Максим Ильяхов, автор бестселлера «Пиши, сокращай», выпустил новую книгу о том, как писать письма так, чтобы их открывали, читали и отвечали вам, а вы создавали о себе правильное впечатление. И дело не в том, как продавать себя через тексты, эти правила касаются любой деловой переписки в широком смысле слова.
Новые правила деловой переписки
В этой статье расскажем о шести смертных грехах деловых писем, которые ежедневно причиняют боль своим адресатам и вызывают гнев ваших коллег и партнеров.
Небрежность
наверняка в вашем почтовом ящике есть пара таких писем которые неприятно читать а все потому что написаны они без знаков препинания приветствия и подписи в общем небрежно
Такого рода письма сквозь строки несут пренебрежение к адресату. Это ужасно.
Панибратство
«Приветики!» Что может быть хуже такого обращения к малоизвестным людям? Не стоит относиться ко всем окружающим, как к близким друзьям, если вы таковыми не являетесь. Это скорее переход личных границ, чем попытка сблизиться с коллегами. Это понятно, ̶н̶а̶р̶о̶д̶ коллеги?
Перекладывание ответственности
Вспомните письма, которые автор (например, начальник) отправляет на несколько адресатов и в которых содержится коллективный вопрос с размазанной ответственностью.
Коллеги, добрый день! Необходимо обдумать вопрос закупки новых принтеров. Что думаете?
Неконкретно, безадресно, и в результате получаем безответственное отношение людей к таким запросам.
Повторение за другими
Нет ничего страшного в использовании терминов и фразеологизмов из вашей сферы. Например, непонятные пивот, комитмент и дьюдилиженс могут быть обще употребимыми внутри компании. Повторяйте друг за другом сколько угодно.
Но тиражирование безвкусных и бессмысленных офисных фраз и мемов — лежит далеко вне хорошего тона. Хотите испортить отношение к вам с первой строки «Доброго времени суток»
Спешка и срочность
ВЧЕРА!! СРОЧНО!! ASAP!!
Сама по себе срочность не раздражает, раздражает отношение, когда к вашему времени относятся как к расходному материалу. Абсолютно одинаковые задачи можно решить по-разному: либо выжимая из адресата соки, либо, подчеркивая приоритетность вопроса, пытаясь найти решение.
Натянутая вежливость
Раздражает, когда тебе говорят «хорошего дня», а между строк написано «пошел на х...»
Вся книга Максима об отношении, не о конкретных словах и фразах, а о том, с каким уровнем искренности мы пишем друг другу письма. Мы прекрасно научились раздражать друг друга в переписке. Пришло время это исправить.
