Статья моим студентам посвящается :)
Сейчас начинается горячая пора подготовки курсовых проектов к сдаче. А не за горами и вовсе жаркий период подготовки дипломных работ. И в этой статье мы затронем ваааааажный вопрос подготовки официальных документов, отчётов, рабочих и учебных материалов: вопрос оформления.
Важность оформления
Прежде всего давайте определимся: зачем с бедных студентов трясут-вытряхивают строгость оформления документов? И конечно дело вовсе не в том, что содержательно документ как-то зависит от того, что поля сделаны, например, не 2,3 см, а 2 см.
Но университет - это ж школа будущей жизни вроде как :) и таким образом вуз пытается научить студентов следовать жёстко заданным условиям, развивает у них внимательность, последовательность, скрупулёзность, если хотите.
Кроме того, в реальной жизни существуют ситуации, когда верность оформления имеет крайне важное значение, определяющее даже. Например, при подаче заявки на получение гранта, при проверке документов в автоматическом режиме (ЕГЭ помните? :)).
В общем верное оформление, красивое, стройное - крайне важно, поэтому тренируем этот навык. Дальше предлагаю обсудить несколько инструментов Word, использование которых поможет вам в оформлении документов.
1. Рецензирование документа
Зачастую надо задать вопросы по ходу текста документа или сделать замечание, или оставить какую-то уточняющую информацию... В 95% случаев мои студенты и сотрудники пытаются передать свою мысль в теле сопутствующего электронного письма и выглядит это примерно так:
"На странице 7 там во втором абзаце цитата есть, вот мне её окончание не нравится, которое на третьей строчке..."
Хочется ответить как в известном анекдоте: "ты не мудри, рукой покажи!")
Для таких случаев разработчики, хвала им и почёт, придумали прекрасный инструмент Рецензирование.
2. Оглавление
Мелкие помарки, ошибки и нестыковки оказывают крайне негативное впечатление на читающего любой документ. Складывается впечатление, что документ оформлен неряшливо, а значит вы не особо его хотели делать, не особо стремились и результат значит вам не важен... Особенно это критично для членов комиссии на защите ВКР (выпускная квалификационная работа).
Одной из самых частых мелких ошибок является несоответствие страниц содержания фактическому расположению глав и параграфов. Это следствие проставления страниц вручную, что делать крайне не рекомендую. Обязательно пользуйтесь инструментом Оглавление и указатели, который находится во вкладе Вставка.
3. Вычитка текста
Перед тем как сдавать документ начальнику или руководителю, не поленитесь и вычитайте текст на ошибки, опечатки и откровенную ерунду :) Здесь есть несколько правил и советов:
- Не вычитывайте документ сразу после завершения написания. Глаз уже замылился, кажется, что ты и так уже всё знаешь, текст будет прочитываться по диагонали. Поэтому сделайте паузу как минимум в несколько часов, а лучше, если позволяют сроки, день-два дать документу "отлежаться".
- Не доверяйте только себе. Попросите друга, маму, коллегу прочитать ваш текст после вас. Однажды мы всем отделом (4 человека) вычитывали резюме нашей коллеги, готовы были руку дать на отсечение, что там всё идеально! И какого же было наше удивление и разочарование, когда профессионал нашёл в том тексте по меньшей мере ещё пару опечаток :) Конечно не стоит впадать в крайность, становясь параноиком и десятки раз перепроверяя документ, но одному стороннему человеку обязательно покажите свой текст.
- Пользуйтесь специальными сервисами. Всем своим студентам практически в обязательном порядке рекомендую сервис text.ru. Он и на ошибки проверит, и на плагиат, и на "воду". Проверяет здорово, тщательно, глубоко - пользуйтесь обязательно.
Чтобы не переутомлять читателя, на сегодня это вся информация :) но периодически буду публиковать ещё статьи, в которых продолжим разбираться в оформлении официальных документов. Моим студентам брать на заметку всё! Кто допустит те ошибки, о которых здесь было сказано - минус балл :)
*******************
За лайк и подписку спасибо :) Этот канал посвящён планированию в самом широком смысле этого слова, подписывайтесь!