Как не утонуть в ежедневных делах?
Почему некоторые задачи обязательно выполнять сразу?
Как постоянно поддерживать дела в порядке Как привести дела в порядок?
Дэвид Аллен — эксперт, консультант в вопросах управление временим и личной продуктивности. Создатель популярного метода повышения личной эффективности.
Почти каждую минуту мы засыпаны текущими и новыми задачами, проектами которые неплохо бы сделать и делами которые нужно не забыть. Хаос и количество документов на рабочем столе бесконечно растет и все тяжелее быстро находить нужное. Мы стараемся удерживать эту запутанную информацию у себя в голове, что и приводит к неспособности сконцентрироваться на текущей работе. Хотим мы этого или нет, наш мозг всегда пытается разобраться с нерешенными проблемами, причем он еще будет напоминать о них самый не подходящий момент. Для того чтобы работать эффективно, мы должны освободить наш ум от всего что не связано с текущей задачи и делать одну задачу в единицу времени.
1. Организуйте рабочее пространство. Начните с простого но важного, с удобного рабочего места. Если вы работаете и дома и в офисе тогда вам надо создать два места для работы одной из которых будет главным. Да дома вам тоже нужно физическое рабочие места. Для этого вам понадобится письменный стол, лоток для входящих документов, место под digital ( цифровые технологии) устройство , ноутбука, смартфон, планшет. Сделайте так чтобы на рабочем столе не было ничего лишнего, но при этом вам было бы удобно. Все необходимые для работы должно быть доступно и это можно найти в течение 30 секунд. После того как у нас есть готовое рабочие места, можно переходить к методологии getting things done, je te de - это метод приведения дела в порядок который построен на простых идеях и понятных шагах.
2. Соберите всю информацию в накопитель входящие. Вокруг нас слишком много разных дел, договоренности и документов, о которых мы должны помнить и которые постоянно нас отвлекают. Чтобы освободить себя от ненужных данный момент информации, используйте накопители с пометкой входящие - это место которое находится за пределами вашего мозга. Ваши накопители могут быть любыми: списки дел на компьютере, электронная почта или даже лотки куда можно складывать предметы или бумаги. Но сильно не увлекайтесь разными инструментами, они не должны усложнять процесс, чем проще тем лучше. Найдите и соберите дела которые требуют каких-то решений в одном месте, все кладите в лоток, а если в ходе процесса вспоминайте какие-то обещания или нужные дела, фиксируйте их в накопитель входящие. К счастью в современном мире для этого есть множество инструментов, от электронного блокнота до крупных онлайн-сервисов. Наведите порядок на рабочем столе и на всех горизонтальных поверхностях, уберите все ненужное, разберите документы, отсчет и визитки, заметки на бумажках. Наведите порядок в ящиках, найдите то что нужно решить и положите в лоток входящие. Справочную информацию откладывайте на хранение, но каждый раз анализируйте, не требует ли она каких-то действий и актуальна ли оно вообще. Избавляйтесь от всего ненужного.
3. Обработайте и освободите накопитель входящие. Итак, перед нами накопитель с входящими делами, наша задача разобраться содержимым и освободить его. Для этого есть простые правила. Всегда начинаем с того что лежит первым, и это не зависит от важности, концентрируемся только на одной задаче, пока не решим что с ней делать, ничего не возвращаем в корзину входящие. Каждый раз переходя к очередному делу, спрашивайте себя: какое по нему следующее действие. Если действие не требуется, тогда либо можно удалить задачу, либо поместить ее в архив справочной информации. Есть еще дела которые привязаны ко времени или новые проекты, которые вы хотели бы обдумать потом, запишите их в календарь или добавьте в список когда-нибудь, может быть. Когда вы определили дальнейшее действие по текущему делу, есть три варианта. Если дело занимает меньше двух минут, сделайте его сразу и не откладывайте решение на потом, 2-минутные дела не нужно отслеживать. Если вы уже увидели что вам пришло электронное письмо, можно написать короткий ответ за 30 секунд и продолжить решение вопроса, сделайте это сразу. Делегируйте, поверьте есть люди которые могут сделать что-то гораздо лучше и быстрее вас и для этого не обязательно иметь подчиненных или запланируйте и решите задачу самостоятельно.
4. Организуйте создайте места хранения. Когда вы разбираете свои входящие накопители, вам нужно организовывать все вопросы дела и проекты. Дэвид Аллен выделяет 7 базовых категорий которыми нужно управлять.
1) Составьте полный список проектов. Проекты - это все что требует больше одного действия, это может быть как организация дня рождения, так и презентация нового продукта.
2) Создать систему хранения материалов по проекту. Например: современной CRM системы позволяют полностью управлять взаимоотношениями с клиентами и хранить в одном месте необходимую информацию по ним.
3) Видите список следующих действий, систематизируйте их понятным для себя способом чтобы можно было отслеживать и выполнять их когда появится время другие задачи могут быть запланированы как привязанное ко времени позвонить клиенту в этот четверг в 1000 зависящий от контекста когда буду за компьютером нужно решить такие то задачи или связанные с необходимыми ресурсами когда буду на машине нужно заехать в магазин.
4) Видите лист ожидания сюда записывайте дела которые вы делегировали так вы сможете отслеживать выполнение всех договоренностей.
5) Сделайте список мероприятий которые планируете посетить.
6) Создайте список когда-нибудь может быть добавляйте туда свои творческие желания новые навыки хобби путешествия.
7) Создайте систему хранения справочной информации это может быть все что угодно входящие письма контакты статьи новые технологии упрощают нашу жизнь визитки можно сразу сканировать и добавлять в контакты а информация хранится в облачных сервисах и к ней есть постоянный доступ после этого этапа у вас появится полная и комплексная система где отражены все проекты и задачи текущие и потенциальные.
5. Поддерживайте актуальность и функциональность системы. Задача системы je te de, дать вам необходимую степень свободы, чтобы вы могли чувствовать себя здесь и сейчас, когда занимаетесь делами. Для этого проверяйте содержимое системы хотя бы раз в день и поддерживайте ее в актуальном и рабочем состоянии. Во время ежедневной проверки, стоит обращать внимание сначала на календарь и задачи которые привязаны ко времени, после на список дел, которые вы можете выполнить в определенных обстоятельствах. Это поможет понять что вы ничего не упускаете из виду и выполняйте действительно необходимой задачи. Также выделите себе время, например: пару часов в конце рабочей недели, для еженедельного обзора. Так вы можете оценить прошедшую неделю и скорректировать свои планы на следующей неделе.
Итог, основная идея книги: мы берем на себя все больше дел, они копятся и уровень стресса растет, наше сознание нуждается в пространстве, тогда мы сможем полностью посвятить себя задачам, который в данный момент необходимо решить. Нет необходимости держать список дел в голове. Создайте надежно и логичную системы учета и контроля которая находится за пределами вашей головы и вы удивитесь как вырастет ваша продуктивность.