Данный вид деловой переписки содержит в себе признательность от компании или частного лица за проделанную работу, оказанную услугу. Также письмо может быть ответом на приглашение или поздравление. Как правило, благодарственное письмо оформляется на фирменном бланке предприятия. Написание таких писем поддерживает доверительные отношения между исполнителем и заказчиком.
Благодарственное письмо пишется только по желанию. Но так как это вид делового документа, то есть и свои правила составления.
- Использование заголовка. Заголовок располагается в правом верхнем углу письма. Он должен содержать информацию об адресате, которому выражают признательность: либо обращение к конкретному лицу с указанием должности, либо наименование компании. Однако, заголовок носит необязательный характер и может в письме опускаться.
- При обращении обязательно указываются инициалы адресата, если это конкретный человек, или же название организации, если это юридическое лицо.
- Тело письма. В теле документа хорошим тоном является использование благодарственных конструкций: «Выражаем искреннюю благодарность…», «Признательны за…», «Огромное спасибо…» и т.д.
- Подпись. Подпись располагается в левом нижнем углу документа, рядом расшифровка. Если того требует характер письма, то указывается должность.
В любом официальном документе обязательно должно присутствовать обращение. Чаще всего используется шаблонная фраза, которая начинается с «Уважаемый…». К человеку обращаются по имени и отчеству, в редких случаях используется фамилия. Если же слова признательности направлены к организации, то, соответственно, указывается наименование компании.
Используемые реквизиты могут быть сведены к указанию только названия организации, должности, иногда пишут телефон и адрес.
Что касается сведений о составителе письма, то их также можно представить по минимуму. Как уже было сказано выше, указывается должность (в конце письма) и инициалы.
Текст письма включают стандартные фразы выражения благодарности, отсылка к личным качествам человека или признательность коллективу. Иногда самые простые слова благодарности положительно отражаются на поддержании благоприятного климата в коллективе и между партнерами бизнеса.
