Чтобы не оставаться на месте, а продвигаться в своем бизнесе вперед, можно и нужно использовать современные компьютерные технологии. Компьютеры в подавляющем большинстве случаев могут помочь ускорить и автоматизировать определенные бизнес-процессы, с их помощью можно снизить количество ошибок, допускаемых в связи с так называемым «человеческим фактором».
Что дают технологии для бизнеса
Одну и ту же задачу с помощью компьютера и установленного на него ПО можно решить в десятки и даже сотни раз быстрее, чем вручную. Даже составление самых стандартных документов требует значительно меньшего времени, если для этого используются компьютерные технологии. Вот почему важно внедрить компьютерные технологии в бизнес, несмотря на то, что некоторые работники, привыкшие работать по старинке, будут выступать против изменений в деятельности предприятия.
Специальное компьютерное программное обеспечение может помочь автоматизировать некоторые процессы. Так, например, работа с клиентами окажется намного более продуктивной, если использовать комплекс соответствующего программного обеспечения. Уведомления клиентам будут приходить вовремя без участия сотрудника компании, сообщить о наличие новых предложений тоже можно автоматически, для этого достаточно правильно настроить ПО. Программа обязательно напомнит вам или сотруднику вашей компании о том, что нужно поговорить с партнером или клиентом. Кроме этого, вы всегда будете знать, о чем именно вы говорили ранее, что нужно еще обсудить и так далее.
С помощью компьютерных технологий можно значительно быстрее и точнее проводить маркетинговые исследования. Например, достаточно создать на собственном сайте специальный опросник для тех, кто его посещает, чтобы узнать мнение потребителей. То же самое можно делать, используя для этого специальные форумы в Сети и статистические компьютерные программы. Иногда важна сэкономленная секунда, чтобы опередить конкурента, заполучив важного клиента или нового партнера.
Как безболезненно внедрить технологии
Чтобы внедрить компьютерные технологии, важно обратиться к специалистам, которые занимаются этим на протяжении большого количества времени. Зачастую дело даже не в выборе программного обеспечения или определенного продукта, нередко требуется разработка и оптимизация бизнес-процессов в компании и внедрение самых простых, но почему-то неиспользуемых решений, которые позволяют получить значительный результат в очень сжатые сроки. Так, например, взаимодействие между сотрудниками (с помощью организации общих папок или с использованием системы облачного хранилища) возможно улучшить уже сегодня, а не через год.
Есть аутсорсинговые компании, способные максимально безболезненно и быстро внедрить электронный документооборот и другие информационные технологии в работу компании. Они не просто установят соответствующее оборудование и проведут локальные сети, но и научат ваших сотрудников работать эффективнее, работать по-новому, что очень важно.
Какие программы внедрить первыми
Самое верное решение это организация единого информационного пространства для всех сотрудников и автоматизация наиболее рутинных процессов.
Например, начать можно с внедрения облачных систем для электронного документооборота с контрагентами. Такие продукты не требуют значительных трудозатрат и позволяют оптимизировать работу с первичной документацией избавив вас от огромного количества бумажной волокиты. Более того, такие системы легко интегрируются с уже используемыми в компании решениями, например, с повсеместно используемой системой 1С: Бухгалтерия. Примером хорошего облачного продукта, внедрить который, вы можете уже сегодня, является Контур.Диадок.
Для организации общего рабочего пространства и управления корпоративными документами можно использовать облачные системы хранения данных, такие как Dropbox, GoogleDrive, Microsoft Office 365. Последние две позволяют еще и организовать совместную работу с документами и правками посредством онлайн и оффлайн редакторов типа Word/Excel.
Что касается службы корпоративного общения (чата), то самый доступный и простой для внедрения продукт это Slack, его использует миллион компаний по всему миру и он зарекомендовал себя как надежный и качественный продукт Enterprise уровня. Если же вы хотите сэкономить, то можем рекомендовать Discord, как совершенно бесплатный аналог Slack. Хотя изначально эта программа была сделана для геймеров, она позволяет быстро и эффективно организовать связь и взаимодействия внутри офиса. В ней доступен как текстовый, так и голосовые чаты. Конечно, отсутствуют системы автоматического развертывания, единого входа, контроля учетных записей, но зачастую для небольших компаний это не является критичным недостатком.
Что делать если я ИП или Стартап?
Если вы только открыли свой бизнес и начинаете этот путь, можно посоветовать сразу начать использовать технологичные и простые решения, чтобы в случае успеха и роста у вас был простой и масштабируемый инструмент позволяющий принимать управленческие решения независимо от размера компании.
Для начала, можно полностью организовать учет и работу с бухгалтерской отчетностью в сервисе Контур.Эльба. Система способна полностью заменить бухгалтера, она подготовит отчётность, посчитает налоги и поможет с выставлением счетов и других документов. Эльба создана для людей, которые не разбираются в бухгалтерии — вы справитесь с любой рутиной в несколько кликов. Если у вас уже есть бухгалтер, то вы можете подключить сервис Контур.Бухгалтерия, который позволяет рассчитывать зарплату, начислять больничные и отпускные, вести бухгалтерский учет и отправлять отчетность через интернет.
Если вы собираетесь заключить контракт с пока еще неизвестным контрагентом, вы можете воспользоваться сервисом Контур.Фокус, оперативно предоставляющий информацию о любой компании: данные из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, арбитражные дела, сведения о банкротстве, выигранные госконтракты, долги фирмы по данным судебных приставов, адреса массовых регистраций и многое другое.
