Конструктор документов от Битрикс24: Тонкая настройка

Все началось с поиска в интернете более-менее функционального и, самое важное, бесплатного конструктора договоров. Как выяснилось позже, бесплатного решения в чистом виде не существует, и в большинстве случаев, клиент платит за каждый составленный договор, что неприемлемо для повседневного документооборота.

И тут пришла идея использовать конструктор документов из Битрикс24, потому что здесь можно добиться нужного функционала, если подготовить типовые шаблоны с изменяемыми полями, на место которых система будет подставлять нужные реквизиты и другие данные. Такой шаблон можно сделать самому в Microsoft Word или любом другом офисном редакторе. А что самое главное — данный функционал входит в бесплатный тарифный план.

Битрикс24 — популярная CRM-система, которая вышла за рамки своего функционала и превратилась в настоящий комбайн. Помимо учета клиентов и продаж, здесь есть инструменты для совместной работы и планирования, конструктор сайтов и интернет-магазинов, возможность интегрировать все средства связи в один чат и многое другое. Если вы еще не работали в данном сервисе, то ссылка на регистрацию тут. Это совершенно бесплатно и не ограничено по срокам.

Ожидания были такие, что данные будут автоматически подставляться, исходя из заполненных реквизитов. На деле, все оказалось не так радужно: для ИП и для организаций существует разный набор переменных. А все предустановленные шаблоны в Битрикс24 предполагают, что обе стороны сделки — юридические лица. 

Поэтому мы решили разобраться в вопросе досконально и рассказать как сделать шаблон документа под свои нужды.

Где находится конструктор документов

Начать работу с конструктором документов можно в любом из приведенных разделов CRM:

• компания;
• контакт;
• лид;
• предложение;
• сделка;
• счет.

Для автоматической генерации документа, зайдите в нужный раздел CRM (компания, сделка и т.д.) и выберите искомый шаблон.

Как добавить свой шаблон

Новые шаблоны добавляются только в формате .docx

Заходим в меню Документ. В конце списка доступных шаблонов есть кнопка Добавить новый шаблон, нажав на которую можно посмотреть список шаблонов.

В списке шаблонов можно отредактировать имеющиеся и добавить новые, нажав на кнопку Загрузить.

После загрузки шаблона система предложит настроить его:

• изменить название шаблона;
• включить или выключить шаблон в пункте «Активность»;
• включить или выключить автоматическое добавление печати и подписи;
• настроить в каких разделах CRM будет отображаться шаблон;
• при надобности, ограничить доступ к шаблону для некоторых работников;
• выбрать нумератор, который будет использоваться для данного шаблона.

Совет: Используйте для каждого вида документов отдельный нумератор. Например, в случае с шаблонами Договора оказания услуг и Счет-фактуры нумераторы должны быть разными. А если у вас есть отдельные шаблоны Счета для ИП и Счета для ООО, то для них лучше использовать один нумератор.

Как выглядит файл шаблона

Внутри каждого шаблона есть два типа данных: обычный текст и переменные.

Каждая переменная заключена в фигурные скобки и имеет вид: {переменная}

Текст вместе с переменными можно отформатировать в редакторе по вашему усмотрению.

Полный список переменных для создания шаблонов можно найти так:

Документ > Добавить новый шаблон

В окне Список шаблонов нажимаем на шестеренку и выбираем Список полей.

Можно сказать сразу, что в приведенном списке параметров можно легко запутаться и выбрать то значение, которое подставляет не то значение, которое нужно. Для удобства тестирования мы сделали шаблон, который содержит все переменные из Списка полей.

В документе представлены переменные с их расшифровкой

Скачать данный файл вы можете здесь.

После добавления данного шаблона можно зайти в нужный раздел CRM и сгенерировать по нему тестовый документ.

Так будет выглядеть сформированный системой тестовый документ по нашему шаблону

Сравнение двух файлов (тестового документа и тестового шаблона) поможет нам в дальнейшем при выборе нужных полей в создаваемом нами шаблоне.

Создаем свой шаблон

Перед разработкой шаблона следует обратить внимание на организационно-правовую форму вашего бизнеса. Как мы говорили ранее, у индивидуальных предпринимателей и организаций разные наборы реквизитов (а соответственно и переменных).

• С помощью сравнения тестового документа и шаблона определяем по каким переменным происходит генерация ваших реквизитов;
• Создаем отдельный шаблон для каждого типа клиентов, с которыми вы работаете: физлица, индивидуальные предприниматели, организации;
• В каждый шаблон подставляем соответствующие переменные и добавляем файлы в Битрикс24.

Давайте рассмотрим данный процесс на конкретном примере. Допустим, ваша организационно-правовая форма — ООО и вы работаете с двумя типами клиентов: ИП и организациями. И тем, и другим клиентам надо выставлять счета с последовательной нумерацией, но разными наборами реквизитов.

В выставляемых индивидуальным предпринимателям счетах, в реквизитах плательщика у нас будет:

• наименование ИП;
• ИНН;
• ОГРНИП;
• фактический адрес;
• телефон.

В счетах, где в роли плательщика выступают организации, мы будем использовать такие реквизиты:

• краткое наименование организации;
• ИНН;
• КПП;
• юридический адрес;
• телефон.

Файлы шаблонов, которые получились в данном примере, можно скачать в конце данной статьи.

В итоге, для клиентов, которые представляют собой индивидуальных предпринимателей, получился такой файл.

Шаблон счета для ИП

Для сравнения, ниже приведен шаблон, где в роли плательщика выступает организация. Различия в коде мы выделили желтым.

Шаблон счета для организаций

Списки товаров и работа с изображениями

Допустим, вам необходимо перечислить в счете большое количество товарных наименований в столбик. Чтобы система автоматически вставила данные о продаваемых товарах в ваш счет, необходимо воспользоваться одним из двух способов:

• Создание простого списка с помощью параметров {PRODUCTS.BLOCK_START} и {PRODUCTS.BLOCK_END}. Данный метод работает так же для налогов и контактов. Метки начала и конца блока для налогов - {TAXES.BLOCK_START} и {TAXES.BLOCK_END}. Для контактов, соответственно - {CONTACTS.BLOCK_START} и {CONTACTS.BLOCK_END}.

Простой список товаров

• Разместить переменные в таблице. В таком случае, система будет сама добавлять новые строки, в зависимости от количества товарных наименований в счете.

Список товаров в виде таблицы

Если вы не хотите каждый раз делать скан-копию счета, то можно настроить конструктор документов таким образом, что в нужном месте будет автоматически подставляться образец вашей печати и факсимиле вашей подписи.

В шаблонах это реализовано таким образом, что в графе Подпись и Печать, должно стоять изображение необходимого размера. Для печатей — это обычно круг, диаметром 40 мм. Размер подписи зависит целиком и полностью от размашистости вашего почерка.

После того, как мы расставили картинки в нужных местах, надо прописать в свойствах картинки соотвествующую переменную.

• В Microsoft Word это делается в поле Замещающий текст. Найти этот раздел можно, нажав правой кнопкой мыши на картинке. В меню выбираем Формат рисунка и находим раздел Замещающий текст. В Office365 все еще проще: нажимаем правой кнопкой мыши и выбираем пункт Изменить замещающий текст.
• В LibreOffice необходимо нажать правой кнопкой на изображении и выбрать Свойства. В появившемся окне переходим на вкладку Параметры и в стоке Имя вводим нужную переменную.
• В GoogleDocs нажимаем на картинку правой кнопкой мыши и выбираем пункт Альтернативный текст. Вставляем переменную в поле Описание.

Модификаторы переменных

Вы наверное заметили, что внутри некоторых переменных есть еще дополнительные параметры, которые пишутся после символа тильды, по типу: {переменная~Format=#опция#}.

В данном примере модификаторы выделены желтым

Все дело в том, что в некоторых документах требуется чуть больше возможностей, чем просто подстановка необходимых слов и цифр. К примеру, в большинстве договоров нужно склонять фамилию, имя и отчество, а также писать сумму прописью. Чтобы эти манипуляции делать автоматически, в Битрикс24 ввели набор модификаторов для некоторых видов переменных.

Дата и время

Любые поля, которые содержат дату или время по умолчанию отображаются в таком формате, в каком их выставил пользователь, в настройках Битрикс24.

Например, параметр {CreateTime~d.m.Y h:s} выведет дату вместе со временем.

Полный список параметров можно найти в документации к php-функции date(). Мы лишь приведем краткий перечень параметров, которые могут пригодиться в повседневном использовании:

• d — день недели в двузначном формате (01, 02, 03…);
• j — день недели с нарастанием знаков (1, 2, 10, 11…);
• l — (строчная L) полное наименование дня недели (Понедельник, Вторник…);
• F — полное наименование месяца (Апрель, Май…);
• m — порядковый номер месяца в двузначном формате (01, 02, 03…);
• t — количество дней в указанном месяце (28, 29, 30, 31);
• Y — номер года из 4 цифр (1999, 2000…);
• y — номер года из 2 цифр (99, 00, 01…);
• h — часы в 12-часовом формате, двузначные (11, 12, 01…);
• H — часы в 24-часовом формате, двузначные (11, 12, 13…);
• i — минуты в двузначном формате (01, 02, 03…);
• s — секунды в двузначном формате (01, 02, 03…).

Примечание. Если вы используете дату в формате j F Y (пример: «1 января 2000»), то название месяца склоняется автоматически.

Имя

Для полей, содержащих имя (фамилию и отчество), можно задать формат отображения и падеж. Пример использования модификатора:

{ContactFormattedName~Format=#TITLE# #LAST_NAME#,Case=1}

Здесь раздел Format отвечает за форматирование выводимого имени, а Case — указывает на падеж, в котором будет склонятся имя.

Параметры раздела Format:

• #TITLE# — обращение, для Контактов в CRM соответствует полю «Обращение»;
• #NAME# - имя полностью;
• #LAST_NAME# - фамилия;
• #SECOND_NAME# - отчество полностью;
• #NAME_SHORT# - имя сокращенно (первая буква плюс точка);
• #LAST_NAME_SHORT# - фамилия сокращенно (первая буква плюс точка);
• #SECOND_NAME_SHORT# - отчество сокращенно (первая буква плюс точка).

Параметры раздела Case:

Примечание. Склонения работают только если имя на русском языке и если в CRM заполнено отчество (нужно для определения пола). В противном случае, падеж имени не будет изменен.

• -1 — именительный;
• 0 — родительный;
• 1 — дательный;
• 2 — винительный;
• 3 — творительный;
• 4 — предложный.

Деньги

Используется для настройки отображения полей в денежном формате. Пример использования модификатора:

{TotalSum~WZ=Y,NS=N}

Здесь параметр WZ отвечает за отображение суммы, а NS — за отображение валюты.

Допустимые модификаторы:

• WZ - сокращение от With Zeros. Если WZ=Y, то в сумме всегда будут показаны незначащие нули, независимо от выбранного формата валюты;
• NS - сокращение от No Sign. Если NS=Y, то сумма будет отображаться без символа валюты, если NS=N, то наоборот символ валюты будет показан;
• W - сокращение от Words. Если W=Y и валюта одна из списка (рубль, белорусский рубль, гривна, тенге), то сумма будет написана прописью.

Вместо вывода

Надеемся, данный материал был интересным и исчерпывающим. При подготовке материала использовались следующие ресурсы:

• Справка по шаблонам документов на сайте Битрикс24;
• Справочник пространства имен Битрикс (документация для разработчиков);
• Руководство по PHP. Функции даты и времени.

Изображения в статье частично взяты с сайта справки Битрикс24.

Обещанные ссылки на скорректированные нами шаблоны счетов. По ссылке находится две папки. Используйте материалы только в одной из них, в зависимости от вашей организационно-правовой формы.