии фото либо при фо­то­съем­ке граж­да­ни­на для таких целей имеет место об­ра­бот­ка био­мет­ри­че­ских пер­со­наль­ных дан­ных (ПД). А это зна­чит, что у граж­да­ни­на необ­хо­ди­мо по­лу­чить пись­мен­ное со­гла­сие на об­ра­бот­ку ПД.

Справка

За отсутствие письменного согласия гражданина на обработку ПД в случаях, когда это обязательно, Роскомнадзор может оштрафоватьч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ:

•руководителя (ИП) — на 10 000—20 000 руб.;

•компанию — на 15 000—75 000 руб.

Таким образом, если у вас в компании действует пропускная система, то для получения фотографии на пропуск нужно взять согласие на обработку ПД у каждого работника. Аналогично и в ситуации, когда фото гражданина размещается, например, на пропуске в бассейн или на карте клиента фитнес-клуба.

Фото в личном деле

Прием от ра­бот­ни­ка фото для хра­не­ния в лич­ном деле не счи­та­ет­ся об­ра­бот­кой био­мет­ри­че­скихПД. Ведь кад­ро­вик не будет по фото уста­нав­ли­вать лич­ность че­ло­ве­ка, это про­сто эле­мент ан­ке­ты. Сле­до­ва­тель­но, по­лу­че­ние фото для этих целей рас­смат­ри­ва­ет­ся как об­ра­бот­ка (сбор) обыч­ных ПД, как то: пас­порт­ные дан­ные, адрес и прочее. Нужно ли по­лу­чать со­гла­сие на об­ра­бот­ку в этом слу­чае?

С одной сто­ро­ны, для об­ра­бот­ки ПД граж­да­ни­на в целях ис­пол­не­ния лю­бо­го до­го­во­ра с ним (в том числе тру­до­во­го) со­гла­сия не тре­бу­ется. Од­на­ко фо­то­гра­фии для ис­пол­не­ния тру­до­во­го до­го­во­ра, в об­щем-то, не нужны. По­это­му во из­бе­жа­ние спо­ров с про­ве­ря­ю­щи­ми лучше за­кре­пить воз­мож­ность по­лу­че­ния и хра­не­ния фото ра­бот­ни­ка для целей кад­ро­во­го учета в кол­лек­тив­ном до­го­во­ре, ПВТР или дру­гом ло­каль­ном нор­ма­тив­ном акте ор­га­ни­за­ции.

От­ме­тим также, что по­лу­чать со­гла­сие ра­бот­ни­ков на об­ра­бот­ку любых ПД необ­хо­ди­мо в тех слу­ча­ях, когда для ве­де­ния кад­ро­во­го учета при­вле­че­на сто­рон­няя ор­га­ни­за­ция.

Фотокопия паспорта

Ска­ни­ро­ва­ние (ксе­ро­ко­пи­ро­ва­ние) пас­пор­та вме­сте с фото для под­твер­жде­ния лич­но­сти при за­клю­че­нии до­го­во­ра на ока­за­ние услуг (на­при­мер, бан­ков­ских или ме­ди­цин­ских) Ро­с­ком­над­зор также не счи­та­ет об­ра­бот­кой био­мет­ри­че­ских ПД. И если вы не ис­поль­зу­е­те эти фо­то­ко­пии для дру­гих целей, по­ми­мо ис­пол­не­ния до­го­во­ра, то оформ­лять со­гла­сие кли­ен­та нет необ­хо­ди­мости.

В от­но­ше­нии копий пас­пор­тов ра­бот­ни­ков мне­ния кон­тро­ли­ру­ю­щих ве­домств рас­хо­дят­ся. Ро­струд счи­та­ет, что ра­бо­то­да­тель впра­ве хра­нить их, но толь­ко при усло­вии по­лу­че­ния от ра­бот­ни­ка пись­мен­но­го со­гла­сия на об­ра­бот­ку ПД. А про­ве­ря­ю­щие Ро­с­ком­над­зо­ра ино­гда при­зна­ют хра­не­ние копий пас­пор­тов на­ру­ше­ни­ем даже при на­ли­чии та­ко­го со­гла­сия.

При этом об­на­ро­до­ва­ние копии пас­пор­та без раз­ре­ше­ния ра­бот­ни­ка в любом слу­чае недо­пу­сти­мо. Так, суд обя­зал ком­па­нию ком­пен­си­ро­вать мо­раль­ный вред ее быв­ше­му ра­бот­ни­ку. Его фото (ксе­ро­ко­пия пас­пор­та из лич­но­го дела) было вы­ве­ше­но на про­ход­ной для того, чтобы охра­на могла от­сле­дить этого граж­да­ни­на среди по­се­ти­те­лей и не пу­стить на тер­ри­то­рию.

Фото на резюме

Фото на ан­ке­те со­ис­ка­те­ля также не ис­поль­зу­ет­ся для уста­нов­ле­ния его лич­но­сти. Од­на­ко в нашем слу­чае это не прин­ци­пи­аль­но. По­сколь­ку это еще не ваш ра­бот­ник, то во­прос стоит о праве об­ра­ба­ты­вать любые его пер­со­наль­ные дан­ные.

По мне­нию Ро­с­ком­над­зо­ра, по­лу­чать у со­ис­ка­те­ля со­гла­сие на об­ра­бот­ку ПД:

•не нужно — если он са­мо­сто­я­тель­но раз­ме­стил свое ре­зю­ме в Ин­тер­не­те либо вам его пе­ре­да­ли из кад­ро­во­го агент­ства;

•нужно — если со­ис­ка­тель сам при­слал вам свое ре­зю­ме или за­пол­нил вашу ан­ке­ту. Такое со­гла­сие оформ­ля­ет­ся на пе­ри­од рас­смот­ре­ния ан­ке­ты и при­ня­тия ра­бо­то­да­те­лем окон­ча­тель­но­го ре­ше­ния. Со­гла­сие можно вклю­чить в текст вашей ан­ке­ты.

В слу­чае от­ка­за в при­е­ме на ра­бо­ту све­де­ния, пред­став­лен­ные со­ис­ка­те­лем, долж­ны быть уни­что­же­ны в те­че­ние 30 дней. Либо вы мо­же­те хра­нить его ре­зю­ме в кад­ро­вом ре­зер­ве. Но в таком слу­чае вы долж­ны иметь со­гла­сие со­ис­ка­те­ля на об­ра­бот­ку ПД в этих целях, а сам он дол­жен быть пись­мен­но озна­ком­лен с усло­ви­я­ми ве­де­ния кад­ро­во­го ре­зер­ва в вашей ор­га­ни­за­ции.

Фото на Доске почета

Столь по­пу­ляр­ные в со­вет­ские годы Доски по­че­та се­год­ня могут стать для ра­бо­то­да­те­ля при­чи­ной про­блем. Ведь вы­ве­ши­ва­ние фо­то­гра­фии на все­об­щее обо­зре­ние неза­кон­но, это ква­ли­фи­ци­ру­ет­ся как со­об­ще­ние пер­со­наль­ных дан­ных тре­тьим лицам без со­гла­сия граж­да­ни­на. Даже если вы таким об­ра­зом хо­ти­те по­ощ­рить ра­бот­ни­ка или, к при­ме­ру, по­здра­вить его с днем рож­де­ния.

Чтобы не возникло неприятностей, необходимо:

•либо иметь письменное согласие работника на обработку ПД, в котором будет прямо отражена возможность помещения его фотографии на Доску почета (информационный стенд или что-то подобное);

•либо закрепить такую возможность в коллективном договоре, ПВТР или другом локальном нормативном акте, с которым все работники будут ознакомлены под роспись.

Если же говорить о «досках позора», которые тоже практикуются некоторыми работодателями, то здесь вопрос не только в письменном согласии на обработку персональных данных.

Если работник обратится в суд с иском о защите чести и достоинства, то вам придется доказывать, что порочащие его сведения соответствуют действительности. Ведь по закону это обязан делать тот, кто их распространил.

Так, работник ООО обнаружил свою фотографию с указанием фамилии, имени, отчества на информационном стенде на проходной. Там же была подпись «худший сотрудник». Обиженный работник подал иск в суд. Работодатель не имел письменного согласия работника на распространение его изображения, а также не смог доказать, что подпись «худший сотрудник» в отношении работника соответствовала действительности. С компании была взыскана компенсация морального вреда.Апелляционное определение Брянского облсуда от 30.01.2018 № 33-580/2018.

Фото на сайте

Если вы раз­ме­ща­е­те фото своих спе­ци­а­ли­стов на сайте (либо в пе­чат­ной про­дук­ции) в целях при­вле­че­ния вни­ма­ния к ра­бо­там (услу­гам) ком­па­нии, то нужно по­лу­чить у ра­бот­ни­ков:

•со­гла­сие на об­ра­бот­ку ПД (по­сколь­ку такие дей­ствия вы­хо­дят за рамки тру­до­во­го за­ко­но­да­тель­ства);

•со­гла­сие на ис­поль­зо­ва­ние изоб­ра­же­ния граж­да­ни­на в со­от­вет­ствии с граж­дан­ским за­ко­но­да­тель­ством. Такое со­гла­сие может вклю­чать в себя до­пол­ни­тель­ные усло­вия, на­при­мер срок и пре­де­лы ис­поль­зо­ва­ния. При­чем ра­бот­ник может ото­звать свое со­гла­сие в любой момент.

Со­гла­сие на ис­поль­зо­ва­ние изоб­ра­же­ния может быть дано и устно. Тогда его де­та­ли будут опре­де­лять­ся об­ста­нов­кой, в ко­то­рой оно предо­став­ля­лось. Так, ком­па­ния опуб­ли­ко­ва­ла фото своих ра­бот­ни­ков на сайте в ре­клам­ных целях, не по­лу­чив на это их пись­мен­но­го со­гла­сия. Один из со­труд­ни­ков после уволь­не­ния об­ра­тил­ся в суд с иском о пре­кра­ще­нии ис­поль­зо­ва­ния изоб­ра­же­ния и ком­пен­са­ции мо­раль­но­го вреда. Од­на­ко судьи ему от­ка­за­ли, уста­но­вив сле­ду­ю­щее:

•фото были по­лу­че­ны в ре­зуль­та­те от­кры­то про­ве­ден­ной ком­па­ни­ей в ра­бо­чее время фо­то­сес­сии, о цели ко­то­рой было объ­яв­ле­но за­ра­нее. Со­труд­ни­ки го­то­ви­лись, на­ря­жа­лись;

•от съе­мок можно было от­ка­зать­ся, од­на­ко граж­да­нин этого не сде­лал;

•с тре­бо­ва­ни­ем убрать фо­то­гра­фию и ин­фор­ма­цию о себе с сайта он к ком­па­нии не об­ра­щал­ся.

В любом слу­чае сле­ду­ет пом­нить, что при воз­ник­но­ве­нии спора факт ис­поль­зо­ва­ния фото до­ка­зы­ва­ет­ся самим граж­да­ни­ном, а пра­во­мер­ность ис­поль­зо­ва­ния — ра­бо­то­да­те­лем. По­это­му со­гла­сие лучше все-та­ки оформ­лять пись­мен­но.

Справка

Разрешения на публикацию фотоснимков, сделанных на торжественных мероприятиях компании (например, на корпоративе), можно не спрашивать. Главное, чтобы изображение отдельных сотрудников не было на снимках основным и чтобы на фото не было информации о частной жизни указанных лиц подп. 2 п. 1 ст. 152.1, п. 1 ст. 152.2 ГК РФ; п. 45 Постановления № 25.

Уведомляем Роскомнадзор

Во­прос об уве­дом­ле­нии Ро­с­ком­над­зо­ра от­дель­но в от­но­ше­нии фо­то­гра­фий не ре­гла­мен­ти­ро­ван, по­это­му при­ме­ня­ют­ся общие пра­ви­ла. Од­но­знач­но не нужно уве­дом­лять о на­ме­ре­нии об­ра­ба­ты­вать ПД ра­бот­ни­ков, а также кли­ен­тов и за­каз­чи­ков (если их ПД ис­поль­зу­ют­ся ис­клю­чи­тель­но для ис­пол­не­ния за­клю­чен­но­го с ними до­го­во­ра и не пе­ре­да­ют­ся тре­тьим лицам без их со­гла­сия).

Что касается ПД соискателей, то прямого освобождения от обязанности направлять уведомление в Роскомнадзор в таком случае нет. Однако суды иногда приравнивают отношения работодателей с соискателями в смысле Закона о ПД к трудовым. На этом основании делается вывод, что уведомление не направляется.

Проблемы могут возникнуть и в случае, когда вы используете электронные системы учета. При обработке ПД без использования средств автоматизации уведомлять Роскомнадзор не нужно, об этом прямо сказано в Законе. И проверяющие делают вывод: использование средств автоматизации обязывает компанию направлять такое уведомление. Суды же считают, что это непринципиально.

Так, было признано законным использование без уведомления Роскомнадзора систем «1С:Зарплата и управление персоналом» для обработки данных работников и «1С:Предприятия (магазины)» для обработки данных дистанционных покупателей — граждан. Нет нарушения и в хранении без уведомления контролирующего органа электронных резюме граждан в рамках деятельности по подбору персонала.

Справка

Если ПД просто содержатся в информационной системе или извлечены из нее, то это еще не значит, что ПД обрабатываются с использованием средств автоматизации п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687; Апелляционное определение Владимирского облсуда от 20.01.2015 № 33-139/2015.

* * *

Получая у гражданина согласие на обработку его ПД, помните, что нельзя оформить такой документ на все случаи жизни. Нужно указывать конкретную цель обработки, конкретный список обрабатываемых данных и перечень возможных действий с ними.

Понравилась статья? Ставьте лайк)

Подписывайтесь на наш канал, чтобы знать больше.