И принести экономике компании до 170 тыс. в год*
Количество удаленных сотрудников в российских компаниях медленно, но верно растет. И, как заявляет исследовательская компания J’son & Partners Consulting: к 2020 году доля виртуальных рабочих мест должна достичь 20%. Это позволит компаниям снизить расходы более чем на 1 трлн руб.Такая тенденция объясняется не только возможностью существенно сэкономить на оборудовании рабочих мест, но и другими преимуществами "удаленки". Например:
- возможностью привлекать к работе специалистов из других городов и стран без необходимости организовывать их релокацию
- снижением издержек - инструменты для дистанционной работы позволяют сотрудникам не выпадать из рабочего процесса во время больничных или командировок, быть на связи с коллегами во время отпуска при возникновении форс-мажоров
- и даже повышением лояльности персонала - ведь возможность удаленной работы можно рассматривать в качестве одного из способов нематериальной мотивации сотрудников
Основные сложности работы с удаленными сотрудниками
При словах "удаленная работа" руководители компаний чаще видят не преимущества такого подхода, а множество сложностей. Вот несколько вопросов и возражений, которые возникают у работодателя при взаимодействии с дистанционными сотрудниками:
- Как я узнаю, что сотрудник работает, а не занимается посторонними делами, если не могу увидеть это лично?
- Как проводить совещания с удаленными сотрудниками?
- Онлайн-совещания? Это неэффективно, там постоянно зависает видео и звук плохой.
- Как сотрудник сможет взаимодействовать с коллегами, если он не появляется в офисе?
- Что делать если сотруднику срочно понадобятся рабочие документы, а в офисе уже никого нет? А как быть с корпоративными сервисами?
- Удаленная работа - это вообще безопасно? Я не хочу, чтобы корпоративная информация покидала периметр компании.
Все эти сложные на первый взгляд проблемы легко решаются с помощью современных информационных технологий.
Удаленные сотрудники: кто они и что им нужно?
Начать стоит с ответа на вопрос: какие виды удаленных сотрудников бывают и что им требуется для эффективной работы. Ведь "удаленка" может быть как выбором работника, так и небоходимостью, обусловленной должностными обязанностями. Итак, основные типы удаленных сотрудников.
- Полуночник - наиболее продуктивно выполняет свои обязанности в вечерние и даже ночные часы
- Путешественник - много перемещается, хочет подключаться к рабочему процессу, даже находясь в дороге
- Коммивояжер - сотрудник отдела продаж, который постоянно находится в пути и часто остается без интернет-связи
- Сотрудник из спального района - живет далеко от офиса, поэтому предпочитает несколько дней в неделю работать из дома
- Переселенец - сотрудник, живущий в другом городе или стране
- Отраслевой эксперт - удаленно нанятый высококвалифицированный специалист на аутсорсинге с доступом к отдельным файлам и данным, необходимым для работы
Несмотря на различия этих типов сотрудников, условия, необходимые для их эффективной работы, одинаковы:
- круглосуточный безопасный доступ к корпоративному контенту и сервисам с любого устройства из любого места
- инструменты совместной работы, чтобы взаимодействовать с коллегами и получать обновления в режиме реального времени
- возможность быстро синхронизироваться с командой и тем самым избегать простоев про проблемах с интернет-связью
BUSINESS TEAM для работы удаленных сотрудников
Самым эффективным способом организации работы компании с удаленными сотрудниками станет создание единой коммуникационной среды, доступной сотрудникам из любого места с любого устройства. Именно такой средой является решение BUSSINES TEAM, реализованное на платформе Office365. Здесь можно собрать вместе все корпоративные коммуникации, выстроить и контролировать все бизнес-процессы, организовать надежное хранение, наглядное представление информации и мгновенный поиск нужных данных. А также создать максимально комфортное рабочее пространство для каждого подразделения компании или объединить сотрудников в группы по проектам.
Помимо сотрудников, в BUSINESS TEAM можно подключать клиентов и партнеров, предоставляя им гостевой доступ только к той информации, которая необходима для взаимодействия.
Коммуникации
BUSINESS TEAM объединяет несколько видов инструментов для коммуникаций. Так что каждый сотрудник может выбрать наиболее удобный для себя и подходящий для конкретной ситуации.
- Чат позволяет обмениваться мгновенными сообщениями с одним или несколькими коллегами, обмениваться файлами, осуществлять поиск по сообщениям.
- Для обсуждения документов или других данных удобно воспользоваться беседой в ленте соответствующего канала. Члены группы получают уведомления обо всех сообщениях в беседе, могут просматривать их и теги бесед даже на мобильных устройствах.
- Видеозвонки прекрасно подходят для проведения мозговых штурмов и продуктивных онлайн-совещаний, а также тогда, когда переписки становится недостаточно. Сотрудники могут запланировать онлайн-собрание, опубликовать повестку и сопутствующие документы, провести предобсуждение, делиться файлами и изображением экрана, демонстрировать презентации во время совещания, вести протокол и запись звонка, оставлять комментарии, которые сохранятся в общей ленте. А также присоединиться с планшета или смартфона к собраниям в формате HD, чтобы просматривать презентации с анимацией.
Доступ к контенту и данным
BUSINESS TEAM - это единая точка доступа не только к корпоративным коммуникациям, но и к корпоративному контенту.В платформу интегрированы приложения Office 365: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Foms, Visio и Power BI. Удаленные сотрудники могут не только работать с текстовыми документами, но создавать презентации, формы для опросов и тестирования, графические схемы, таблицы, справочники, отчеты, размещать картинки и видеоматериалы для коллег.
Члены распределенной в пространстве команды имеют возможность одновременно просматривать и изменять одни и те же файлы и сразу видеть, что сделали другие. А также оставлять комментарии к файлам, которые будут доступны в общей ленте. BUSINESS TEAM позволяет работать с файлами на стационарном компьютере, на мобильных устройствах, а также редактировать документы в режиме онлайн.
При отсутствии интернета с файлами можно работать автономно. Ведь при подключении к сети все изменения синхронизируются автоматически. А быстро найти нужный документ поможет корпоративный поиск.
Управление бизнес-процессами и доступ к сервисам
Интегрированные в среду, а также подключаемые с помощью коннекторов приложения сторонних производителей позволяют автоматизировать большое количество бизнес-процессов. Здесь можно:
- ставить задачи, контролировать их исполнение и управлять проектами с помощью Planner
- автоматизировать управление заявками в отдел закупок или техподдержку
- организовать удобное пространство для согласования макетов в OneNote
- разрабатывать стратегии и проводить мозговые штурмы в майнд-картах
- управлять корпоративными документами и договорами
- проводить обучение и тестирование сотрудников
- подключать сторонние популярные мессенджеры (WhatsApp, Telegram) для общения с клиентами и партнерами.
А что с безопасностью?
Информация, используемая удаленными сотрудниками для работы, может содержать значительный объем конфиденциальных данных. Чтобы обеспечить их безопасность и предотвратить утечку информации в BUSINESS TEAM предусмотрена встроенная система защиты с использованием средств криптографии (Information Protection). Она позволяет:
- настраивать политики для классификации и защиты данных в зависимости от степени их конфиденциальности
- разграничивать права доступа и устанавливать, какие действия определенные группы пользователей могут выполнять с документами
- предоставлять гостевой доступ партнерам и контрагентам и устанавливать период действия разрешений
- отслеживать и контролировать использование различных видов документов
- при необходимости отключать доступ всех используемых сотрудником устройств к ресурсам компании.
Удаленные сотрудники: быть или не быть?
Рост числа удаленных рабочих мест - устойчивая тенденция. И несмотря на возражения, которые неизбежно возникают у работодателей, при найме дистанционного сотрудника, такой вид занятости становится все более популярным. Ведь при грамотной организации взаимодействия с удаленными работниками, они могут принести компании немало дивидендов. Главное - выбрать правильное ИТ-решение, которое позволит сотрудникам иметь круглосуточный доступ к корпоративным данным и эффективно общаться с коллегами, а руководителю делегировать задачи и контролировать их исполнение.
_____________________________________________________________________________________