Финансовое ведомство разъяснило, в каких случаях не нужно удерживать НДФЛ и страховые взносы с сумм возмещения расходов, которые сотрудник с разъездным характером работы понес в служебной поездке (письмо Минфина от 08.10.2018 № 03-04-05/72198).
Если человек трудится в пути или его работа имеет разъездной характер, работодатель обязан ему возместить (ст. 168.1 ТК РФ):
- расходы на проезд;
- найм жилого помещения;
- дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства;
- другие затраты, которые работник понес с разрешения или ведома работодателя.
Величину и порядок возмещения указанных выше затрат устанавливают в трудовых или коллективных договорах, а также в локальных и нормативных актах компании.
Если произведенная выплата соответствует указанным выше критериям и ее можно подтвердить документально, она не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). При отсутствии подтверждающих документов налог удерживают в общем порядке.
Что касается страховых взносов, то их не начисляют с компенсационных выплат, если в трудовом или коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте прописали, что согласно занимаемой должности работа носит разъездной характер. Кроме того, расходы также должны быть подтверждены документально.