Добиться успеха в делах посредством телефонной беседы несколько сложнее, нежели в процессе личной беседы. Впечатление о собеседнике составляется практически с первых секунд разговора, и изменить его в ходе дальнейшей беседы довольно непросто. Один визави не видит другого, и всё, чем каждый из них располагает, это дикция, интонации, голос, его окраска в ту или иную минуту и четкость фраз. Немало, но ведь собеседники лишены, как минимум, двух инструментов – красноречивого взгляда и помощи жестов.
Каков же он, идеальный телефонный деловой разговор?
Подготовка к переговорам.
Даже если телефонный разговор предполагается дома, подготовка к нему необходима.
- Следует собрать как можно больше сведений об организации или потенциальном собеседнике.
- Все помехи нужно устранить: телевизор или музыкальное устройство выключаются, домашних стоит попросить перейти в другую комнату, сослуживцев – попросить не отвлекать от беседы ни под каким соусом.
- Если планируется передача информации, вся документация и/или файл в компьютере должны быть под рукой.
- Если же планируется информацию получать, под рукой должны быть блокнот и ручка.
Последние два пункта особенно важны: если человек судорожно выискивает нужную информацию или мечется в поисках ручки и бумаги, это характеризует его как человека несобранного.
Построение разговора.
- Прежде всего, следует поздороваться, представиться и озвучить цель разговора. В разговоре необходимы небольшие паузы. Собеседник должен иметь возможность переспросить, да и нелишне убедиться, что он понимает, о чем речь.
- Суть вопроса следует излагать лаконично. Достаточно 3-5 фраз.
- В конце разговора подытоживается основная мысль, просьба. При необходимости уточняется и подтверждается просьба, место встречи и т.д.
- По окончанию разговора необходимо попрощаться и поблагодарить за уделенное время.
Полезные советы.
- Никаких жаргонных слов и заведомо непонятных собеседнику терминов.
- Время беседы нужно контролировать.
- Основная тема должна проходить красной нитью.
- Собеседника не следует перебивать, но не возбраняется периодически вставлять такие слова, как «Вот как» или «да-да».
- Если собеседник явно отказывает или спорит, не стоит настаивать на своем в лоб. Лучше пойти обходными путями, на время «забыв» о предмете просьбы.
- Улыбка, хоть и невидима, но ощутима. А это достаточно мощное оружие.
Телефонный разговор – это искусство. А для того чтобы овладеть им в совершенстве, необходима практика.
Ставьте лайк, делитесь c друзьями в соц. сетях, подписывайтесь на наш канал! :-)