Сбиваетесь с ног от усталости, но все равно не выполняете все задуманное? Всегда куда-то спешите и не видите близких годами из-за хаоса на работе? Если вы один из таких несчастливцев, то эта статья именно для вас. В ней мы расскажем вам о том, что такое планирование и как оно поможет вам не только начать все успевать, но и освободит несколько часов вашего личного времени каждый день.
Шаг 1. Определите сферу вашей деятельности:
1. Зафиксируйте на бумаге все, что вы делаете. Возьмите записную книжку и ручку, которую вы будете носить с собой в течение нескольких дней. Запишите в нее любые действия, в которых участвуете, включая работу, различные поручения, заботу о себе и маленькие удовольствия. Укажите, как часто вы обычно выполняете все эти действия (ежедневно, еженедельно или же ежемесячно). Ваш список может включать в себя такие простые вещи, как: общение, работу, сон, уборку дома, поход к зубному, покупку еды в магазине и т.п.
2. Включите в список свои любые цели. Если есть вещи, которые вы хотели бы сделать в перспективе, но казалось бы, никогда не сможете приступить к ним, все равно включайте их в свой список. Когда вы окончательно организуете свой день, то интуитивно поймете, как именно постепенно включать эти новые действия в свою рутину. Это могут быть: подготовка здорового рациона питания, регулярный поход в спортзал, игра на музыкальном инструменте, изучение языка и т. п.
3. Определите, сколько времени занимает каждый вид деятельности. После того, как у вас есть конкретный список ваших действий (в том числе желаний, целей) и данные о том, насколько часто вы выполняете каждую задачу, вы должны приступить к тому, чтобы определить, сколько времени занимает каждое дело. Постарайтесь быть объективным.
- Укажите время, необходимое для того, чтобы добраться туда, где вам необходимо быть.
- Укажите время, необходимое для подготовки к каждому делу.
- Также не забудьте включить само время, необходимое для выполнения задачи. Учитывайте даже второстепенные факторы: например, то, что после похода в спортзал вам нужно будет принять душ и т.п
4. Вычеркните все ненужные действия. В сутках фиксированное количество часов, поэтому распоряжайтесь ими мудро. Выбирайте только те виды деятельности, которые будут наиболее вам полезны. Убьете двух зайцев: разрушите ненужные привычки и научитесь говорить ненужному «нет».
Бесполезные привычки, на которые уходит куча времени, включают в себя социальные сети, просмотр телевизора, сплетни и т.д. Когда вы занимаетесь всем этим, заводите таймер. И как только время закончится - тут же возвращайтесь к своей работе.
Всякий раз, когда вас просят сделать ненужный вам проект или встретиться с кем-то неинтересным, остановитесь и подумайте, действительно ли у вас действительно есть время на всю эту чепуху. Иногда просто необходимо сказать назойливым персонам: «У меня сейчас нет времени для этого».
Шаг 2. Составьте план.
1. Выберите подходящий планер(ежедневник для дел). Возьмите планер, который сможет вместить все, что вам нужно. Это может быть цифровой блокнот (например, календарь Google) или бумажный ежедневник, в котором вы будете писать ручкой. Важно, чтобы вы могли постоянно держать его рядом с собой. Планер поможет вам не сбиваться с намеченного курса.
2. Записывайте ручкой вещи, которые не подлежат изменению. Начните организовывать свой день, записывая обязательные задачи. Это может включать такие вещи, как работа, уход за детьми, поход в университет, собрания и т.п. Не забудьте включить время подготовки к этим задачам и затраты на транспорт.
3. Зафиксируйте дополнительные задачи в своем расписании. После того, как вы записали обязательные события, ищите временные пробелы между ними. Например, у вас может быть немного свободного времени до или после работы или же в выходные дни. Начните записывать в это время любые другие дополнительные вещи, которые вам нужно или хотелось бы сделать. Например, разработка проекта, общение с друзьями, поход в кино или выполнение каких-либо поручений.
4. Сделайте свой день полностью эффективным. Чтобы максимально освободить время на другие важные дела в течение дня, следите за тем, как повысить эффективность обязательных задач. Группируйте аналогичные действия вместе или события, поручения, которые происходят в непосредственной близости друг к другу.
- Если вы работаете рядом с продуктовым магазином, сделайте покупки до или после работы.
- Если вы занимаетесь спортом сразу же, как проснулись, вам удобнее принять душ один раз.
- Вместо того, чтобы встречаться с другом за чашкой кофе, отправляйтесь на прогулку, чтобы заниматься физической активностью (спортом) во время разговора.
5. Оставляйте время на непредвиденные обстоятельства. Избегайте слишком тщательного планирования. Вы никогда не знаете, как долго будет идти встреча или когда будут серьезные пробки. Отличное правило - выделять дополнительных 15-20 минут между пунктами вашего плана. Всегда лучше приходить первым, чем опаздывать!
Шаг 3. Оставайтесь организованным и сфокусированным
1. Используйте свой планер каждый день. Создание бесконечных списков бесполезно, если вы не стараетесь придерживаться их. Держите свой планер в течение дня под рукой. Каждый раз, когда появляется новое задание или событие, фиксируйте его в ежедневнике. Сделайте привычкой регулярно проверять в планере сроки встреч, событий, проектов. Вскоре это станет вашей естественной привычкой.
2. Позаботьтесь о рутине сна. Выполняя одни и те же задачи ежедневно перед сном, вы сможете с легкостью оставаться организованным на следующий день. Дополнительная выгода в том, что эта регулярная процедура может помочь вам заснуть. Выделяйте для себя по 15 минут, чтобы выполнять несколько задач перед сном.
- Выберите комплект одежды на следующий день. Проверьте прогноз погоды и совершите соответствующий выбор.
- Приготовьте и упакуйте свой обед.
- Пролистайте свой планер и посмотрите, что вам необходимо сделать завтра. Добавьте новое в список дел.
3. Планируйте неделю вперед. В дополнение к ежедневной проверке планера, сделайте своей базовой привычкой заполнение ежедневника перед началом недели (удобнее всего в воскресенье) и составление плана на неделю вперед.
- Как и прежде, сперва запишите ручкой все неотложные дела.
- Затем поработайте над тем, чтобы вместить все остальное в оставшееся время.
- Зафиксируйте абсолютно все дедлайны задач, встреч и событий.
4. Будьте гибкими и креативными. Несмотря на тщательно спланированное расписание, не все будет идти по плану. Встречи могут длиться дольше, чем это запланировано, пробки могут быть серьезнее, чем вы думали, или ваши дети могут попросту заболеть. Важно, чтобы вы были гибким и креативным, и когда события развиваются не по расписанию, могли придумать необычный выход из ситуации.
- Храните полезные закуски (например, яблоки) в своей сумке или же на столе на работе на случай, если придется пропустить обед.
- Держите при себе ноутбук (или планшет), чтобы вы могли немного поработать, пока что-то ждете.
- Узнайте, есть ли возможность поработать из дома или провести собрание видеоконференцией, если вы не можете присутствовать на нем лично.